Una tabla en Excel es un bloque de celdas que contiene datos relacionados que han sido formateados como una tabla. Formatear un bloque de datos como una tabla facilita la realización de una variedad de tareas en los datos de la tabla sin afectar a otros datos de la hoja de trabajo. Estas tareas incluyen la clasificación de datos, el filtrado de datos, los cálculos rápidos, la adición de totales de columnas y el formateo visual de la tabla.

Nota : La información en este documento se aplica a las versiones de Excel 2019, 2016, 2013, 2010 y Excel para Mac.

Insertar una Tabla

Antes de crear una tabla, introduzca los datos en la hoja de trabajo. Al ingresar los datos, no deje filas, columnas o celdas en blanco en el bloque de datos que formará la tabla.

Para crear una tabla en Excel:

1. Seleccionar una sola celda dentro del bloque de datos.

2. Seleccionar Insertar .

3. Seleccionar Tabla . Excel selecciona el bloque completo de datos contiguos y abre la ventana de diálogo Crear tabla.

   Si Excel tiene problemas para formatear correctamente la tabla, resalte los datos antes de seleccionar la opción Insertar Tabla .

4. Si sus datos tienen una fila de encabezado, marque la opción Mi tabla tiene encabezados .

5. Seleccione OK para crear la tabla.

Características de la tabla

Las características más notables que Excel añade al bloque de datos son:

• Los menús desplegables en los encabezados de las columnas que contienen opciones de clasificación, filtrado y búsqueda.
• Las filas sombreadas alternativas que facilitan la lectura de los datos.
• Las manijas de dimensionamiento ubicadas en las esquinas de la mesa.
• El icono de Análisis Rápido (en Excel 2013 y posteriores) que aparece en la esquina inferior derecha de la celda activa cuando se seleccionan dos o más celdas en la tabla. Esto facilita el análisis de los datos mediante gráficos, tablas pivotantes, totales en ejecución y formato condicional.

Administrar los datos de la tabla en Excel

Opciones de clasificación y filtrado

Los menús desplegables de ordenación y filtrado añadidos a la fila de encabezado facilitan la ordenación de las tablas en orden ascendente o descendente, por fuente o por fondo de celda. También puede definir un orden de clasificación personalizado. Además, las opciones de filtro en los menús le permiten:

• Mostrar sólo los datos que cumplen los criterios especificados.
• Filtrar por la fuente o por el color de fondo de la celda.
• Busque registros específicos por campos de datos individuales que coincidan.

Agregar y quitar campos y registros

La manija de dimensionamiento facilita la adición o eliminación de filas (registros) o columnas (campos) enteras de datos de la tabla. Para cambiar el tamaño de la tabla, arrastre el control de tamaño hacia arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha.

Los datos que se eliminan de la tabla no se borran de la hoja de trabajo, pero ya no se incluyen en operaciones de tabla como la clasificación y el filtrado.

Columnas calculadas

Una columna calculada permite introducir una fórmula única en una celda de una columna y hacer que esa fórmula se aplique automáticamente a todas las celdas de la columna. Si no desea que el cálculo incluya todas las celdas, elimine la fórmula de esas celdas.

Si sólo desea la fórmula en la celda inicial, utilice la función deshacer para eliminarla de todas las demás celdas.

Característica de fila total

El número de registros de una tabla se puede totalizar añadiendo una fila de totales al final de la tabla. La línea de totales utiliza la función SUBTOTAL para contar el número de registros.

Además, se pueden añadir otros cálculos de Excel como SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO y MÍNIMO utilizando un menú desplegable de opciones. Estos cálculos adicionales también hacen uso de la función SUBTOTAL.

1. Seleccionar una celda en la tabla.

2. Seleccione la ficha Diseño de herramientas de tabla .

3. En el grupo Opciones de estilo de tabla, marque la casilla Fila total .

La fila Total aparece como la última fila de la tabla y muestra la palabra Total en la celda más a la izquierda y el número total de registros en la celda más a la derecha.

Para agregar otros cálculos a la Fila de Total:

1. En la Fila de Total, seleccione la celda donde debe aparecer el cálculo. Una flecha desplegable aparece en el lado derecho de la celda.

2. Seleccione la flecha desplegable para abrir el menú de opciones.

3. Elija el cálculo deseado en el menú para agregarle la celda.

Las fórmulas que se pueden agregar a la Fila Total no se limitan a los cálculos del menú. Las fórmulas se pueden agregar manualmente a cualquier celda de la fila total.

Eliminar una tabla, pero guardar los datos

Si decide que no necesita la tabla para sus datos, puede borrarla sin dañar su contenido siguiendo los siguientes pasos:

1. Seleccionar una celda en la tabla.

2. Seleccione la ficha Diseño de herramientas de tabla .

3. En el grupo Herramientas, seleccione Convertir a rango para abrir un cuadro de confirmación para eliminar la tabla.

4. Seleccione Sí para confirmar.

Las características de la tabla, como los menús desplegables y el mango de tamaño, se eliminan, pero se conservan los datos, el sombreado de filas y otras características de formato.