Aproveche al máximo el sistema de autoguardado y las versiones del Mac

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Auto-Save y las versiones han sido parte de Mac OS desde el lanzamiento de OS X Lion. Estas dos características cambiaron radicalmente la forma en que trabajas con documentos en un Mac. En la mayoría de los casos, le liberan de tener que guardar manualmente un documento mientras trabaja en él; también le permiten volver o comparar versiones anteriores de un documento.

Desafortunadamente, Apple no proporcionó mucha información sobre cómo usar estas nuevas funciones; es posible que ni siquiera las hayas notado. En esta guía, veremos cómo utilizar Autoguardado y Versiones para administrar sus documentos y mejorar el flujo de trabajo.

Guardar automáticamente

Auto-Save es un servicio de todo el sistema que permite a las aplicaciones guardar automáticamente el documento en el que está trabajando; no es necesario que emita un comando de guardar. Auto-Guardar le monitorea mientras trabaja en un documento. Cuando hace una pausa, guarda el documento. Si trabaja de forma continua, Auto-Save realizará una grabación cada 5 minutos. Esto significa que no perderá más de 5 minutos de trabajo en caso de que ocurra algo inesperado, como un corte de energía o que un gato tome un atajo a través de su teclado.

La función de guardado automático no crea un documento nuevo cada vez que realiza un guardado. Si lo hiciera, eventualmente podría quedarse sin espacio para conducir. En su lugar, Autoguardado sólo guarda los cambios que realiza entre cada punto de guardado automático en el tiempo.

El servicio de guardado automático se ofrece a cualquier aplicación basada en documentos que guarde archivos en el Mac. Aunque cualquier aplicación puede aprovechar el servicio, no es necesario que lo haga. Algunas de las principales aplicaciones de productividad, como Microsoft Office, no utilizan la función de guardado automático; en su lugar, utilizan sus propias rutinas de gestión de archivos.

Versiones

Las versiones funcionan junto con Auto-Save para proporcionar una forma de acceder y comparar versiones anteriores de un documento en el que está trabajando. En el pasado, muchos de nosotros hacíamos algo similar usando el comando Guardar como para guardar un documento con un nombre de archivo diferente, como el Informe Mensual 1, el Informe Mensual 2, etc. Esto nos permitió hacer cambios en un documento sin preocuparnos de perder una versión posiblemente mejor del mismo. Las versiones hacen algo similar automáticamente; le permite acceder y comparar cualquier versión de un documento que haya creado.

Las versiones crean una nueva versión de un documento cada vez que lo abre, cada hora que está trabajando en él y cada vez que utiliza un comando Guardar, Guardar versión, Duplicar, Bloquear o Guardar como. Auto-Save no crea nuevas versiones, sino que las añade a la versión actual. Esto significa que no puede usar Versiones para ver cómo se veía el documento hace 5 minutos a menos que haya realizado uno de los eventos desencadenantes mencionados anteriormente.

Uso de Autoguardado y Versiones

Auto-Guardar y las versiones están activadas por defecto en OS X Lion y posteriores. No puede desactivar las funciones, pero sí tiene control sobre cómo funcionan en documentos individuales.

Para los ejemplos de esta guía, vamos a utilizar la aplicación TextEdit, que se incluye con el sistema operativo Mac OS y utiliza las funciones de Autoguardado y Versiones.

Antes de empezar, es importante tener en cuenta que Apple hizo algunos pequeños cambios en la forma en que se accede a la información de las versiones. En OS X Lion y Mountain Lion, se accede a la información de las versiones desde el título de la ventana de una aplicación, también conocido como el icono del proxy. Junto al nombre del documento hay una pequeña flecha que, al hacer clic, muestra un menú que contiene las opciones Versiones del documento seleccionado.

En OS X Mavericks y más tarde incluyendo el nuevo macOS, Apple movió la mayoría de los elementos del menú Versiones al menú Archivo de la aplicación, dejando la función de bloqueo de guardado automático dentro del título de la ventana del documento.

Exploraremos ambas variantes de Versiones en el siguiente ejemplo:

  1. Iniciar TextEdit , ubicado en /Applications .

  2. Cuando se abra TextEdit , seleccione File , New para crear un nuevo documento.

  3. Escriba una o dos líneas de texto en el documento y, a continuación, seleccione Archivo , Guardar . Introduzca un nombre para el archivo y haga clic en Guardar.

  4. La ventana del documento muestra ahora el nombre del documento en el título de la ventana.

  5. Deje que el puntero del ratón pase por encima del nombre del documento en el título de la ventana. Aparecerá un pequeño símbolo, indicando que el título es en realidad un menú desplegable. En algunas versiones posteriores del macOS, el chevron ya estará presente, pero se hará más prominente al pasar el ratón por encima.

  6. Haga clic en el título del documento para ver los elementos de menú disponibles, que incluyen Lock , Duplicate , , and Browse All Versions en OS X Mountain Lion y antes y sólo la función Lock y Unlock en OS X Mavericks y después. Puede que haya más elementos del menú, pero esos son los que nos interesan en este momento.

  • Cerrar: Al hacer clic en el elemento Bloquear se bloqueará el documento, lo que evitará que se produzcan cambios. No se puede modificar o guardar un documento bloqueado sin desbloquearlo primero. Bloquear un documento no sólo evita cambios involuntarios, sino que también le permite utilizar el documento como plantilla o como punto de partida para un nuevo documento. Hablaremos más sobre el uso de documentos como plantillas en un momento.
  • Desbloquear: Esta opción sólo aparece en el menú cuando se ha bloqueado un documento. Haga clic en el elemento de menú Desbloquear para eliminar el bloqueo y permitir la edición completa.
  • Duplicar: Se encuentra en el menú desplegable del título del documento (OS X Lion y Mountain Lion) o en el menú Archivo de la aplicación (OS X Mavericks y posteriores). Al hacer clic en el elemento de menú Duplicar se crea una nueva copia del documento y se coloca junto al documento original. La creación de un duplicado le permite utilizar el documento original como plantilla o como punto de partida para crear una versión completamente nueva. Si se ha bloqueado el documento original, el duplicado se desbloquea, listo para que pueda realizar modificaciones. Cualquier cambio que realice en el duplicado no afectará al original. El duplicado es un documento nuevo, con su propio historial de guardado y versiones.
  • Revertir a Último Salvado (OS X Lion y León de Montaña): Si esta opción está disponible, incluirá la hora y la fecha en que se guardó la última versión. Al seleccionar esta opción se guardará el estado actual del documento y, a continuación, se restaurará la última versión guardada.
  • Revertir a (OS X Mavericks y posteriores): Esta opción del menú Archivo de la aplicación le permite acceder a versiones anteriores del documento actual. Ver Examinar todas las versiones , abajo, para más detalles.
  • Ver todas las versiones: Cuando selecciona este elemento de menú, la pantalla cambia para mostrarle una vista en forma de máquina del tiempo de todas las versiones del documento. La versión actual se muestra a la izquierda; todas las demás versiones se muestran a la derecha. Puede seleccionar una versión y compararla con el documento actual. La hora y la fecha de cada versión se muestran en la barra deslizante de la línea de tiempo a la derecha, y justo debajo del documento más importante. Si hace clic en Listo, volverá al documento actual; si hace clic en Restaurar, volverá a la versión seleccionada.

Al utilizar las funciones de Autoguardado y Versiones, puede trabajar con documentos sin tener que preocuparse por cambiarlos accidentalmente, olvidarse de guardarlos o sufrir un corte de energía.

Un último consejo

Cuando se utiliza la opción Examinar todas las versiones, se puede copiar un elemento de cualquiera de las versiones utilizando el comando de copia estándar. Simplemente haga clic y arrastre para seleccionar el texto deseado, luego haga clic con el botón derecho y seleccione Copiar en el menú emergente. Cuando vuelva a la ventana de edición estándar, puede pegar el contenido en la ubicación de destino.

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