Cómo crear reglas en Gmail para (casi) cualquier cosa

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Aplicando filtros específicos a tu cuenta de Gmail puedes dictar varios comportamientos, entre los que se incluyen la forma en que se etiquetan determinados mensajes de correo electrónico, si se archivan o eliminan automáticamente o si se marcan con una estrella. Incluso puede elegir que algunos correos electrónicos se reenvíen a otra dirección si lo desea.

Cómo crear reglas en Gmail

La creación de reglas en Gmail es un proceso bastante sencillo una vez que entiendes dónde se encuentra la interfaz y qué opciones de configuración están disponibles.

En realidad, hay dos maneras de hacerlo. Puede crear una regla desde cero e ingresar toda la información solicitada, o puede seleccionar uno o más correos electrónicos que cumplan con los criterios de la regla deseada y crear el filtro o filtros basados en los detalles de su encabezado o contenido. En este tutorial te hemos dado la opción de seguir cualquiera de los dos caminos, aunque este último suele ser algo más sencillo.

Captura de pantalla de Crear interfaz de filtro en Gmail para web

Creación de reglas desde cero

  • Para crear una regla desde cero, primero abre la interfaz de Gmail en un navegador web.
  • Haga clic en la flecha hacia abajo situada en el extremo derecho de la casilla Buscar correo , que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
  • Aparecerá un cuadro emergente que contiene las siguientes opciones personalizables, cada una potencialmente aplicable a su nueva regla.

Desde: Esta opción le permite especificar uno o más remitentes.

To: Esta opción le permite especificar uno o más destinatarios.

Asunto: Esta opción le permite especificar texto parcial o completo desde la línea de asunto de un mensaje.

Tiene las palabras: Esta opción le permite filtrar mensajes basados en palabras específicas encontradas en el cuerpo.

No tiene: Esta opción le permite filtrar mensajes basados en palabras específicas que no se encuentran en el cuerpo.

Tamaño:

Date within: Esta opción permite filtrar los mensajes en función de cuándo se enviaron, seleccionando entre varios intervalos predefinidos.

Buscar: Esta opción le permite limitar el filtro a ciertas carpetas o etiquetas, si lo desea.

Tiene attachment: Cuando esta opción está seleccionada, sólo aplicará esta regla a los mensajes que contengan archivos adjuntos.

No incluir chats:

  • Una vez que esté satisfecho con sus entradas, haga clic en el botón Crear filtro . También puede elegir mostrar qué mensajes existentes cumplen los criterios introducidos seleccionando el botón Buscar .
  • Después de hacer clic en Crear filtro , aparecerá una pantalla con varias opciones, cada una acompañada de una casilla de verificación, incluyendo la siguiente: Omitir la Bandeja de entrada (Archivarla) , Marcar como leída , Ponerlo asterisco y Eliminarlo , entre otros. Ponga una marca de verificación junto a las que especifican el comportamiento que desea aplicar a esta regla. Por ejemplo, es posible que desee archivar automáticamente los mensajes que cumplan los criterios especificados, asegurándose de que nunca lleguen a su bandeja de entrada.

Captura de pantalla de Crear interfaz de filtro en Gmail para web

  • Una vez que esté satisfecho con su configuración de comportamiento, haga clic de nuevo en el botón Crear filtro . Su nueva regla ha sido creada y activada.

Creación de reglas a partir de correos electrónicos existentes

  • Para crear una regla a partir de correos electrónicos existentes, primero abre la interfaz de Gmail en un navegador web.
  • Seleccione los mensajes que cumplen con los criterios de su nueva regla marcando cada uno de ellos.
  • Haz clic en el botón Más , representado por tres puntos alineados verticalmente y situado en la parte derecha de la barra de herramientas de Gmail, un conjunto de iconos situados entre la casilla Buscar correo y tus mensajes.
  • Cuando aparezca el menú desplegable, seleccione la opción Filtrar mensajes como estos .
  • Aparecerá un cuadro emergente que contiene varias opciones personalizables, cada una de las cuales es potencialmente aplicable a su nueva regla. Estas opciones se detallan en el tutorial anterior. La diferencia aquí es que algunos pueden estar ya rellenados con detalles tomados de los mensajes que ha seleccionado.
  • Una vez que esté satisfecho con sus entradas, haga clic en el botón Crear filtro . También puede elegir mostrar qué mensajes existentes cumplen los criterios introducidos seleccionando el botón Buscar .
  • Después de hacer clic en Crear filtro , aparecerá una pantalla con varias opciones, cada una acompañada de una casilla de verificación, incluyendo la siguiente: Omitir la Bandeja de entrada (Archivarla) , Marcar como leída , Ponerlo asterisco y Eliminarlo , entre otros. Ponga una marca de verificación junto a las que especifican el comportamiento que desea aplicar a esta regla. Por ejemplo, es posible que desee archivar automáticamente los mensajes que cumplan los criterios especificados, asegurándose de que nunca lleguen a su bandeja de entrada.
  • Una vez que esté satisfecho con su configuración de comportamiento, haga clic de nuevo en el botón Crear filtro . Su nueva regla ha sido creada y activada.

Cómo administrar las reglas de Gmail

Una vez que haya creado un conjunto de reglas, es posible que desee modificar o incluso eliminar algunas de ellas a medida que pasa el tiempo. Para administrar los filtros de Gmail, sigue estos pasos.

Captura de pantalla de la interfaz de edición de filtros en Gmail para web

  • Para administrar las reglas de Gmail, abre primero la interfaz de Gmail en un navegador web.
  • Haga clic en el botón Settings , representado por un icono de engranaje y situado hacia la esquina superior derecha de la pantalla.
  • Cuando aparezca el menú desplegable, seleccione Configuración .
  • Ahora se debe mostrar la interfaz de Gmail Configuración. Haga clic en Filtros y direcciones bloqueadas .
  • Aparecerá una lista de las reglas de filtrado existentes, cada una acompañada de un enlace editar y eliminar . Desde aquí puede elegir modificar o eliminar una o más reglas.

Otras reglas de Gmail para ayudarte a mantenerte organizado

Hay un par de funciones adicionales disponibles que pueden ayudarte a mantenerte organizado cuando se trata de tu correo electrónico entrante, ambas con ajustes en tu propia dirección de Gmail.

Creación de alias

Una de las funciones menos conocidas de Gmail ofrece la posibilidad de crear varios alias asociados a tu dirección de correo electrónico principal. Esto se puede hacer de una de dos maneras, usando el signo más o un punto.

En cualquier caso, todos los mensajes de correo electrónico dirigidos a estos alias se enviarán a la misma cuenta de Gmail. Esto puede ser muy útil para propósitos de filtrado, ya que puede simplemente crear una regla que tenga en cuenta un alias en particular y asignar cualquier comportamiento que desee a esa regla.

Para utilizar el signo más (+), simplemente colóquelo después de la parte principal de su dirección de correo electrónico seguido de cualquier texto adicional que desee agregar. Por ejemplo, puedo crear un alias de scottorgera@gmail.com llamado scottorgera+lifewire@gmail.com y proporcionar dicho alias a cualquier persona que desee ponerse en contacto conmigo sobre mis artículos de Lifewire. No es necesario que registre este alias en la interfaz de Gmail, ya que Google sólo utiliza los caracteres que se encuentran antes del signo más al enrutar el mensaje a la bandeja de entrada.

Para utilizar un punto (.), colócalo en cualquier lugar de tu dirección de Gmail antes del símbolo @. Estos períodos son esencialmente ignorados por Google, lo que le permite crear tantos alias como desee en cualquier formato que desee. Por ejemplo, cada uno de los siguientes puede ser un alias válido de scottorgera@gmail.com: scott.orgera@gmail.com, sco.ttorgera@gmail.com, scottor.gera@gmail.com. Sin embargo, no se pueden añadir caracteres adicionales utilizando este método.

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