Cómo modificar una consulta en Microsoft Access

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El proceso para modificar una consulta de Microsoft Access es similar al proceso de creación de una en primer lugar. Las consultas pueden cambiarse usando Design View o SQL View, sin embargo, no puede utilizar el Asistente de consultas para modificar una consulta existente.

Comience haciendo clic con el botón derecho del ratón en la consulta específica dentro del panel de objetos a la izquierda de la pantalla dentro de su base de datos. En el menú emergente, seleccione Vista de diseño. La consulta se abre en Vista de hoja de datos. Al hacer clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la consulta en la fila de pestañas situada encima de la salida Vista de hoja de datos, puede cambiar el modo de visualización. Por defecto, está en Datasheet, que no puede ser editado estructuralmente (aunque puede insertar y eliminar datos de esta vista). Sin embargo, desde las vistas SQL o Diseño, puede editar la estructura de la consulta y guardar o guardar, como el objeto modificado, según sea necesario.

Vista de diseño

La vista Diseño abre una pantalla dividida horizontalmente. La mitad superior muestra rectángulos que representan todas las tablas o consultas que alimentan la consulta que estás modificando. Los campos clave — típicamente un identificador único — tienen una pequeña llave dorada junto a ellos. Cada uno de los rectángulos se une a otros rectángulos por medio de líneas que conectan los campos de una tabla con los de otra.

Estas líneas representan relaciones. En la vista Diseño, hacer clic con el botón derecho del ratón en la línea le permite cambiar la relación. Puede elegir entre tres opciones:

  • Filas donde los campos unidos en ambas tablas son iguales
  • Filas donde la tabla de la izquierda devuelve todos los resultados y la tabla de la derecha muestra los resultados coincidentes
  • Filas donde la tabla del extremo derecho devuelve todos los resultados y la tabla del extremo izquierdo muestra los resultados coincidentes

Estos tres tipos de unión (interna, izquierda, derecha) son un subconjunto del rango completo de uniones que una base de datos puede ejecutar. Para realizar consultas más complejas, deberá pasar a la vista SQL.

Cuando conecte las tablas seleccionadas con líneas de relación, verá que la mitad inferior de la pantalla muestra una cuadrícula que enumera todos los campos que devolverá la consulta. La casilla Mostrar muestra o suprime el campo cuando se ejecuta la consulta — puede filtrar una consulta basada en campos que no se muestran. También puede agregar o modificar manualmente el orden de clasificación para ordenar los resultados de forma ascendente o descendente, aunque Microsoft Access procesará varias clasificaciones en orden de izquierda a derecha a lo largo de los campos. Puede reordenar las columnas arrastrándolas hacia la izquierda o hacia la derecha a través de la cuadrícula, para forzar un patrón de ordenación específico.

El cuadro Design View’s Criteria le permite introducir criterios de limitación, de modo que cuando se ejecuta la consulta, sólo muestra un subconjunto de los datos que coinciden con el filtro. Por ejemplo, en una consulta sobre pedidos de productos abiertos, puede añadir el criterio

='MI

a una columna estatal para mostrar sólo las órdenes de Michigan. Para añadir niveles de criterios, utilice los cuadros o or dentro de la columna o añada criterios a otras columnas.

Vista SQL

En la vista SQL, Microsoft Access reemplaza la hoja de datos con la sintaxis del lenguaje de consulta estructurado que Access analiza para determinar qué datos extraer de una fuente y con qué reglas de negocio.

Las sentencias SQL generalmente siguen un formulario en bloque:

SELECT Tabla1.[Nombre de campo1], Tabla2.[Nombre de campo2]
.FROM Table1 RIGHT JOIN Table2 ON Table1[Tecla1] = Tecla2[Tecla2]
>Tabla2WHERE Tabla1.[Fieldname1]>= "FilterValue" (Valor del filtro)

Diferentes proveedores de bases de datos soportan versiones ligeramente diferentes de SQL. El estándar base, llamado sintaxis compatible con ANSI, debería ser capaz de funcionar en cualquier entorno de base de datos. Sin embargo, cada proveedor aumenta el estándar SQL con sus propios ajustes. Microsoft, por ejemplo, emplea el Jet Database Engine dentro de Access. Microsoft también soporta SQL Server. Otros proveedores utilizan enfoques diferentes, por lo que SQL generalmente no es tan interoperable como el soporte de los estándares.

Si no está familiarizado con la sintaxis de la implementación de SQL de Jet Database Engine, entonces ajustar la vista SQL puede romper sus consultas. En su lugar, siga con Design View. Sin embargo, para ajustes muy rápidos, a veces es más fácil ajustar el SQL subyacente que modificar el esquema de Design View. Si otros analistas de su empresa quieren saber cómo obtuvo un resultado, enviarles un recorte y pegado de su sentencia SQL reduce la confusión sobre el diseño de la consulta.

Guardar su trabajo

En Microsoft Access 2016, puede guardar y sobrescribir la consulta actual haciendo clic con el botón derecho en su ficha y seleccionando Guardar. Para guardar la consulta revisada como algún otro nombre, permitiendo que la consulta actual persista, haga clic en la ficha Archivo, seleccione Guardar como y luego Guardar objeto como

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