¿Cómo puede mantener organizados sus documentos de Word?

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Si usted pasa más tiempo buscando sus archivos de Microsoft Word que trabajando en ellos, entonces parece que es el momento de aprovechar algunas de las características organizativas que Word y su computadora tienen para ofrecer.

Guardar todos los archivos de Word con miniaturas

Guardar cada archivo de Word con una imagen de vista previa o una miniatura hace que sea más fácil identificarlos sin tener que abrirlos. Puede guardar todos los documentos de Word con una vista previa o una imagen en miniatura siguiendo sólo unos pocos pasos:

  1. Abra Microsoft Word.

  2. Haga clic en Archivo en la barra de menús.

  3. Seleccione Propiedades en la parte inferior del menú desplegable.

  4. Haga clic en la ficha Resumen .

  5. Ponga una marca de verificación junto a Guardar imagen de vista previa con este documento o Guardar miniaturas para todos los documentos de Word (dependiendo de su versión de Word).

  6. Haga clic en OK .

Actualizar las propiedades del documento Word

Si trabaja con grandes cantidades de documentos de Word que tienen nombres y ubicaciones similares, definitivamente querrá aprovechar la función de propiedades de documentos de Word. Vuelva a Archivo> Propiedades> Resumen e incluya comentarios, palabras clave, categoría, título o información de tema — cualquier cosa que le ayude a distinguir los archivos. Cuando llega el momento de hacer una búsqueda, Word puede encontrar exactamente lo que necesita.

Crear carpetas en el equipo y usarlas

Configura una carpeta para todos tus documentos de Word de ahora en adelante y ponle un nombre que no olvidarás, como «MyWordDocs». Rellénelo con carpetas con nombres que tengan sentido para usted y úselas. Si usted es responsable de producir notas de reuniones semanales, por ejemplo, haga una carpeta para esas notas e incluya carpetas adicionales dentro de ella durante meses o años.

Si tiene años de documentos de Word dispersos en su computadora y no tiene tiempo para abrirlos y decidir si son guardadores o no, simplemente haga una carpeta para cada uno de los años de los que provienen esos documentos antiguos y deje todos los documentos de 2010 en una carpeta, 2011 en otra, y así sucesivamente hasta que tenga tiempo de volver a visitarlos.

Usar un Sistema de Nombramiento de Archivos Consistente

Establecer un sistema de nomenclatura es quizás lo más importante que puede hacer para ayudar cuando llegue el momento de encontrar los archivos que desea. No hay una forma correcta de nombrar sus archivos, pero elegir un sistema de nomenclatura y utilizarlo de manera consistente vale la pena el esfuerzo. Las sugerencias son:

  • Incluya el tipo de documento, para que pueda saber de un vistazo que cualquier nombre de archivo que contenga «Contract», «Lease» o «Newsletter» no es la letra que está buscando.
  • Comience el nombre con el nombre del cliente (o el apellido del destinatario si los documentos son letras).
  • Incluya la fecha en el nombre del archivo.

Tómese su tiempo

Si su equipo ya está repleto de archivos, no intente resolver todos los problemas de organización a la vez. Divida el trabajo en partes manejables y dedique 15 minutos al día a trabajar en él. A medida que redondee los archivos de Word perdidos en su computadora, colóquelos en una de las carpetas que creó, cree una nueva carpeta o elimínelos si ya no los necesita. Si no puedes decidirte, ponlos en una carpeta llamada HoldUntilDate y escoge una fecha lo suficientemente lejos en el futuro como para que, si no la has abierto para entonces, te sientas cómodo borrándola. Cualquiera que sea el tipo de carpetas que haga, póngalas todas en su carpeta Word, para que sepa dónde buscarlas.

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