Cómo usar hojas de cálculo de Google – Principales funciones

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Además de ofrecer a los usuarios la mayoría de las funciones comunes disponibles en otros programas de hojas de cálculo, las hojas de Google, que están disponibles de forma gratuita sin necesidad de instalación, también ofrecen beneficios específicos en línea: compartir documentos de hojas de cálculo, almacenamiento en línea, edición compartida en tiempo real a través de Internet y, más recientemente, acceso sin conexión a los archivos. Todo lo que necesitas para acceder a las hojas de Google es:

  • Una conexión a Internet.
  • Una cuenta de Google.
  • Un navegador web.

Introducción a Google Sheets

El programa es fácil de usar. La pantalla de trabajo está despejada, y las muchas opciones son fáciles de encontrar.

  • Para crear una hoja de cálculo básica, simplemente inicia sesión con tu cuenta de Google (crea una en el sitio si es necesario) y ponte a trabajar.
  • En el sitio, puede crear una nueva hoja de cálculo, trabajar en un archivo existente almacenado en el sitio de Google o subir uno desde su ordenador.
  • Al igual que en Excel, se pueden crear fórmulas para realizar cálculos. También hay una extensa lista de funciones incorporadas para usar.
  • Las opciones de formato más comunes están disponibles para mejorar el aspecto de la hoja de cálculo: se pueden cambiar los colores, aplicar formato a los números, añadir bordes y modificar el tamaño y el estilo de la fuente.
  • Cuando se trata de guardar su trabajo, puede guardarlo en su cuenta de Google, descargar el archivo a su ordenador o sincronizar el archivo en línea con uno almacenado en su ordenador para acceder sin conexión.

Acceso en línea a los archivos de la hoja de cálculo

Las hojas de Google pueden compartirse y editarse a través de Internet, lo que las hace ideales para los colegas que deseen colaborar en un proyecto sin tener que coordinar sus horarios. Las principales ventajas del almacenamiento en línea de archivos de hojas de cálculo incluyen:

  • Accesible desde cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a Internet.
  • Permitir a otros ver archivos en línea.
  • Acceso compartido y edición en tiempo real de archivos en línea.

Acceso sin conexión a las hojas de Google

La edición sin conexión estaba disponible anteriormente para Docs y Slides – los programas de presentación y procesamiento de texto de Google, y ahora esta función se ha añadido a Google Sheets. Aspectos a tener en cuenta sobre el acceso fuera de línea:

  • El soporte de edición fuera de línea sólo está disponible para el navegador Chrome.
  • Una persona puede acceder a la edición fuera de línea en varios equipos, pero la edición fuera de línea debe estar habilitada en cada equipo.
  • En el caso de los equipos compartidos con otras personas, la habilitación del acceso sin conexión puede dar acceso a todos a los archivos que se almacenan en el equipo.
  • El acceso sin conexión a las hojas de Google implica la instalación única de una aplicación y la activación del acceso sin conexión.

Encontrará más información en la página de ayuda de Google para configurar el acceso sin conexión.

Versión actual de las instrucciones de uso de Google Drive

  1. En una ventana del navegador Google Chrome, acceda a su cuenta de Google;

  2. Accede a la página web Drive: drive.google.com.

  3. En la parte superior derecha, haga clic en el icono gear para abrir la lista desplegable de opciones.

  4. Haga clic en Configuración en la lista.

  5. Marque la casilla situada junto a Sincronizar archivos de Google Docs, Hojas, Diapositivas y Dibujos con este equipo para poder editar sin conexión.

Los archivos y carpetas de Google Drive, no sólo los archivos de Google Sheets, se copiarán automáticamente en tu ordenador y se sincronizarán con las versiones en línea, por lo que estarán disponibles sin conexión a Internet.

Si está utilizando la versión clásica de la unidad, el mensaje Configuración no estará disponible. Para habilitar el acceso sin conexión con esta versión de la unidad, utilice estas instrucciones alternativas.

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