Cómo utilizar eficazmente las prioridades de los mensajes de correo electrónico

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La mayoría de nuestros correos electrónicos son probablemente considerados importantes, pero definitivamente no todos. Ser capaz de distinguir los mensajes importantes de otros como el spam o los mensajes que no necesitan nuestra atención de inmediato, puede afectar drásticamente el tiempo que se pasa revisando los correos electrónicos.

La mayoría de los servicios y programas de correo electrónico utilizan lo que se denomina message priorities para designar lo que es importante y lo que no lo es. Hay dos formas principales de utilizar las prioridades de los mensajes de forma manual y automática, y aunque parezca extraño hacerlo, puede incluso marcar un mensaje como de baja prioridad o sin importancia.

Cómo funciona

Dependiendo del servicio de correo electrónico y del programa que utilice, es posible que pueda marcar manualmente un mensaje como importante o no importante. Cuando esté listo para enviar el correo electrónico, si se trata de una función incluida, puede decir que el correo electrónico es importante y debe ser marcado como tal para el destinatario, o puede reducir la importancia para que no se sientan obligados a enviar el correo electrónico de inmediato.

Los correos electrónicos de mayor importancia pueden aparecer en negrita en la bandeja de entrada o marcados en rojo, mientras que los mensajes de menor importancia pueden aparecer en gris o moverse hacia abajo en la lista. Los detalles dependen del programa de correo electrónico del destinatario.

Algunos proveedores de correo electrónico establecen automáticamente la prioridad de un mensaje de correo electrónico, incluso si el nivel de importancia no ha sido especificado por el remitente. Asume el nivel de prioridad y lo filtra en una sección “Importante” de su bandeja de entrada. Esta función se basa en el comportamiento predicho y está en constante cambio por parte del servicio en función de a quién envías por correo electrónico y de si un mensaje es autogenerado o de una persona real.

Otros clientes de correo electrónico pueden incluso permitirle cambiar el estado de importancia de los correos electrónicos. Esto es a menudo lo que se necesita si un destinatario siempre utiliza una bandera de prioridad alta/importante cuando no debería, pero es igualmente útil si le gusta que todos los correos electrónicos de un remitente se marquen como importantes para que nunca los pierda de vista.

Por qué es importante

¿Qué preferirías tener: un programa de correo electrónico que te alerte cada vez que recibas un mensaje -incluso spam- o uno que filtre automáticamente lo que piensa que no es importante y te deje con los correos electrónicos más importantes en una carpeta separada o, mejor aún, en la parte superior de tu bandeja de entrada?

Cuando dedicas menos tiempo a revisar los correos electrónicos sin importancia, puedes dedicar más tiempo a trabajar o responder a los correos electrónicos que necesitan tu atención y concentración en este momento. Es una de las mejores maneras no sólo de comunicarse mejor y ser escuchado más rápidamente, sino de ver fácilmente lo que es importante cuando recibes docenas o más mensajes nuevos todos los días.

Dependiendo de la aplicación que utilices, el cliente de correo electrónico puede enviar una notificación de un nuevo correo electrónico sólo si considera que el mensaje es importante. Puede ver fácilmente lo útil que es esto para eliminar todos los correos electrónicos no críticos de sus notificaciones sin eliminarlos realmente.

Comunicar la importancia de un mensaje es tan importante con el correo electrónico como en el contacto cara a cara, y no es mucho más difícil. Todo lo que se necesita es decidir entre una prioridad alta o baja al enviar el correo electrónico.

Cómo hacerlo

La mayoría de los clientes de correo electrónico le permiten establecer la prioridad del mensaje al redactar el correo electrónico. Normalmente se encuentra en el cuadro de composición, ya que puede establecer el nivel importante por cada mensaje de correo electrónico.

Puede cambiar la prioridad de un mensaje o permitir una vista especial filtrada Importante , en todo tipo de clientes de correo electrónico y servicios de webmail. Algunos ejemplos incluyen Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com y Yahoo Mail.

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