¿Sabía que puede compartir los detalles de su calendario con su equipo, su asistente o incluso con los miembros de su familia mediante Microsoft Outlook? Se aplican pasos similares, ya sea utilizando Outlook en Exchange Server, en línea a través de Office 365 o con un ordenador en casa; todos ellos son muy fáciles de seguir.

Compartir su calendario de Outlook con (casi) cualquier persona

Puede compartir fácilmente su calendario actual de Outlook con cualquier persona dentro o fuera de una organización enviándole una copia por correo electrónico. Aunque esto proporciona una instantánea de todas sus citas y eventos programados, el inconveniente es que no se actualizará si realiza algún cambio.

Esta función no es compatible actualmente con Outlook para Mac.

Para enviar por correo electrónico a alguien tu calendario:

1. Abra su calendario de Outlook.

2. Haga clic en Calendario de correo electrónico en la sección Compartir de la ficha Inicio de Outlook para Office 365, Outlook 2016, Outlook 2013 u Outlook 2010. Si utiliza Outlook 2007, haga clic en Enviar calendario por correo electrónico en el panel de navegación.

3. Seleccione el calendario que desea compartir en la lista desplegable Calendario en el cuadro de diálogo Enviar un calendario por correo electrónico.

4. Seleccione el intervalo de fechas que desea compartir en la lista Intervalo de fechas . También puede establecer un rango personalizado o compartir todo el calendario.

5. Elija la cantidad de detalles que desea compartir en la lista Detalle . Las opciones incluyen Detalles Completos, Detalles Limitados o Disponibilidad Única.

   

6. Seleccione la casilla Mostrar hora dentro de mis horas de trabajo solamente si lo desea. Haga clic en el enlace Establecer horas de trabajo para cambiar sus horas de trabajo.

7. Haga clic en Mostrar en la sección Avanzado para ver y aplicar la configuración avanzada, como el diseño y la inclusión de archivos adjuntos.

8. Haga clic en OK .

9. Escriba el nombre de la persona a la que desea enviar su calendario en el campo A .

10. Cambie el asunto y añada un mensaje en el cuerpo, si lo desea.

11. Haga clic en Enviar .

El destinatario puede abrir el archivo adjunto de calendario en Outlook u otros programas de calendario. El archivo se abrirá como un nuevo calendario, que se puede ver junto al calendario existente del destinatario. Además, el destinatario puede arrastrar elementos de calendario hacia y desde el calendario recibido.

Crear un calendario compartido en Outlook Online

Puede publicar su calendario en línea con una cuenta gratuita de Outlook Online. Con esta opción, puede enviar a cualquier persona un enlace que le permita ver su calendario de Outlook. Siga estos pasos:

1. Abra su calendario de Outlook.

2. Haga clic en Publicar en línea en la sección Compartir de la ficha Inicio. Si utiliza Outlook 2007, encontrará Publicar mi calendario en el panel de navegación izquierdo. Se abrirá su navegador web predeterminado. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft si se le solicita. Si no tiene uno, puede crear uno en este momento.

   

3. Seleccione el calendario que desea compartir en la sección Publicación del calendario .

4. Haga clic en Crear en Mostrar sólo disponibilidad en la sección Permisos si desea publicar un calendario que sólo muestre las fechas y horas disponibles.

5. Haga clic en Crear en Mostrar disponibilidad, horas y ubicaciones en la sección Permisos para compartir esta información en su calendario.

6. Haga clic en Guardar si se le solicita.

Aparecerá un enlace HTML y un enlace ICS. Comparta el enlace HTML con un destinatario para mostrarlo cuando esté ocupado o disponible. Envíe el enlace ICS si desea que el destinatario se suscriba a su calendario.

Puede quitar los permisos del calendario de Outlook en línea más adelante si lo despublica. Haga clic en Publicar en línea en el calendario y, a continuación, haga clic en Quitar en la sección Permisos.

Compartir el calendario de Outlook con otras personas dentro de su organización

Si tiene un Microsoft Outlook en Exchange Server, puede compartir su calendario de Outlook con personas específicas de su organización. (La mayoría de las cuentas personales y domésticas no utilizan Microsoft Exchange.) Puede agregar y quitar permisos en Outlook para Windows o Mac en Exchange Server. Sólo tiene que seguir estos pasos:

1. Abra el calendario y haga clic en Compartir mi calendario en el panel de navegación.

2. Escriba el nombre de la persona con la que desea compartir el calendario en el campo A .

3. Introduzca un asunto en el campo Asunto .

4. Active la casilla Permitir al destinatario ver su calendario .

5. Escriba cualquier información que desee agregar en el cuerpo del mensaje y haga clic en Enviar .

6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo de confirmación.

La forma oficial de quitar los permisos del calendario de Outlook

Si alguna vez quieres dejar de compartir tu calendario, puedes hacerlo en cualquier momento.

1. Abra su calendario de Outlook .

2. Haga clic con el botón secundario en la carpeta de calendario cuyos permisos desea cambiar en el panel de navegación.

3. Para revocar los permisos de una persona, haga clic en el nombre de la persona en el cuadro Nombre de la ficha Permisos y, a continuación, seleccione Ninguno en la lista Nivel de permiso.

4. Para revocar los permisos para todos, haga clic en Predeterminado en el cuadro Nombre de la ficha Permisos y, a continuación, seleccione Ninguno en la lista Nivel de permiso.