Impresión de los resultados de la consulta en Access 2013


Una de las funciones más útiles pero poco conocidas de Microsoft Access es la posibilidad de imprimir una lista de consultas y sus resultados. Debido a que el seguimiento de todas las consultas existentes puede ser difícil, especialmente para las bases de datos más antiguas y para las empresas con numerosos empleados que utilizan bases de datos, Access ofrece a los usuarios una forma de imprimir las consultas y sus resultados. Esto proporciona a los usuarios una forma de revisar posteriormente los resultados si no pueden recordar qué consulta se utilizó.

Las consultas son una de las razones principales para utilizar Access, especialmente cuando la cantidad de datos crece exponencialmente. Aunque las consultas facilitan que cualquier usuario pueda extraer rápidamente los datos necesarios sin necesidad de tener conocimientos de SQL (el idioma principal para ejecutar las consultas de la base de datos), puede llevar algún tiempo acostumbrarse a crear consultas. Esto suele dar lugar a numerosas consultas con fines similares, y a veces idénticos.

Para simplificar aún más el proceso de trabajo con las consultas, la impresión de las consultas y sus resultados permite a los usuarios revisar todos los detalles de la consulta sin tener que pasar a otra aplicación, como Microsoft Word. Inicialmente, los usuarios tenían que copiar/pegar información y revisar el texto en SQL para determinar cuáles eran los parámetros de la consulta. La posibilidad de imprimir los resultados de las consultas dentro del programa permite a los usuarios comprobar las propiedades y atributos desde Access.

Cuándo imprimir consultas y resultados de las consultas

Imprimir las consultas y los resultados de las consultas no se trata de crear un informe estéticamente agradable o de reunir los datos de una manera que sea fácil de presentar a los demás. Es una forma de devolver todos los datos de una consulta para obtener una instantánea de cuáles eran los resultados en el momento de la extracción, qué consultas se utilizaron y un método para revisar un conjunto completo de datos sin procesar. Dependiendo de la industria, no es probable que esto sea algo que se haga a menudo, pero casi todas las empresas necesitarán tener una forma de rastrear los detalles exactos de sus datos.

Según cómo se exporten los datos, se puede utilizar otro programa, como Microsoft Excel, para que los datos se puedan presentar para propuestas o para añadirlos a documentos oficiales. Las consultas impresas y los resultados de las consultas también son útiles para las auditorías o la verificación cuando se encuentran discrepancias. Por lo menos, la revisión de datos es frecuentemente una buena manera de asegurarse de que las consultas continúen obteniendo la información necesaria. A veces, la mejor manera de encontrar un problema con una consulta es revisarla en busca de puntos de datos conocidos para asegurarse de que están incluidos cuando se ejecuta la consulta.

Cómo imprimir una lista de consultas

Actualizar las consultas en Access es tan importante como mantener los datos o mantener actualizadas las tablas. La manera más fácil de hacerlo es imprimir una lista de consultas, ya sea para un proyecto en particular o una lista completa y revisar esa lista para asegurarse de que no haya duplicados o consultas obsoletas. Los resultados también se pueden compartir con otros usuarios para ayudar a reducir el número de consultas duplicadas creadas.

En realidad hay dos maneras de crear la lista, pero una incluye la codificación y es para usuarios mucho más avanzados. Para aquellos que utilizan Microsoft Access para evitar tener que aprender SQL, aquí hay una forma rápida y fácil de obtener una lista de consultas sin tener que tener un profundo conocimiento del código que hay detrás.

  1. Vaya a Herramientas> Analizar> Documentador> Consultas y seleccione todas.
  2. Haga clic en OK .

Obtendrá una lista completa de todas las consultas y algunos detalles, como el nombre, las propiedades y los parámetros. Hay una forma más avanzada de imprimir listas de consulta que apuntan a información específica, pero requiere cierta comprensión del código. Una vez que el usuario se siente cómodo con lo básico, puede pasar a funciones más avanzadas, como listas de consulta que se centran en detalles específicos en lugar de imprimir todo lo relacionado con cada consulta.

Cómo imprimir los resultados de la consulta

La impresión de los resultados de la consulta puede proporcionar una instantánea completa y en profundidad de los datos en un solo punto de tiempo. Esto es bueno para las auditorías y para poder verificar la información. A veces los usuarios tendrán que realizar varias consultas para obtener una compilación completa de los datos necesarios, y la impresión de los resultados puede ayudar a los usuarios a crear una consulta maestra para el futuro.

Una vez que se ejecuta una consulta, los resultados pueden exportarse o enviarse directamente a una impresora. Sin embargo, tenga en cuenta que los datos aparecerán como Access crea conveniente si el usuario no actualiza las instrucciones de impresión. Esto podría llevar a cientos de páginas, algunas de las cuales sólo tienen unas pocas palabras o una sola columna. Tómese el tiempo necesario para realizar los ajustes antes de enviar el archivo a la impresora.

Las siguientes instrucciones enviarán los resultados a la impresora después de revisarlos en Vista previa de impresión .

  1. Ejecute la consulta con los resultados que se van a imprimir.
  2. Hit Ctrl + P .
  3. Seleccionar Vista previa de impresión .
  4. Revisar los datos tal como se imprimirán
  5. Imprimir.

Para aquellos que deseen guardar una copia de seguridad, los resultados de la consulta también se pueden imprimir en formato pdf para conservar la apariencia sin utilizar varias resmas de papel.

Los usuarios también pueden exportar el archivo a algo como Microsoft Excel, donde pueden hacer ajustes más fácilmente.

  1. Ejecute la consulta con los resultados que se van a imprimir.
  2. Haga clic en Datos externos> Exportar> Excel .
  3. Seleccione dónde grabar los datos y asigne un nombre al fichero de exportación.
  4. Actualice otros campos si lo desea y haga clic en Exportar

Impresión de resultados como informe

A veces los resultados son perfectos también para un informe, por lo que los usuarios quieren conservar los datos de una forma más presentable. Si desea crear un informe limpio de los datos para facilitar la lectura posterior, siga estos pasos.

  1. Haga clic en Informes> Crear> Asistente de informes .
  2. Seleccione Tables/Queries y la consulta con los datos que desea capturar en el informe.
  3. Seleccione todos los campos para un informe completo y haga clic en Siguiente .
  4. Lea los cuadros de diálogo y seleccione las opciones deseadas para el informe.
  5. Ponga un nombre al informe cuando se le pida.
  6. Revise la vista previa de los resultados e imprima el informe.

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