La mayoría de las empresas están familiarizadas con lo que se puede hacer en Microsoft Word y Excel, pero entender lo que Microsoft Access puede hacer es un poco más difícil de entender. La idea de crear bases de datos y tratar de mantenerlas parece un uso innecesario de recursos; sin embargo, para las pequeñas empresas, este programa puede proporcionar varias ventajas claras, particularmente cuando se trata de gestionar el crecimiento y la organización. Proporciona una forma mucho más robusta para que las pequeñas empresas puedan rastrear datos y proyectos que Excel o Word.

El acceso puede tomar más tiempo para aprender que las aplicaciones de Microsoft más comúnmente utilizadas, pero también tiene el mayor valor agregado para el seguimiento de proyectos, presupuestos y crecimiento. Todos los datos necesarios para llevar a cabo una pequeña empresa para la comparación y el análisis se mantienen en un solo programa, lo que facilita la ejecución de informes y gráficos que en la mayoría de los demás programas. Microsoft ofrece varias plantillas para simplificar el proceso de aprendizaje, y los usuarios pueden personalizar las plantillas a medida que avanzan. Comprender los fundamentos de Microsoft Access puede ayudar a las pequeñas empresas a ver todo su valor en sus operaciones diarias.

Bono: Si ya estás usando una hoja de cálculo, es fácil convertir tu hoja de cálculo de Excel en una base de datos de Access.

Mantenimiento de la información del cliente

Una base de datos de Microsoft Access permite a una empresa rastrear toda la información necesaria para cada cliente, incluyendo direcciones, información de pedidos, facturas y pagos. Mientras la base de datos esté almacenada en una red donde todos los empleados puedan acceder a ella y actualizarla, la información puede mantenerse actualizada. Debido a que la información de los clientes es crítica para todas las pequeñas empresas, la base de datos puede (y debe) ser segura. Agregar formularios a la base de datos ayuda a las pequeñas empresas a garantizar que los empleados ingresen los datos de manera consistente.

A medida que los usuarios se familiarizan con el programa, se pueden añadir componentes más elaborados, como la asignación a las direcciones de los clientes. Esto permite a los empleados verificar las direcciones de los nuevos clientes o planificar las rutas de entrega. También permite a las empresas crear facturas, enviar correos electrónicos y correo regular, y realizar un seguimiento de cuándo y cómo se pagaron las facturas. Actualizar y almacenar los datos de los clientes en Access es más fiable que una hoja de cálculo o un documento de Word, y agiliza la gestión de esa información.

Seguimiento de datos financieros

Muchas empresas compran software específicamente para el seguimiento de las finanzas, pero para una pequeña empresa, puede ser excesivo; además, tiende a crear trabajo extra. No sólo se pueden crear facturas y hacer un seguimiento de las mismas en una base de datos de Access, sino que también se pueden registrar todos los gastos y transacciones comerciales. Para las empresas que tienen la suite completa de Microsoft Office, incluyendo Outlook y Access, los recordatorios de pago en Outlook se pueden vincular a la base de datos. Cuando aparece el recordatorio, los usuarios pueden realizar los pagos necesarios, introducir los datos en Access y, a continuación, cerrar el recordatorio.

Puede ser necesario comprar software más sofisticado a medida que el negocio crece, y esas empresas tienen una ventaja si todos sus datos financieros se almacenan en Access. Muchos otros programas pueden acomodar datos exportados desde Access, lo que facilita la migración de la información en el momento oportuno.

Gestión de marketing y ventas

Una de las formas menos utilizadas pero más poderosas de usar Access es monitorear la información de marketing y ventas. Con la información existente de los clientes ya almacenada en la base de datos, es fácil enviar correos electrónicos, volantes, cupones y correo regular a aquellos que puedan estar interesados en ventas u ofertas especiales. Las pequeñas empresas pueden entonces hacer un seguimiento de cuántos de sus clientes actuales responden a las campañas de marketing.

Para nuevos clientes, se pueden crear y supervisar campañas completas desde una única ubicación. Esto facilita a los empleados ver lo que ya se ha completado, lo que queda por hacer y el seguimiento necesario.

Seguimiento de la producción y el inventario

Al igual que el seguimiento de los clientes, el seguimiento de los datos sobre el inventario, los recursos y las existencias es fundamental para cualquier empresa. El acceso facilita la introducción de datos sobre los envíos a los almacenes y permite saber cuándo es el momento de pedir más de un producto en particular. Esto es especialmente crítico para los fabricantes que requieren una serie de recursos diferentes para completar un producto, como piezas de aviones o ingredientes farmacéuticos.

Incluso las industrias de servicios tienen que mantener un inventario, y tener toda esa información en un solo lugar hace que sea más fácil ver qué computadora está asignada a qué empleado o determinar cuándo es necesario actualizar el equipo de oficina. Ya sea para rastrear vehículos, dispositivos móviles, números de serie, información de registro, registros de usuarios o vida útil del hardware, las pequeñas empresas pueden rastrear su hardware más fácilmente en Access.

Más allá del hardware, las empresas deben ser capaces de realizar un seguimiento del software. Desde el registro y el número de ordenadores permitidos para utilizar el software hasta la información sobre la versión y el usuario, las empresas deben ser capaces de obtener información de forma rápida y precisa sobre sus configuraciones actuales.

Ejecución de informes y análisis

Quizás el aspecto más poderoso de Access es la capacidad del usuario para generar informes y gráficos a partir de todos los datos. La capacidad de compilar todo lo almacenado en las diferentes bases de datos es lo que hace de Microsoft Access una potencia para las pequeñas empresas. Un usuario puede generar rápidamente un informe que compare los costos de los recursos con los precios actuales, crear un gráfico que ilustre cuánto hay en stock para una próxima campaña de marketing, o realizar un análisis que identifique qué clientes están atrasados en los pagos. Con un poco más de conocimiento sobre las consultas, las pequeñas empresas pueden tomar el control de la forma en que ven los datos.

Y lo que es aún más importante, Microsoft Access puede vincularse a otros productos de Microsoft. Las pequeñas empresas pueden revisar un informe, consultar los datos de los clientes y generar facturas en Word. Una combinación de correspondencia puede crear cartas de correo normal mientras el usuario genera simultáneamente un correo electrónico en Outlook. Los datos se pueden exportar a Excel para una visión más detallada de los detalles y, desde allí, se pueden enviar a PowerPoint para una presentación. La integración con todos los demás productos de Microsoft es quizás la mejor razón para utilizar Access y centralizar toda la información de la empresa.