¿Qué son los temas de informe en Microsoft Access 2013?

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Junto con los aspectos prácticos de las bases de datos, Microsoft Access ofrece algunas características agradables que facilitan un poco el trabajo. Una de las características adicionales son los temas de los informes, que pueden convertir un volcado de datos en un informe útil y presentable. Le da una manera de hacer que todos los informes de su equipo, departamento o compañía se vean consistentes. Se puede fijar un tema diferente para un informe que se utiliza en una reunión de empresa o en una convención, o se puede personalizar un informe para accionistas. Al utilizar los temas de los informes, le resultará más fácil darle a sus informes el aspecto profesional que realmente no puede obtener con Microsoft Excel. Es una de las razones por las que debería mover sus datos a una base de datos en lugar de intentar mantener las hojas de cálculo.

La función de temas de informe es relativamente fácil de usar, especialmente si está acostumbrado a trabajar con Microsoft Access. No se preocupe si no tiene mucha experiencia con Microsoft Access. Es un ejercicio rápido y fácil para empezar a aplicar una apariencia elegante a cualquier cosa que necesites para lucir presentable. Incluso puede actualizar los temas de informes anteriores si necesita resucitarlos para compararlos con los de un informe nuevo. Esto es útil cuando se hace una comparación y no se quiere que la audiencia se distraiga por la apariencia fechada de un informe de hace cinco años o, en algunos casos, por la apariencia extremadamente básica de los informes de hace más de una década. Cualesquiera que sean sus necesidades, siempre y cuando tenga los datos en la base de datos, puede hacerla presentable.

Configuración predeterminada de los informes

El valor por defecto del informe depende de si se empieza desde cero o con un modelo. Si utiliza una base de datos existente, el valor predeterminado es cualquiera que sea el creador de la base de datos utilizada durante la instalación. Si crea su propio valor predeterminado, Access tiene una única ubicación donde puede ir a ver los temas que vienen con la versión comprada. También hay temas disponibles en línea, así que si no te gusta lo que hay con tu versión comprada, puedes encontrar algo que se adapte mejor a tus necesidades en línea.

Dependiendo de si trabaja con informes antiguos o nuevos, es posible que desee dedicar algún tiempo a analizar los temas para ver cuáles se adaptan mejor a los diferentes públicos a los que se dirigen. Si va a reelaborar informes heredados, considere algo que sea similar a lo que ha hecho en el pasado; de lo contrario, tendrá que hacer mucho trabajo para rehacer todos los informes.

Existe un tema predeterminado para los nuevos informes que se puede sobrescribir.

  1. Haga clic en el menú desplegable de la barra de herramientas de acceso rápido y seleccione Más comandos .
  2. Haga clic en Diseñadores de objetos .
  3. Desplácese hacia abajo hasta Vista de diseño de formulario/informe y actualice la plantilla de informe para que coincida con la que desea utilizar de forma predeterminada.
  4. Haga clic en OK .

También puede establecer el valor predeterminado desde la vista Diseño.

  1. Abra el informe en la vista Diseño.
  2. Vaya a Report Design Tools> Design> Themes y vaya al menú desplegable bajo el botón Themes .
  3. Haga clic con el botón derecho del ratón en el tema que desea que sea el predeterminado y seleccione Hacer de este tema el predeterminado de la base de datos .

Independientemente del método que utilice para cambiar el valor predeterminado, tenga en cuenta que cambia la apariencia de cualquier informe que cree después de que se haya establecido. No modifica los informes existentes.

Aplicación de temas a nuevos informes

La forma en que se aplican los temas a los informes nuevos y heredados es esencialmente la misma, pero lo que se ve varía. Si está creando un nuevo informe, es posible que aún no disponga de datos para completar el informe. Esto significa que usted tiene una idea menos precisa de cómo se verá el informe final porque tendrá espacios vacíos cuando aplique el tema. Es mejor tener al menos algunos datos cuando empiece a mirar los informes para que pueda ver cómo se ven los datos y el tema juntos. Si usted está mirando sólo un tema sin texto, puede sorprenderse al ver cómo se ve cuando hay datos.

  1. Abra el informe en la vista Diseño.
  2. Vaya a Report Design Tools> Design> Themes , y vaya al menú desplegable bajo el botón Themes .
  3. Seleccione uno de los temas del menú desplegable o abra Examinar para ver otros temas que haya descargado.

Si te gusta el diseño y sólo quieres cambiar el color, puedes hacerlo en la misma área. En lugar de hacer clic en el botón Temas , haga clic en los botones Colores o Fuente para realizar los cambios.

Aplicación de temas a informes anteriores

Actualice los informes heredados de la misma manera que actualiza los informes nuevos, pero realice un seguimiento de los informes heredados que actualice, así como de la fecha en que realizó los cambios. Necesita mantener un registro de todo lo que cambia a lo largo del tiempo para el control de configuración, especialmente si se trata de información financiera o de otro tipo que se utiliza en las auditorías. Si la apariencia es diferente para los informes antiguos, debe poder demostrar qué se ha modificado y cuándo.

Normalmente, es mejor no actualizar los informes que ya se han presentado. Puede actualizar la apariencia de ahora en adelante, tratándola como un informe completamente nuevo. Lo más probable es que no tenga que presentar informes antiguos para nada oficial. En el caso de que lo haga, no le hace daño a la gente ver cuánto ha cambiado su negocio con el tiempo.

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