Utilización de varios documentos para crear un documento maestro en Word

Utilización de varios documentos para crear un documento maestro en Word

Utilización de varios documentos para crear un documento maestro en Word

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Si tiene varios documentos que necesita combinar pero no quiere pasar por la molestia de combinarlos manualmente y consolidar el formato, ¿por qué no crear un único documento maestro? Usted se estará preguntando qué pasará con todos los números de página, el índice y la tabla de contenidos. La función de documento maestro puede manejar eso! Convierta sus documentos múltiples en un solo archivo de Word.

¿Qué es esto?

¿Qué es un archivo maestro? Esencialmente, muestra los enlaces para archivos individuales de Word (también conocidos como subdocumentos). El contenido de estos subdocumentos no está en el documento maestro, sólo lo están los enlaces a ellos. Esto significa que la edición de los subdocumentos es fácil porque se puede hacer de forma individual sin interrumpir los otros documentos. Además, las modificaciones realizadas en documentos separados se actualizarán automáticamente en el documento maestro. Aunque haya más de una persona trabajando en el documento, puede enviar varias partes del mismo a varias personas mediante el documento maestro.

Vamos a mostrarle cómo crear un documento maestro y sus subdocumentos. También crearemos un documento maestro a partir de un conjunto de documentos existentes y cómo crear una tabla de contenidos para el documento maestro.

Creación del documento maestro desde cero

Esto significa que no tiene ningún subdocumento existente. Para empezar, abra un nuevo documento de Word (en blanco) y guárdelo con un nombre de archivo (como «Maestro»)

.

Ahora, vaya a «Archivo» y haga clic en «Esquema». Usando el menú de estilo, puede escribir los encabezados del documento. También puede utilizar la sección Herramientas de esquema para colocar los títulos en diferentes niveles.

Cuando termine, vaya a la pestaña Esquema y elija «Mostrar documento en el documento maestro».

Aquí, tendrá aún más opciones para delinear. Resalta el esquema que acabas de escribir y pulsa «Crear».

Ahora cada documento tendrá su propia ventana. Asegúrese de volver a grabar el documento maestro.

Cada ventana del documento maestro es un subdocumento. El nombre de archivo de estos subdocumentos será el nombre del encabezado de cada ventana del documento maestro.

Si quiere ir a la vista anterior, pulse «Cerrar vista de contorno».

Añadamos una tabla de contenidos al documento maestro. Pase el cursor por encima del texto del documento y vaya a «Referencias» y haga clic en «Índice». Elija la opción que desee de las opciones de la Tabla automática.

Puede ir a «Inicio» y luego hacer clic en «Párrafo» y hacer clic en el símbolo del párrafo para ver los saltos de sección y los tipos de saltos de sección.

Nota: Word inserta un salto de sección ininterrumpido antes y después de cada subdocumento al crear un documento maestro desde cero para que no haya saltos de página. Aún así, puede cambiar el tipo de las roturas de sección individuales.

Nuestro ejemplo muestra los subdocumentos ampliados cuando nuestro documento está en modo de esquema.

Creación de un documento maestro a partir de documentos existentes

Puede que ya tenga documentos que desee combinar en un solo documento maestro. Comience abriendo un nuevo documento Word (en blanco) y guárdelo con «Master» en el nombre del archivo.

Vaya a «Ver» y haga clic en «Esquema» para acceder a la pestaña Esquema. A continuación, seleccione «Mostrar documento en el documento maestro» y añada un subdocumento antes de pulsar «Insertar».

El menú Insertar subdocumento le mostrará las ubicaciones de los documentos que puede insertar. Elige la primera y pulsa «Abrir».

Nota: Intente mantener todos sus subdocumentos en el mismo directorio o carpeta que el documento maestro.

Un cuadro emergente puede indicar que tiene el mismo estilo tanto para el subdocumento como para el documento maestro. Presiona «Sí a todos» para que todo sea consistente.

Ahora repita este proceso para insertar todos los subdocumentos que desee en el documento maestro. Al final, minimice los subdocumentos haciendo clic en «Contraer subdocumentos», que se encuentra en la pestaña Esquema.

Es necesario guardar antes de poder ocultar los subdocumentos.

Cada cuadro de subdocumentos mostrará la ruta completa a sus archivos de subdocumentos. Puede abrir un subdocumento haciendo doble clic en su símbolo (esquina superior izquierda) o utilizando «Ctrl + Clic».

Nota: La importación de documentos Word existentes en un archivo maestro significa que Word insertará saltos de página antes y después de cada subdocumento. Puede cambiar el tipo de salto de sección si lo desea.

Puede ver el documento maestro fuera de la vista de contorno yendo a «View» y haciendo clic en «Print Layout».

Puede añadir una tabla de contenido de la misma manera que lo hizo para los documentos maestros creados desde cero.

Ahora que todos los subdocumentos están en el documento maestro, no dude en añadir o editar encabezados y pies de página. También puede editar el índice, crear un índice o editar otras partes de los documentos.

Si está creando un documento maestro en una versión anterior de Microsoft Word, es posible que se dañe. El sitio de Microsoft Answers puede ayudarle si eso sucede.

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