Mientras que la pérdida de datos afecta a todos los que usan una computadora, es especialmente problemática para los que usan software de procesamiento de texto. Perder los documentos importantes que has pasado tanto tiempo creando es frustrante, especialmente si eres como la mayoría de los usuarios, que crean documentos directamente en el ordenador y no tienen el beneficio de una copia escrita a mano. Las preguntas y las historias sobre la recuperación de archivos perdidos abundan en los foros en línea y bombardean a los departamentos de soporte técnico. La única forma segura de recuperar archivos perdidos es restaurándolos desde una copia de seguridad. Esta es la razón por la que un sistema para prevenir la pérdida de datos en primer lugar es tan importante. He aquí cinco maneras de mantener a salvo sus documentos procesados de texto.

Nunca guarde sus documentos en la misma unidad que su sistema operativo

Aunque la mayoría de los procesadores de texto guardan sus archivos en la carpeta Mis documentos , este es el peor lugar para ellos. Tanto si se trata de un virus como de un fallo de software, la mayoría de los problemas informáticos afectan al sistema operativo y, a menudo, la única solución es volver a formatear la unidad y reinstalar el sistema operativo. En tal caso, se perderá todo en la unidad.

La instalación de un segundo disco duro en su ordenador es una forma relativamente económica de solucionar este problema. Un segundo disco duro interno no se verá afectado si el sistema operativo está dañado, e incluso puede instalarse en otro ordenador si necesita comprar uno nuevo; además, se sorprenderá de lo fácil que es configurarlo. Si es escéptico sobre la instalación de una segunda unidad interna, una unidad de disco duro externa es una excelente opción. Una unidad de disco externa puede conectarse a cualquier ordenador en cualquier momento simplemente conectándola a un puerto USB o Firewire. Muchas unidades externas también tienen la ventaja añadida de las copias de seguridad programadas y/o de un solo toque; simplemente se especifican las carpetas y la programación, y el software se encarga del resto.

Realice copias de seguridad de sus archivos con regularidad, sin importar dónde estén almacenados

No basta con almacenar los archivos en una ubicación diferente a la de su sistema operativo; necesita crear copias de seguridad (regular) de sus archivos. Y afrontémoslo: Incluso su copia de seguridad está sujeta a fallos: Los DVDs se rayan y los discos duros se rompen. Tiene sentido aumentar las probabilidades de poder recuperar un archivo mediante una segunda copia de seguridad; si los datos son realmente importantes, es posible que incluso desee pensar en almacenar una copia de seguridad en una bóveda a prueba de incendios.

Cuidado con los archivos adjuntos de correo electrónico

Incluso si está seguro de que no contienen virus, los archivos adjuntos de correo electrónico pueden provocar la pérdida de datos. Piensa en ello: Si recibe un documento con el mismo nombre que otro en su unidad y su software de correo electrónico está configurado para guardar archivos adjuntos en la misma ubicación, corre el riesgo de sobrescribir el archivo que ya está allí. Esto sucede a menudo cuando se colabora en un documento y los compañeros envían actualizaciones por correo electrónico. Por lo tanto, asegúrese de configurar su programa de correo electrónico para que guarde los archivos adjuntos en una ubicación única o, si no lo hace, piénselo dos veces antes de guardar un archivo adjunto de correo electrónico en su disco duro.

Cuidado con los errores del usuario

No nos gusta admitirlo, pero a menudo diseñamos nuestros propios problemas. Aproveche las medidas de seguridad incluidas en su procesador de texto, como las funciones de versionado y los cambios de seguimiento. Una forma común en que los usuarios pierden datos es cuando están editando un documento y eliminan partes accidentalmente. Después de guardar el documento, las partes que se modifican o eliminan se pierden a menos que haya habilitado funciones que almacenen los cambios por usted.

Si no desea interferir con las funciones avanzadas, utilice la tecla F12 antes de empezar a trabajar para guardar el archivo con un nombre diferente. No está tan organizado como algunos de los otros métodos, pero es un truco útil.

Ir a la nube

El almacenamiento de archivos y sus copias de seguridad en la nube, es decir, en un servidor remoto, es cada vez más común. Ofrece muchas ventajas, como la generosa asignación de espacio, la facilidad de uso, el acceso desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo que esté utilizando, y la fiabilidad. Los servicios de almacenamiento en nube realizan copias de seguridad de sus propios servidores, por lo que existe una doble capa de protección para los archivos almacenados de esta forma. Por estas razones, el almacenamiento en nube es cada vez más la mejor opción para la mayoría de las personas.

Hay varias opciones gratuitas de la corriente principal:

• Google Drive ofrece 15 GB con cada cuenta de Google.
• Los usuarios de Mac obtienen 5 GB con iCloud, que está integrado en todos los dispositivos de Apple.
• Microsoft proporciona 5BG de espacio con OneDrive, que viene con cuentas Office 365 y XBox.

Si tiene más que eso para almacenar, los servicios anteriores ofrecen opciones de pago, al igual que muchas otras compañías de almacenamiento en nube

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Guarde copias impresas de sus documentos

No es elegante y no le impedirá tener que escribir y formatear su documento de nuevo, pero mantener una copia impresa de un documento importante le asegurará al menos que tiene el contenido del archivo – y eso es mejor que no tener nada en absoluto.