Actualizar el mismo texto en varios documentos de Word puede llevar mucho tiempo, realmente si tiene muchos documentos que editar. Afortunadamente, MS Word incluye una función de enlace muy útil que puede hacer que todo este proceso sea realmente fácil, pero hay que prepararse para ello.

Entendiendo el Enlace

La vinculación es útil si el texto es el mismo en todos los documentos, y cuando el texto necesita ser actualizado, todos los el texto necesita ser actualizado. Este es un escenario muy específico, pero que puede ahorrarle mucho tiempo si lo utiliza.

Por ejemplo, supongamos que tiene 20 documentos de Microsoft Word configurados para imprimir 20 hojas diferentes de etiquetas de direcciones, y cada página tiene docenas de etiquetas. Si cree que alguna vez necesitará actualizar esas direcciones, puede evitar hacerlo manualmente creando un documento separado que enumere las 20 direcciones. A continuación, sólo tiene que vincular los 20 documentos a la página de direcciones, de modo que cuando actualice una dirección allí, cualquier documento con el que se vincule también se actualice.

Otro ejemplo para ayudar a entender el concepto de vincular documentos de Word se puede ver si usted tiene varios documentos de Word con su nombre escrito en cada uno, pero se va a casar pronto. En lugar de tener que volver a cada documento más tarde para cambiar su apellido, sólo tiene que poner un enlace a un documento diferente, y luego cuando actualice su apellido allí, su nombre cambiará en todos los demás documentos!

Como puede ver, es una forma sencilla de reemplazar texto en varios documentos de Word a la vez. Una vez más, sin embargo, sólo es realmente útil si se inserta el mismo bloque de texto por todo el lugar y el texto tendrá que ser actualizado en algún momento.

Este tipo de enlace de texto no es lo mismo que los hipervínculos que abren páginas web u otros archivos cuando se hace clic en ellos.

Cómo insertar un enlace de texto en Word

1. En un nuevo documento de Microsoft Word, introduzca el texto al que va a enlazar desde los otros documentos. Formatee exactamente como desea que aparezca en todos los documentos. Para tomar prestado del primer ejemplo anterior, este documento es donde se escriben las 20 direcciones diferentes.

2. Guarde el archivo para generar el enlace. No importa dónde lo guardes, pero asegúrate de saber dónde está.

   Si mueve el archivo que contiene el texto, tiene que volver a insertar un enlace actualizado al texto en todos los documentos enlazados, por lo que es mejor tenerlo en cuenta antes de elegir dónde guardarlo.

3. Resalte el texto que desea vincular para que sea seleccionado.

4. Haga clic con el botón derecho del ratón o mantenga pulsado el texto seleccionado y, a continuación, seleccione Copiar en el menú. Otra opción es usar el teclado: usar Ctrl + C en un PC o Command + C en un Mac.

5. Desde un documento diferente o incluso el mismo, coloque el cursor donde quiera que vaya el texto enlazado. Siempre puede cambiar la ubicación más tarde, al igual que cuando mueve cualquier texto.

6. En la pestaña Inicio en las ediciones más recientes de Word, seleccione la flecha pequeña en «Pegar» y, a continuación, seleccione la opción Pegar especial…. . En versiones anteriores, utilice el menú Editar para seleccionar el elemento Pegar especial .

7. En el cuadro de diálogo «Pegado especial», seleccione la opción Pegar enlace .

8. En el lado derecho de esa pantalla hay varias opciones, pero Texto con formato (RTF) es el que pega el texto vinculado exactamente como aparece en el documento original.

9. Repita este proceso tantas veces como sea necesario en el mismo documento o para cada uno de los documentos que desee enlazar con el texto original.