Compartir un buzón de correo con un equipo en la oficina 365

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Un buzón de correo compartido permite a sus clientes, proveedores y otros enviar correo electrónico a una dirección central donde todos los miembros de un equipo pueden ver y responder a esos mensajes.

¿Qué es un buzón de correo compartido de Office?

Una de las formas más eficaces de compartir mensajes de correo electrónico con un grupo de personas es configurar un buzón compartido de Office 365. Con un buzón de correo compartido, cada persona asignada al buzón de correo tiene acceso completo a los mensajes. Pueden leer los correos electrónicos entrantes, responder a los mensajes, reenviar mensajes y ver cómo otros han respondido al correo entrante.

Cuando un miembro del equipo responde a un mensaje de correo electrónico del buzón compartido, el correo electrónico se envía desde la dirección del buzón compartido, no desde la dirección de correo electrónico de la persona. El destinatario del correo electrónico sólo ve la dirección del buzón de correo compartido. Esto mantiene confidencial la dirección de correo electrónico individual de sus empleados y le da a su negocio una apariencia profesional.

Su organización puede crear tantos buzones de correo compartidos como necesite. Los buzones de correo compartidos no tienen nombres de usuario ni contraseñas. El buzón de correo compartido no requiere una licencia de Office 365, pero cada usuario asignado al buzón de correo debe tener una suscripción a Office 365.

¿Por qué usar un buzón de correo compartido de Office?

Los departamentos de servicio al cliente, recursos humanos o marketing que desean que los mensajes de correo electrónico entrantes sean respondidos por el siguiente miembro del equipo disponible son buenos ejemplos del uso eficaz de un buzón compartido. Todas las personas asignadas al buzón de correo compartido pueden ver y responder a todos los mensajes de dicho buzón.

Trabajar con un buzón compartido de Office 365 no se trata sólo de correo electrónico. Se trata de ayudar a las personas de su organización a trabajar juntas de manera más eficiente. Junto con el buzón de correo compartido, sus equipos tendrán acceso a una lista de contactos compartida y a un calendario compartido. Con una lista de contactos compartida, todos los miembros del grupo tienen acceso a direcciones de correo electrónico importantes. Con el calendario compartido, los miembros del grupo pueden introducir sus citas en una ubicación central que todos los miembros del grupo pueden ver.

Configurar un buzón de correo compartido

Los buzones compartidos de Office 365 sólo pueden ser configurados por el administrador de su suscripción a Office.

Siga estas instrucciones para configurar un buzón de correo compartido:

Imagen del centro de administración de Microsoft Office 365 mostrando la página Agregar un buzón de correo. Dé un nombre descriptivo a su buzón de correo compartido.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Office 365 con su cuenta de administrador.
  2. Seleccione Grupos> Buzones de correo compartidos .
  3. Seleccionar Añadir un buzón de correo .
  4. En la página Añadir un buzón de correo , escriba un nombre para el buzón de correo compartido en el campo Nombre. Un alias de buzón de correo se crea automáticamente en el campo Correo electrónico, pero puede cambiarlo por algo diferente. Una vez nombrado el buzón de correo compartido, seleccione Añadir para crear el buzón de correo.
  5. En Pasos siguientes, seleccione Añadir miembros a este buzón de correo .
  6. En la página Miembros del buzón de correo compartido, seleccione Añadir miembros .
  7. Ponga una marca de verificación junto a las personas que tendrán acceso al buzón de correo compartido. Si no ve el nombre de una persona en la lista, escriba su nombre en el cuadro de búsqueda. Cuando haya terminado, seleccione Guardar .

Guardar el correo electrónico enviado en el buzón compartido

Cuando alguien envía un mensaje de correo electrónico desde el buzón compartido, se guarda una copia de ese mensaje en su carpeta Elementos enviados, no en el buzón compartido. Si desea que estos mensajes de correo electrónico se guarden en el buzón de correo compartido, edite la configuración del buzón de correo compartido.

A continuación se explica cómo guardar los mensajes de correo electrónico enviados en el buzón de correo compartido:

Imagen del centro de administración de Microsoft Office 365 mostrando la página de configuración del buzón compartido. Editar la configuración de los elementos Enviados para cambiar el lugar donde se guardan las copias de los correos enviados.

  1. Seleccione Grupos> Buzones de correo compartidos .
  2. Seleccione el buzón de correo compartido.
  3. Seleccione Editar junto a la configuración de Elementos enviados.
  4. En la página Elementos enviados, mueva el control deslizante a la posición Encendido para copiar elementos enviados como este buzón de correo y Copiar elementos enviados en nombre de este buzón de correo. Cuando haya terminado, seleccione Guardar .

Uso del buzón de correo compartido en Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook 2010

Una vez que el administrador de su organización haya configurado el buzón de correo compartido, sus usuarios no tendrán que hacer nada para mostrar el buzón de correo compartido en la versión de escritorio de Outlook. El buzón de correo compartido se mostrará automáticamente en el panel de carpetas.

Para enviar un correo electrónico desde el buzón compartido:

  1. Abra Outlook.
  2. Seleccione Correo electrónico nuevo para crear un mensaje nuevo.
  3. Seleccione De y elija el buzón de correo compartido.
  4. Escriba su mensaje y seleccione Enviar .

Acceso al buzón de correo compartido de Outlook en la Web

Si desea trabajar con el buzón de correo compartido de un navegador web, deberá agregarlo manualmente.

Para agregar el buzón de correo compartido a la versión en línea de Outlook:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Office 365 y seleccione la aplicación Outlook .
  2. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el nombre de su buzón de correo y seleccione Añadir carpeta compartida .
  3. En el cuadro de diálogo Agregar carpeta compartida , escriba la dirección de correo electrónico del buzón compartido y seleccione Agregar .

Buzones de correo compartidos y la aplicación Outlook Mobile

Los buzones de correo compartidos no aparecen en la aplicación Outlook Mobile. Esto significa que si desea acceder a un buzón de correo compartido desde su smartphone, deberá abrir un explorador y utilizar Outlook en la Web.

Notará una pequeña diferencia en la forma en que trabaja con su cuenta de correo electrónico individual en Outlook y con el buzón de correo compartido. Con el buzón de correo compartido, usted y los miembros de su equipo trabajarán mejor juntos para responder a los correos electrónicos de sus clientes, proveedores, vendedores y otros.

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