Conozca los usos y ejemplos de funciones en Excel y Google Docs

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Una función es una fórmula preestablecida en las hojas de Excel y Google que se utiliza para realizar cálculos específicos en la celda en la que se encuentra.

Nota :La información en este documento se aplica a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 y Google Sheets.

Sintaxis y argumentos de la función

La sintaxis de una función se refiere a la disposición de la función e incluye el nombre de la función, los corchetes, los separadores de comas y los argumentos. Como todas las fórmulas, las funciones comienzan con el signo igual ( = ) seguido por el nombre de la función y sus argumentos:

  • El nombre de la función le indica a Excel qué cálculos debe realizar.
  • Los argumentos se encuentran entre paréntesis o entre paréntesis y le indican a la función qué datos usar en esos cálculos.

Captura de pantalla de Excel que muestra la fórmula SUM

Por ejemplo, una de las funciones más utilizadas en Excel y Google Sheets es la función SUM:

= SUM ( D1 : D6)

En este ejemplo:

  • El nombre le indica a Excel que sume los datos en las celdas seleccionadas.
  • El argumento ( D1:D6 ) ) añade el contenido del rango de celdas D1 a D6 .

Anidando Funciones en Fórmulas

La utilidad de las funciones incorporadas de Excel se puede ampliar anidando una o más funciones dentro de otra función en una fórmula. El efecto de las funciones de anidamiento es permitir que se realicen múltiples cálculos en una sola celda de la hoja de cálculo.

Captura de pantalla de Excel mostrando SUM de redondeo anidado

Para ello, la función anidada actúa como uno de los argumentos de la función principal o externa. Por ejemplo, en la siguiente fórmula, la función SUM está anidada dentro de la función ROUND.

= ROUND(SUM (D1 : D6), 2)

Al evaluar las funciones anidadas, Excel ejecuta primero la función más profunda, o más interna, y luego se abre camino hacia el exterior. Como resultado, la fórmula anterior ahora lo hará:

  • Encuentra la suma de los valores en las celdas D1 a D6 .
  • Redondear este resultado a dos decimales.

Desde Excel 2007, se han permitido hasta 64 niveles de funciones anidadas. En versiones anteriores, se permitían siete niveles de funciones anidadas.

Hoja de trabajo vs. Funciones personalizadas

Hay dos clases de funciones en Excel y Google Sheets:

  • Funciones de la hoja de trabajo
  • Funciones personalizadas o definidas por el usuario

Las funciones de la hoja de trabajo son nativas del programa, como las funciones SUM y ROUND mencionadas anteriormente. Las funciones personalizadas, por otro lado, son funciones escritas o definidas por el usuario.

En Excel, las funciones personalizadas se escriben en el lenguaje de programación incorporado: Visual Basic for Applications o VBA para abreviar. Las funciones se crean utilizando el editor de Visual Basic, que se instala con Excel.

Captura de pantalla de las hojas de Google que muestran la opción de script

Las funciones personalizadas de Google Sheets se escriben en Apps Script , una forma de JavaScript, y se crean mediante el editor de scripts situado en el menú Tools .

Las funciones personalizadas generalmente, pero no siempre, aceptan alguna forma de entrada de datos y devuelven un resultado en la celda donde se encuentra.

A continuación se muestra un ejemplo de una función definida por el usuario que calcula los descuentos del comprador escritos en código VBA. Las funciones originales definidas por el usuario, o UDFs , se publican en el sitio web de Microsoft:

Función Descuento(cantidad, precio)
>DescuentoSi la cantidad>=100 Entonces
>Descuento = cantidad * precio * 0,1
.Else
Descuento = 0
DescuentoFinalizar If
>Descuento = Ronda de Solicitud (Descuento, 2)
>.Fin Función

Limitaciones

En Excel, las funciones definidas por el usuario sólo pueden devolver valores a las celdas en las que se encuentran. No pueden ejecutar comandos que cambien el entorno operativo de Excel, como modificar el contenido o el formato de una celda.

La base de conocimientos de Microsoft enumera las siguientes limitaciones para las funciones definidas por el usuario:

  • Insertar, borrar o formatear celdas en una hoja de trabajo.
  • Cambiar el valor de los datos en otra celda.
  • Mover, renombrar, borrar o agregar hojas a un libro de trabajo.
  • Cambiar cualquier opción del entorno, como el modo de cálculo o las vistas de pantalla.
  • Configuración de las propiedades o ejecución de la mayoría de los métodos.

Funciones definidas por el usuario vs. Macros en Excel

Aunque Google Sheets no los soporta actualmente, en Excel, las macros son una serie de pasos registrados que automatizan las tareas repetitivas de las hojas de trabajo. Algunos ejemplos de tareas que pueden automatizarse son el formateo de datos o las operaciones de copiar y pegar.

Captura de pantalla de VB Editor

Aunque ambos utilizan el lenguaje de programación VBA de Microsoft, son diferentes en dos aspectos:

  1. Los UDFs realizan cálculos, mientras que las macros llevan a cabo acciones. Como se mencionó anteriormente, los UDFs no pueden realizar operaciones que afecten el entorno del programa, mientras que las macros sí pueden hacerlo.
  2. En la ventana del editor de Visual Basic, los dos se pueden diferenciar porque:
    1. Los UDFs comienzan con una instrucción Function y terminan con End Function .
    2. Las macros comienzan con una sentencia Sub y terminan con End Sub .

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