La mensajería instantánea puede ser un método de comunicación estándar para usted, pero para algunas personas sigue siendo intimidante. Si está acostumbrado a enviar mensajes de texto o mensajería instantánea a amigos y colegas, es posible que no se dé cuenta de cómo un texto puede parecer salir del campo izquierdo a un nuevo contacto. Este tipo de sorpresa es especialmente preocupante en el contexto empresarial. Cuando utilice textos en los negocios, tenga en mente la etiqueta de mensajería con sentido común y siga algunas reglas sencillas de conducta.

Solicitar permiso para enviar un mensaje de texto

¿La persona a la que desea enviar un mensaje de texto está de acuerdo en ser contactada de esa manera? No asuma que todo el mundo lleva un teléfono móvil en todo momento para recibir mensajes de texto o está en línea para acceder a mensajes instantáneos a través de una red, Facebook u otros programas de mensajería instantánea. Pregunte en persona o en una conversación telefónica cómo prefieren que nos pongamos en contacto con ellos. Es posible que descubras que tienen un plan de mensajes de texto limitado o que se desaconseja el uso de la mensajería instantánea en sus estaciones de trabajo.

Preséntese al enviar un mensaje inicial

Preséntese en su mensaje y hágalo breve. Si bien su nombre, apodo o número de teléfono pueden aparecer, dependiendo del método de mensajería que utilice, su destinatario está viendo el texto fuera de contexto. Comience el mensaje con una introducción y un marco de referencia, como:

• «Soy Joan Smith de XYZ Consultores. ¿Tienes tiempo para discutir la pregunta que me hiciste por teléfono la semana pasada?»
• «Soy Brad Jones de contabilidad, tengo una pregunta sobre su solicitud de reembolso. ¿Tienes tiempo para contestar ahora, o debería llamarte más tarde?»

Al hacer esto, evitará que su mensaje parezca ser una pregunta aleatoria y posiblemente mal dirigida de una persona que el destinatario puede recordar sólo vagamente o no recordar en absoluto.

Aunque muchos programas de mensajería instantánea tienen un archivo que permite a la gente saber quién eres y de qué has estado hablando en el pasado, por lo general es una buena idea presentarse aún más brevemente en conversaciones posteriores, especialmente si has cambiado tu apodo o número de teléfono.

Mantener el primer resumen de mensajes

Comience con la introducción y el contexto sólo hasta que la persona responda. De lo contrario, puede componer y enviar un mensaje detallado que nunca se ve. Esta es una buena práctica para todos los hilos de mensajes.

Haga un seguimiento cortés si no obtiene respuesta

Enviar un mensaje de texto o IM y no recibir respuesta puede significar varias cosas. La persona podría estar ignorándote, pero lo más probable es que no esté monitoreando el teléfono o la computadora para ver tu mensaje. Después de un tiempo adecuado, siga con un mensaje adicional, pero también intente ponerse en contacto con la persona por correo electrónico o por teléfono. Cuando sea apropiado, también puede pasar por el escritorio de la persona.

Estos protocolos se remontan a la forma en que las personas prefieren ser contactadas. Si bien la mensajería puede ser la única forma de comunicarse, no es la primera opción de todos. Si desea tener relaciones laborales productivas, entienda y respete que las personas tienen preferencias diferentes.