Si es bueno responder, debería ser aún mejor responder a todos. ¿Verdad? No siempre. Si la respuesta es realmente importante para todos los destinatarios, se debe utilizar una «Responder a todos».
Algunos responden que todos los escenarios se deben a contratiempos en los que un destinatario no se da cuenta de que ha hecho clic o ha tocado esa opción. La mayoría, sin embargo, se deben al hecho de que la persona no se da cuenta de cuándo debe enviar todos los mensajes de Responder a todas las preguntas.
De cualquier manera, generalmente es molesto para las otras personas involucradas en el mensaje del grupo. Usar la etiqueta adecuada de correo electrónico, ya sea en el lugar de trabajo o socialmente, es increíblemente importante. Por eso es mejor usar Reply All con precaución.
Cuándo responder a todos
Utilice la función Responder todo de su programa de correo electrónico sólo cuando su respuesta sea necesaria para conocer al remitente original y a todas las personas que aparecen en los campos Para: y CC: del correo electrónico original.
No responda a todos cuando:
- Sólo el remitente original necesita saber su respuesta,
- Sus comentarios serán cruciales para el remitente original y algunos otros destinatarios.
- Haga una respuesta normal en este caso, y luego agregue los otros destinatarios seleccionados manualmente. Puedes copiar sus direcciones del correo electrónico original si eso ayuda.
- Su mensaje es simple como «¡Gracias!» o «Yo también».
- Los avisos de agradecimiento pueden ser muy buenos para enviar, pero no los envíe a todos los demás destinatarios. Sólo el remitente tiene que ser consciente de cómo te sientes con respecto al mensaje, no cualquier otra persona del grupo.
Todas las respuestas deben reservarse sólo para casos especiales. Sólo debe utilizarse si necesita enviar el mismo mensaje a cada uno de los destinatarios del grupo. De lo contrario, si no necesita hacerlo, debe responder sólo a las personas pertinentes. Esto puede ser simplemente responder al remitente o usar los campos Cc: o CCO: para múltiples destinatarios específicos.
Como ejemplo, considere recibir un correo electrónico preguntando si le gustaría venir a una fiesta de jubilación este fin de semana. Imagina que se lo enviaron a otras 30 personas y te preguntan no sólo si vas a ir, sino también si puedes traer algo de comida o ayudar de alguna otra manera.
Por lo general, no es apropiado en esta situación enviar una respuesta a todos los demás y explicarles que no puedes ir porque tienes que trabajar este fin de semana y que tu hijo está enfermo de todos modos, así que no es un buen fin de semana para ti. Esos detalles son relevantes para el remitente, pero probablemente no para todos los demás invitados.
Sin embargo, hay momentos en los que se debe responder a todos y en los que se espera que se responda a todos. Tal vez se trate de una discusión en grupo sobre un proyecto de trabajo u otra cosa que involucre directamente a los otros beneficiarios.
No importa el caso, siempre debe pensarlo bien antes de enviar un correo electrónico masivo a otros. Es aún peor cuando unas pocas personas envían todos los mensajes uno tras otro, y usted recibe una docena de correos electrónicos en el lapso de uno o dos minutos. No sólo son difíciles de seguir, sino que también son molestos si no tienes necesidad de leerlos.
