Tener un ERP obsoleto es sinónimo de pérdida de productividad. Lo que ocurre es que muchas veces este hecho pasa desapercibido por quien usa esta herramienta clave para cualquier negocio. Estamos en plena era de inteligencia artificial, pero persisten sistemas de gestión anticuados que ralentizan procesos, aumentan los costes y comprometen la seguridad.
Y es que el ERP —el corazón operativo de las empresas— se ha convertido, en demasiados casos, en su talón de Aquiles. Según datos recogidos por Microsoft, el mantenimiento de sistemas ERP obsoletos puede llegar a consumir hasta el 90% del presupuesto de TI, dejando poco margen para innovar. Es la paradoja de la digitalización: cuanto más se invierte en herramientas nuevas, más evidente se hace el peso del pasado tecnológico.
Consciente de este desafío, Excelia, firma española especializada en consultoría, tecnología y servicios profesionales, ha identificado los ocho síntomas clave que delatan a un ERP obsoleto.
Las ocho alertas que indican que tenemos un ERP obsoleto
En la práctica, detectar el momento en que un ERP se vuelve un obstáculo no siempre es evidente. La inercia organizativa y el miedo al cambio hacen que muchas empresas sigan trabajando con sistemas que acumulan parches, procesos manuales y limitaciones que restan competitividad.
El primer signo de alerta de un ERP obsoleto, señala Excelia, es la dificultad o imposibilidad de actualizar. Cuando cada parche requiere un proyecto complejo o el fabricante ha dejado de ofrecer soporte, el sistema deja de ser una herramienta estable y pasa a ser una fuente constante de riesgo. Eso mismo pasa ahora con Windows 10, después de que Microsoft haya eliminado el soporte de este popular sistema operativo.
A ello se suma la falta de integración con herramientas modernas —desde plataformas de e-commerce hasta sistemas CRM o aplicaciones móviles—, que genera islas de información y procesos desconectados. El resultado: decisiones basadas en datos incompletos o desactualizados.
El tercer síntoma de un ERP obsoleto es la persistencia de procesos manuales. Si el equipo de finanzas sigue dependiendo de hojas de cálculo para consolidar datos o si las órdenes de producción se gestionan de forma duplicada, la automatización prometida por el ERP ha quedado en el pasado.
La movilidad limitada es otro obstáculo habitual. En una era de trabajo remoto, los sistemas que no permiten acceso en la nube o desde dispositivos móviles restringen la agilidad operativa y la colaboración entre equipos.
La información poco fiable o tardía representa uno de los mayores riesgos estratégicos. Los directivos necesitan reportes precisos en tiempo real, pero los ERPs antiguos suelen ofrecer datos incompletos o con retraso, minando la capacidad de reacción ante el mercado.
A nivel financiero, el coste de mantenimiento es cada vez más difícil de justificar: mantener servidores, pagar soporte especializado o resolver incidencias consume recursos que podrían destinarse a innovación.
Tampoco hay que subestimar el impacto humano de tener un ERP obsoleto. Las interfaces poco intuitivas y rígidas generan resistencia al uso, reducen la productividad y dificultan la colaboración. Finalmente, la falta de escalabilidad impide que el sistema acompañe el crecimiento del negocio, la apertura de nuevas filiales o la adaptación a cambios regulatorios.
Ocho señales que, tomadas en conjunto, reflejan una realidad: un ERP obsoleto no solo frena la innovación, sino que erosiona la eficiencia, la moral interna y la capacidad de competir.
Del diagnóstico a la acción: cómo modernizar un ERP obsoleto
Actualizar un ERP obsoleto no es una simple sustitución técnica. Implica una transformación profunda que afecta a procesos, personas y cultura corporativa. Por ello, Excelia recomienda abordar este cambio con una estrategia planificada y progresiva, comenzando con un diagnóstico de los sistemas críticos y una evaluación clara de riesgos y limitaciones.
Una vez identificado qué áreas aportan menos valor, el siguiente paso consiste en priorizar las actualizaciones de mayor impacto y diseñar una hoja de ruta por fases que minimice la disrupción. La compatibilidad de los sistemas y la gestión del cambio interno son esenciales para que el proceso sea fluido y las mejoras sean adoptadas por todos los equipos.
“La modernización del ERP obsoleto no es una decisión que pueda posponerse indefinidamente”, explica Juan Pablo Plaza, Business Applications Managing Director de Excelia. “Los sistemas ERP han sido esenciales para integrar procesos y aportar control, pero incluso los más avanzados siguen necesitando una gran parte de intervención humana. Los agentes de Inteligencia Artificial son el siguiente paso: analizan datos, anticipan problemas y permiten interacciones conversacionales, transformando el ERP en un asistente proactivo que optimiza operaciones y libera a los equipos de tareas repetitivas”.
El ERP del futuro: inteligencia, integración y flexibilidad
El nuevo paradigma tecnológico apunta hacia ERPs más inteligentes, modulares y conectados, capaces de evolucionar con la empresa y de aprender de los datos que generan sus operaciones.
En este sentido, la visión de Excelia pasa por tres ejes:
- Modernización progresiva, que sustituya la rigidez de los sistemas monolíticos por arquitecturas modulares y escalables.
- Integración inteligente, para conectar aplicaciones críticas —desde finanzas hasta atención al cliente— y obtener una visión unificada en tiempo real.
- Automatización con analítica avanzada, que permita optimizar procesos y tomar decisiones basadas en datos.
