Una desventaja de utilizar la combinación de correspondencia para crear documentos es que se corre un mayor riesgo de cometer más errores que si se creara cada uno de los documentos individualmente. Si no está muy familiarizado con la fusión de correspondencia, el riesgo de cometer errores catastróficos que podrían arruinar todos sus documentos impresos es mucho mayor.
Esto no quiere decir que la experiencia de las fusiones de correo no tenga que revisar sus documentos también. Los siguientes elementos son los 5 principales errores de fusión de correo que debe comprobar sus documentos antes de finalizarlos y enviarlos para su impresión.
Índice de contenidos
1. Exhaustividad
Es importante que compruebe si ha introducido toda la información necesaria para que la combinación de correspondencia se realice correctamente. Es muy fácil pasar por alto un campo al crear el documento. Preste especial atención a las direcciones y, lo que es más importante, a los códigos postales. También debe asegurarse de que las líneas de saludo u otras áreas en las que ha insertado varios campos sucesivamente estén rellenadas correctamente.
2. Precisión
Si bien esto puede parecer sentido común, le sorprendería saber cuánta gente estropea sus fusiones de correo porque no comprobaron su exactitud. Para asegurar la exactitud de la combinación de correspondencia, deberá asegurarse de que ha insertado los campos correctos en las ubicaciones correctas. Si tiene campos con nombres similares, es demasiado fácil insertar el campo equivocado. Si descubre que comete este error con frecuencia, es una buena idea reevaluar los nombres que está dando a sus campos para evitar cualquier confusión en el futuro.
3. Espacio
El espaciado puede no parecer lo más importante cuando se trabaja con fusiones de correo, pero el espaciado sí juega un papel importante. A veces es difícil saber cuántos espacios se han introducido en un documento. El uso de campos de combinación de correspondencia hace que sea aún más difícil de decir, especialmente cuando están cerca. Usted puede incluso encontrar que ha omitido espacios por completo. Es importante que compruebe su documento para asegurarse de que tiene espacios entre todos los campos, de lo contrario, el producto final sólo serán varias palabras masivas e ilegibles.
4. Puntuación
Al igual que el espaciado, muchas personas pasan por alto el valor y la importancia de la puntuación al trabajar con fusiones de correo. Es fácil pasar por alto su puntuación cuando se trabaja con campos de combinación de correspondencia debido al espaciado. Notará que a menudo pierde la puntuación, la omite por completo o añade doble puntuación cuando tiene varios campos de combinación de correspondencia en una fila.
5. Formateo
El formateo de su texto es uno de los errores clave que conducen a una búsqueda en Google de “combinación de correspondencia que no funciona”. Es importante que compruebe si el formato aplicado a sus campos de combinación de correspondencia es correcto. Ya sea que usted sea un novato en la fusión de correo o que haya completado cientos de fusiones de correo, es importante que revise sus campos de fusión de correo para ver si están en cursiva, subrayados y en negrita y que los corrija antes de finalizar la fusión de correo.
Envolviendo
Esta no es de ninguna manera una lista exhaustiva de errores que se pueden introducir en un proceso de fusión de correo, pero es un buen punto de partida. Y no hace falta decir que debe comprobar si hay otros errores, como errores tipográficos y ortográficos, que puedan ocurrir en cualquier documento. Nadie es perfecto; ¡algunas personas son mejores fingiendo que lo son!
