Hay muchas maneras de convertir archivos de Excel al formato PDF. Una razón para hacer este tipo de conversión es para que los archivos de Excel sean más cómodo de abrir y leer en otros ordenadores, teléfonos y tabletas, todo ello sin tener que tener instalado un programa o aplicación de hoja de cálculo.

Además, los archivos de Excel requieren un programa específico para leerlos y editarlos, por lo que puede ser difícil compartir estos documentos con personas que no tienen el software necesario. Sin embargo, el formato PDF es mucho más ubicuo, por lo que siempre que haya un visor de PDF instalado en el equipo, puede ver el archivo sin necesidad de un visor/editor de hojas de cálculo.

Los archivos de Excel que permanecen en el formato XLSX o XLS son 100% editables con Excel u otro programa de hoja de cálculo similar (por ejemplo, OpenOffice Calc y LibreOffice Calc), pero los PDF no lo son. Aunque hay editores de PDF disponibles, normalmente no funcionan tan bien como la edición del archivo sin procesar.

Microsoft Excel

Si está trabajando con documentos de Excel, es muy probable que ya tenga Excel en su computadora. Si es así, puede convertir fácilmente XLS a PDF, o el nuevo XLSX a PDF.

Estas instrucciones se aplican a las versiones de Excel 2019, 2016, 2013, 2010 y Excel para Office 365.

Exportación en un PC con Windows

Los usuarios de Windows pueden convertir documentos de Excel a PDF a través del menú Exportar :

Convertir un archivo Excel a PDF (Windows).

1. Abrir el menú Archivo> Exportar .
2. Haga clic o puntee Crear PDF/XPS .
3. Compruebe que PDF (*.pdf) está seleccionado junto a Guardar como tipo . La otra opción es para crear un archivo XPS.Opcionalmente, puede utilizar este tiempo antes de crear el PDF para activar o desactivar algunas opciones avanzadas. Haga clic/tap Opciones en la ventana Publicar como PDF o XPS para hacer cosas como exportar sólo páginas específicas a PDF, exportar todas las hojas de trabajo y más.
4. Seleccione Publicar para guardar el archivo de Excel en PDF.

Exportar en un Mac

Si está en un ordenador Mac, la creación de un PDF a partir de un archivo de Excel se puede completar mediante el elemento de menú Guardar como .

Convertir un archivo Excel a PDF (Mac).

1. Vaya a Archivo> Guardar como para abrir un cuadro emergente para guardar el documento de Excel.
2. Junto a Formato de archivo, en la parte inferior de esa ventana, elija PDF .Tome nota de las opciones justo debajo del cuadro desplegable de selección de formato. Puede elegir Libro de trabajo o Hoja para convertir todo el libro de trabajo a PDF (todas las hojas que contienen datos) o sólo la hoja que está abierta ahora mismo.
3. Haga clic o toque Guardar para convertir el archivo de Excel a PDF en su Mac.

Conversores en línea

Otra opción para guardar Excel como PDF es utilizar un convertidor de archivos. Puesto que los archivos XLS y XLSX son documentos, puede utilizar un convertidor de archivos de documentos gratuito.

Incluso hay algunos conversores en línea de Excel a PDF que facilitan aún más la tarea de guardar documentos de Excel en formato PDF, y como funcionan con cualquier navegador web, pueden convertir Excel a PDF en cualquier sistema operativo.

Algunos de nuestros favoritos incluyen Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF y Online2PDF.

Uso de FileZigZag para convertir XLSX a PDF en línea.

Otro que nos gusta es FileZigZag. Cargue su archivo de Excel allí y elija PDF como formato de salida. A continuación, introduzca su dirección de correo electrónico y pulse Convertir para obtener un enlace de descarga al PDF en su correo electrónico.

Imprimir’ en PDF

Usando MS Excel Viewer con Foxit Reader PDF Printer para convertir XLSX a PDF.

Si no tiene Excel instalado, todavía puede guardar el archivo XLSX o XLS en PDF con el programa gratuito de Microsoft Excel Viewer. Sin embargo, como Excel Viewer es sólo un visor de archivos de Excel (no un editor), tiene que instalar otro programa junto con él para que sea compatible con la conversión de PDF.

Una forma es a través de una impresora PDF gratuita. Las impresoras PDF funcionan haciendo que usted `imprima’ el documento a PDF, lo cual es una manera fácil de enviar el archivo Excel al convertidor PDF, después de lo cual el programa lo guardará en formato PDF.

1. Abra Excel Viewer y seleccione el archivo de Excel que desea convertir a PDF.
2. Utilice el botón situado en la parte superior izquierda del programa para seleccionar Imprimir .
3. Cambie la impresora del menú desplegable junto a Nombre para que sea la impresora PDF que instaló.En nuestro ejemplo, podemos elegir Foxit Reader PDF Printer del menú desplegable.
4. Realice cualquier otro cambio que desee en las preferencias de impresión, como imprimir un determinado número de páginas y, a continuación, haga clic o toque el botón Aceptar para iniciar el software de impresión PDF, Foxit Reader en este caso.Algunas impresoras PDF abren el programa con más instrucciones, y otras guardan el PDF sin otras indicaciones.
5. Eso es todo – usted ha creado su archivo PDF!