¿Qué diablos es SharePoint?

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SharePoint

SharePoint es la plataforma de colaboración de Microsoft, similar a Google Drive, pero mucho más. Es un lugar donde los miembros del equipo pueden comunicarse, intercambiar datos y trabajar juntos; un repositorio de archivos compartido, un blog, un sistema de gestión de contenido web y una intranet.

SharePoint como una unidad de archivo mejorada

Hace algunos años, la colaboración de vanguardia de Microsoft tenía dos componentes: Exchange, que potenciaba el correo electrónico y los calendarios compartidos, y las unidades de archivos de red. Estas unidades, que tal vez recuerde que tenían letras de unidad como “S:” o “X:”, contenían archivos a los que todo el equipo podía acceder, pero sólo una persona podía editarlos cada vez. Como solución provisional, puede copiarlos en su máquina local y editarlos allí. Esto a veces lleva a confusión, mucha sobreescritura y nombres de archivos crípticos.

Así que Microsoft creó SharePoint, que proporcionó un par de ventajas:

  • Versionado de archivos : Significa que puede tener un único archivo “Our Important Report.doc”. SharePoint gestionaría la “revisión 1”, la “revisión 2”, etc. Incluso proporcionaba una función de comentario, por lo que se podían describir los cambios introducidos por esa revisión en particular, por ejemplo, “esto contiene los comentarios de Aaron”.
  • Check-in/Check-out : La capacidad de un usuario para bloquear un archivo frente a los cambios realizados por otro usuario. Si alguien intenta acceder a un archivo que otro usuario ha comprobado, SharePoint le pedirá que lo descargue localmente, pero también le advertirá de que cualquier cambio realizado puede no estar sincronizado con lo que esté haciendo el usuario actual. Esto proporcionó un flujo de trabajo sencillo en el que al menos alguien debería esperar hasta que la otra persona haya terminado. Las versiones más recientes incluso ofrecen notificar a una persona cuando se libera el archivo.
  • Poderosa indexación y búsqueda : Esto se convirtió en la piedra angular a medida que el mundo se fue acostumbrando a googlear todo. Atrás quedaron los días en los que había que buscar en una docena de niveles de carpetas y esperar que las recordaras bien.
  • Una interfaz Web : Esto, combinado con la búsqueda mejorada, convirtió a SharePoint en una ventanilla única para colaborar en contenido empresarial.
  • Integración con aplicaciones de Windows : La capacidad de obtener un archivo de SharePoint usando el archivo> Abrir cuadros de diálogo vistos en programas de Windows como Microsoft Office.

En un movimiento inteligente, Microsoft también retuvo el concepto de la antigua unidad de archivo, lo que significa que puede abrir un archivo de Excel desde su unidad “X:”, modificarlo, y luego guardarlo, igual que antes. Sin embargo, en segundo plano, SharePoint revisaría el archivo por usted, luego lo volvería a revisar y lo versionaría por usted. Todas estas características todavía existen y funcionan bien, pero SharePoint es algo más que una unidad de archivo de lujo.

Office 365 y la plataforma de colaboración SharePoint

A medida que Google, Apple, DropBox y otros mejoraban las capacidades de sus servicios en la nube, Microsoft trabajaba por su cuenta. Un nuevo servicio de intercambio de archivos llamado SkyDrive (ahora OneDrive) se hizo cargo del intercambio sencillo de archivos. Con ello, SharePoint se convirtió en un componente importante del producto Office 365 de Microsoft, que combinaba la colaboración basada en la nube con el acceso basado en suscripción a Office.

SharePoint es una Plataforma de Contenido Web, pero no precisamente el WordPress o Squarespace que usted probablemente asocia con este término. Puede utilizar SharePoint para crear páginas y publicarlas como un sitio web, pero también puede crear un sitio para un equipo de departamento, y luego soltar Web Parts en él que puede incluir un blog con anuncios, una lista de los miembros del equipo de Exchange, una biblioteca de documentos y una cuadrícula de datos impulsada por un libro de trabajo de Excel.

Como un CMS de cara al público era adecuado, pero como una intranet que podía mostrar trozos de datos corporativos, era bastante guay.

¿Qué es SharePoint Today?

SharePoint se basa en sus puntos fuertes y es compatible con Windows, macOS, Android, iOS y navegadores web. Mantiene el mismo concepto de “sitio”, pero las versiones más recientes introdujeron la posibilidad de añadir aplicaciones a ese sitio. Los desarrolladores de terceros incluso tienen un mercado en el que pueden ofrecer el suyo propio.

 

Sharepoint intranet

 

SharePoint es como una base de operaciones para su equipo, donde puede recopilar archivos, discusiones, anuncios y casi cualquier otra forma de colaboración que pueda imaginar.

Consejos sobre cómo usar SharePoint

  • SharePoint está disponible como parte de Office 365, pero sólo para cuentas comerciales. Dicho esto, estas cuentas se pueden tener por tan sólo $5/mes.
  • El concepto central en SharePoint es un sitio. Primero debe configurar un Sitio, luego puede agregarle contenido o widgets.
  • Mientras que SharePoint solía ser un CMS muy parecido a WordPress, donde se introducía el contenido y se publicaba en un sitio web público, la versión Office 365 se utiliza más comúnmente como un espacio de colaboración.

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