Cuando utilice PowerPoint u otro software de presentación para una presentación técnica, sus principales preocupaciones deben ser:
- ¿Qué tan técnica debe ser esta presentación?
- ¿Puedo hacer que esta información sea clara y concisa?
Una presentación técnica es el tipo de presentación más difícil de hacer. Su audiencia puede incluir individuos altamente capacitados, así como aquellos que no están tan familiarizados con los conceptos o la terminología. Necesitará abordar ambos estilos de aprendizaje. El análisis de la audiencia es una habilidad importante en sí misma y debería ser uno de los primeros puntos de la lista de control de su presentación.
El Dos
- Mantenga las fuentes consistentes tanto en estilo como en tamaño durante toda la presentación.
- Utilice fuentes comunes que están disponibles en todos los equipos, como Arial, Times New Roman o Calibri. De esta manera, no habrá sorpresas si el ordenador utilizado para la presentación no tiene instalada la fuente inusual que usted eligió, y por lo tanto sustituye a otra fuente.
- Incluya fotos y gráficos relevantes, como gráficos o diagramas sencillos. Considere si la audiencia puede entender la información presentada o si necesita simplificar el gráfico o diagrama para mayor claridad.
- Asegúrese de que los gráficos sean de buena calidad para que la información sea fácilmente descifrada en la parte posterior de la sala.
- Haga que las etiquetas de las gráficas sean lo suficientemente grandes como para ser leídas a distancia.
- Use un contraste elevado en sus diapositivas. Considere la posibilidad de crear la misma presentación en dos formatos: una presentación con texto oscuro sobre un fondo claro y una segunda presentación duplicada con texto claro sobre un fondo oscuro. De esta manera, usted está listo para una habitación muy oscura o muy clara para presentar en y puede elegir la presentación adecuada en consecuencia.
- Mantenga el número de diapositivas al mínimo. Presente sólo lo que sea necesario y no abrume a la audiencia con demasiada información. La información técnica es bastante difícil de digerir.
- Deje tiempo para un período de preguntas al final de su presentación.
- Conozca todo sobre su tema para que esté preparado para cualquier pregunta que surja, incluso si la pregunta no fue cubierta en el material que usted presentó.
- Tenga folletos detallados listos para distribuir después de la presentación. Esto permite a la audiencia reflexionar más tarde sobre la presentación y la información está disponible para cualquier seguimiento necesario.
Lo que no se debe hacer
- No confundir a la audiencia con diapositivas desorganizadas para que el propósito de la presentación no sea claro como el agua.
- No abrume a su público con diapositivas ocupadas. Piensa en ese viejo cliché – «menos es más».
- No use imágenes pequeñas o texto pequeño en sus diapositivas. Piensa en la gente de la parte de atrás de la habitación.
- No utilice fuentes de tipo script. Son notoriamente difíciles de leer en el mejor de los casos, y mucho menos en la pantalla.
- No use más de tres o cuatro puntos relacionados en cada diapositiva.
- No uses un fondo elegante. Puede ser bonito o incluso sobre un tema, pero el texto será difícil de leer. Manténgase en un telón de fondo sutil para la información.
- No agregue fotos por el bien de la decoración. Asegúrese de que hay un punto que debe hacerse y que la información es obvia para el espectador.
- No use sonidos o animaciones a menos que sean para enfatizar un punto. Aun así, es arriesgado, ya que pueden desviar la atención del foco principal de la presentación.
- No use acrónimos a menos que todos los miembros de la audiencia estén familiarizados con ellos.
- No incluya más de cuatro o cinco elementos en un gráfico. A pesar de que los gráficos de Excel pueden ser hechos para mostrar gran detalle, una presentación de diapositivas no es el lugar para esta información. Apéguese a los hechos importantes solamente.
