Bienvenido a Malas técnicas de presentación 101. Casi todo el mundo ha pasado por una mala presentación con malas técnicas y presentadores no preparados. También hay escenarios donde los presentadores leen literalmente de la presentación, murmuran a través de su discurso, o usan demasiadas animaciones en su PowerPoint. A continuación se presentan varias presentaciones que uno probablemente ha experimentado, junto con la solución sobre cómo rectificarlas.

El equipo no funciona

Muchos han experimentado el escenario en el que la audiencia se establece, y el presentador está listo para comenzar su presentación. De repente, el proyector no funciona. Naturalmente, el presentador no se molestó en revisar todo el equipo antes de comenzar.

Para corregir esta técnica de presentación, se recomienda que los presentadores revisen todo el equipo y ensayen su presentación, utilizando el proyector suministrado mucho antes de su presentación. Traer herramientas adicionales necesarias como una bombilla de proyector es una buena idea, junto con tener un punto de contacto para un técnico si las cosas se escapan del control del presentador. Si es posible, los presentadores pueden comprobar la iluminación de la sala en la que van a presentar, antes de su tiempo en el centro de atención, especialmente para que puedan atenuar las luces según sea necesario durante su discurso.

Subcarga de información

Los presentadores pueden haber experimentado memorizar sólo el contenido de su presentación. En este escenario, alguien en la audiencia puede tener una pregunta y puede entrar en pánico. Debido a que el presentador no se ha preparado para las preguntas, todo lo que sabe sobre el tema es lo que ya está escrito en las diapositivas.

Para rectificar esta situación, los presentadores deben conocer su material tan bien que puedan hacer fácilmente la presentación sin necesidad de una mejora electrónica como PowerPoint. Los presentadores pueden usar palabras clave y frases que incluyan sólo información esencial, para mantener a la audiencia enfocada e interesada en el presentador. Por último, los oradores deben estar totalmente preparados para las preguntas y saber las respuestas o tener una idea de cómo guiar al miembro de la audiencia.

Falta de enfoque

Al contrario de la subcarga de información, los presentadores pueden encontrarse sabiendo tanto sobre un tema que saltan por todas partes. Esto crea una situación en la que la audiencia no tiene idea de cómo seguir el hilo de la presentación porque no hay ninguna.

La forma de arreglar esta situación es usar el principio K.I.S.S.S., que se traduce en «Keep It Simple Silly». Al diseñar una presentación, los presentadores pueden atenerse a tres o cuatro puntos como máximo sobre su tema. Luego, los presentadores pueden ampliar la información para que la audiencia tenga más probabilidades de absorberla y comprender los puntos principales que se impulsan.

Lectura directa desde la pantalla

Imagine un escenario donde un miembro de la audiencia levanta la mano y menciona que no puede leer las diapositivas. En este caso, el presentador puede tener la amabilidad de decirle que le leerá las diapositivas directamente a ella. A medida que el presentador procede a hacerlo, mira a la pantalla y cada una de las diapositivas se llena con el texto de su discurso. El problema aquí es que el presentador no es necesario si las diapositivas proporcionan toda la información para los miembros de la audiencia.

La clave está en simplificar el contenido. Los presentadores pueden guardar la información más importante cerca de la parte superior de las diapositivas para facilitar su lectura en las filas posteriores. También pueden enfocarse en un área temática y no usar más de cuatro viñetas por diapositiva. Es importante que los presentadores hablen a la audiencia, no a la pantalla.

Uso de ayudas visuales en el reemplazo de contenido escaso

Los presentadores pueden darse cuenta de que nadie se dará cuenta de que no han investigado mucho sobre su tema si añaden muchas ayudas visuales, como fotos, gráficos complicados y otros diagramas.

Este error es enorme. Los presentadores necesitan crear presentaciones que incluyan contenido bien investigado y temas que la audiencia está buscando. Ilustrar los puntos con verdadera sustancia es un buen formato a seguir, y se deben utilizar ayudas visuales como fotos, gráficos y diagramas, además del contenido, para dirigir los puntos clave de la casa de demostración. Después de todo, las ayudas visuales añaden un buen descanso al material, pero deben utilizarse correctamente para mejorar la presentación oral general.

Ajustar la Fuente en las Diapositivas Demasiado Pequeña

Las fuentes pequeñas de tipo guión pueden verse muy bien cuando los miembros de la audiencia están sentados a pocos centímetros del monitor; sin embargo, los presentadores que no consideran a los miembros de la audiencia con mala visión, o aquellos que están sentados a una distancia decente de la pantalla, se perderán de una audiencia comprometida que tenía el potencial de leer las diapositivas.

Es mejor que los presentadores se atengan a fuentes fáciles de leer como Arial o Times New Roman. Los presentadores deben evitar las fuentes de tipo script que generalmente son difíciles de leer en pantalla. También se sugiere que los presentadores no utilicen más de dos fuentes diferentes: una para los encabezados y otra para el contenido. Por último, los presentadores deben utilizar al menos una fuente de 30 pt para que las personas que se encuentren en la parte posterior de la sala puedan leerla fácilmente.

Selección de plantillas de diseño deficientes o complicadas

Los presentadores a veces toman decisiones en su presentación basándose en lo que escuchan. Por ejemplo, imagine a un presentador que oyó que el azul era un buen color para una plantilla de diseño o un tema de diseño. Puede que hayan encontrado una plantilla genial en Internet y se hayan decidido por ella. Desafortunadamente, al final, la presentación termina siendo sobre un contexto que no coincide con el aspecto de la presentación visual en sí.

Este escenario se puede arreglar fácilmente cuando los presentadores deciden elegir una plantilla de diseño que sea apropiada para la audiencia. Por ejemplo, un diseño limpio y sencillo es el mejor para las presentaciones de negocios, mientras que los niños pequeños responden bien a las presentaciones que están llenas de color y contienen una variedad de formas.

Incluyendo demasiadas diapositivas

Algunos presentadores se pasan de la raya con su recuento de diapositivas. Por ejemplo, imagínese al presentador que recientemente se fue en un fantástico crucero de vacaciones e incluyó todas las 500 fotos de la playa en sus diapositivas. Los presentadores que usan demasiadas diapositivas, o demasiado contenido personal, están obligados a escuchar ronquidos en la sala.

Los presentadores deben asegurarse de que su audiencia permanezca enfocada, manteniendo el número de diapositivas al mínimo. Se recomienda usar de 10 a 12 diapositivas. Se pueden hacer algunas concesiones para un álbum de fotos, ya que la mayoría de las imágenes estarán en la pantalla sólo por un corto período de tiempo, y esto requerirá un juicio basado en cómo se sentirá y responderá la audiencia.

Perder el mensaje con animaciones

Los presentadores pueden olvidar el enfoque de su presentación cuando usan demasiadas animaciones y sonidos con el objetivo de impresionar a todos. En última instancia, esto no funciona la mayoría de las veces, porque la audiencia no sabe dónde mirar y perderá el mensaje de la presentación.

Si bien las animaciones y los sonidos que se utilizan bien pueden aumentar el interés, es importante que los presentadores los mantengan al mínimo. De lo contrario, este estilo distraerá a la audiencia. Los presentadores pueden diseñar sus presentaciones con la filosofía «menos es más» para que la audiencia no sufra una sobrecarga de animación.

Elegir combinaciones de colores inusuales

A algunos presentadores les encantan las combinaciones de colores inusuales, pero una presentación en PowerPoint no es el momento de usarlas. Por ejemplo, una combinación de naranja y azul es inquietante para una audiencia y puede haber personas presentes que no pueden ver el rojo y el verde debido al daltonismo.

Los presentadores deben usar un buen contraste con el fondo para que su texto sea fácil de leer. Algunos consejos:

• El texto oscuro sobre un fondo claro es mejor, pero evite los fondos blancos. Disminuya el tono usando beige u otro color claro que sea fácil para los ojos. Los fondos oscuros son muy efectivos, pero hacen que un texto sea de un color claro para facilitar su lectura.
• Los fondos con patrones o texturas hacen que el texto sea difícil de leer.
• Mantenga la coherencia de la combinación de colores.

El resultado final

Para ser un buen presentador, los presentadores necesitan involucrarse con la audiencia y conocer su tema. En última instancia, los presentadores deben mantener la presentación concisa e incluir sólo información relevante. Deberían utilizar una mejora electrónica, como PowerPoint, como acompañamiento de su presentación para reforzar los puntos, no como una muleta. Los presentadores deben tener en cuenta que una presentación de diapositivas no es la presentación – ellos son la presentación.