Las llamadas en conferencia de audio conllevan muchos beneficios para las reuniones de negocios y sociales, pero vienen con su propio conjunto de problemas comunes. Si no se abordan, puede significar la diferencia entre una reunión profesional, eficiente y efectiva y una conferencia telefónica de un hombre pobre que apenas se entiende y que no logra sus objetivos. Aquí hay siete problemas comunes y cómo solucionarlos.

1. Ruido de fondo

Es cualquier ruido que provenga de un participante aparte de su voz, como el ruido de las sillas, el ruido de fondo, el ruido de la maquinaria, el crujido del papel, etc. Estos ruidos se producen principalmente con participantes que utilizan VoIP (voz sobre protocolo de Internet) porque el teléfono tradicional tiene micrófonos dedicados y de corto alcance, mientras que VoIP funciona con un micrófono a través de un dispositivo que es más sensible. Un ejemplo es el sistema de arreglo de micrófonos en los ordenadores portátiles. Algunas personas participan en conferencias utilizando sus dispositivos con las manos libres.

La única manera de remediar esta situación es hacer que los participantes sean conscientes de las perturbaciones que están causando, lo cual se hace mejor a través de la comunicación antes de la teleconferencia. Por ejemplo, como organizador, es posible que desee hacer circular un correo electrónico sobre la etiqueta de las teleconferencias antes de la sesión.

2. Eco

El eco puede ser parte del ruido de fondo, pero es más técnico que eso. Alguien que participe en la conferencia telefónica puede tener problemas con su teléfono, por ejemplo, tal vez no tenga cancelación de eco. (Lea más sobre cómo dejar de producir eco.)

Normalmente se le pide a alguien con eco que cuelgue. Por lo tanto, una vez más, el conocimiento proactivo de cualquier problema técnico con los teléfonos y otros equipos utilizados en una conferencia telefónica es importante.

3. Falta de gestión de presencia

En una llamada de audioconferencia, sólo se utiliza uno de los sentidos: la audición. No verás a las personas con las que estás hablando o escuchando. A menos que lleve un registro de cada entrada y salida de la conferencia telefónica, es posible que no sea consciente de la presencia en su audiencia una vez que esté en la conferencia.

Este problema sigue sin tener una solución definitiva hasta ahora. La primera herramienta que ofrece cualquier tipo de gestión de presencia es UberConference, que permite ver quién está hablando, quién está aquí, quién no, etc. Últimamente han surgido varias herramientas de este tipo, algunas con interesantes interfaces visuales que representan a los participantes con iconos. La mejor manera de manejar la presencia de los participantes puede ser la simple etiqueta: Pida a cada persona que anuncie sus idas y venidas como una cuestión de cortesía.

4. Música en espera

Las personas normalmente preparan la interfaz de sus teléfonos para su uso individual, pero nunca para las llamadas en conferencia. Aunque puede ser agradable para alguien que ha sido puesto en espera para escuchar música, será una molestia en una llamada en conferencia. Algunos participantes podrían poner la conferencia en espera mientras asisten a alguna otra llamada o tarea, por ejemplo, añadiendo así inadvertidamente un ambiente rítmico a la conferencia. Una vez más, vale la pena realizar una campaña preliminar de sensibilización sobre la ética en las conferencias.

5. Falta de liderazgo

En algunos casos, si un grupo no tiene un líder, el caos lo guiará en su lugar. Esto es especialmente probable en una conferencia. Una persona debe dirigir la discusión y asegurarse de que a todos se les dé tiempo suficiente para hablar y la atención necesaria, y volver a encaminar las cosas en caso de que haya un conflicto descarriado o francamente conflictivo.

6. Mala administración de materiales y documentos

Muchas conferencias se refieren a documentos, materiales y herramientas. La difusión incorrecta de dicha información hace que algunos participantes se encuentren en la oscuridad en ciertos puntos, lo que provoca desinterés. Por lo tanto, tenga cuidado de difundir la información y los documentos pertinentes a todos los participantes mucho antes de que comience la conferencia.

Otra forma, mejor, es utilizar herramientas de colaboración en línea, que permiten la interacción con dichos materiales.

7. Mala calidad de llamada

Esto sucede a menudo con el servicio de VoIP, que depende de una serie de factores que incluyen ancho de banda, códecs, teléfonos y otros dispositivos. No hay mucho que usted pueda hacer al respecto si es el líder u organizador de la conferencia. El participante que sufre de mala calidad de voz debe abordar los problemas técnicos de su parte.