Aprende cómo las macros en Excel personalizadas pueden agilizar tu flujo de trabajo

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Aprenda cómo las macros de Excel personalizadas pueden agilizar su flujo de trabajo

Aprende cómo las macros en Excel personalizadas pueden agilizar tu flujo de trabajo

VALORACIÓN DEL ARTÍCULO:
5/5

Las macros en Excel son un conjunto de instrucciones de programación almacenadas como un procedimiento. Las macros eliminan la repetición de pasos para las tareas más comunes y pueden activarse mediante un método abreviado de teclado, un icono de la barra de herramientas o un botón añadido a la propia hoja de trabajo.

Nota La información se aplica a las versiones de Excel 2019, 2016, 2013, 2010 y Excel para Mac.

Cuándo usar una macro en Excel

Las macros pueden facilitar el trabajo con las hojas de cálculo automatizando las tareas repetitivas. Estas tareas incluyen desde cálculos complejos que requieren el uso de fórmulas hasta tareas de formateo simples. Un ejemplo de una tarea repetitiva es añadir formato de número a los nuevos datos. Otro ejemplo es la aplicación de formatos de celdas y hojas de trabajo como bordes y sombreado.

Captura de pantalla de Excel mostrando botones de macro

Otras tareas repetitivas para las que las macros son útiles incluyen:

  • Adición o eliminación de filas y columnas
  • Protección o desprotección de hojas de trabajo
  • Selección de un rango de celdas
  • Agregar la fecha actual a una hoja de trabajo

Macros vs. Plantillas

El uso de macros puede ahorrar mucho tiempo en tareas repetitivas. Si agrega rutinariamente ciertas características de formato o contenido (como encabezados o el logotipo de una empresa) a nuevas hojas de trabajo, cree y guarde un archivo de plantilla que contenga estos elementos en lugar de volver a crearlos cada vez que inicie una nueva hoja de trabajo.

Grabador de macros de Excel

Excel incluye un grabador de macros integrado que registra una serie de pasos utilizando el teclado y el ratón. Excel entonces convierte esta serie de pasos en código VBA. El Macro Recorder y el Macro Manager se encuentran en la pestaña View. Para añadir botones a la hoja de trabajo es necesario añadir la ficha Desarrollador.

Agregar la ficha Desarrollador a Excel

Los pasos para revelar la pestaña de desarrollador en Excel son sencillos y pueden seguirse tanto si tienes un Mac como si tienes un PC con Windows.

Captura de pantalla de Excel mostrando la opción de la pestaña Desarrollador

  1. Windows : Seleccionar Archivo .Mac : Seleccione el menú Excel .
  2. Windows : Seleccionar Opciones .Mac : Seleccionar Preferencias .
  3. Ventanas : Seleccione Personalizar cinta .Mac : Seleccionar Cinta y Barra de herramientas .
  4. En el lado derecho de la ventana, en la sección Personalizar la cinta , busque la opción Desarrollador y añada una marca de verificación a su casilla adyacente.
  5. Seleccione Guardar para cerrar la ventana y mostrar la ficha Desarrollador en Excel.

Crear una macro básica en Excel

Vamos a crear una macro básica de Excel que rellene una celda con el color rojo, centre el texto y agregue formato en negrita al texto. Aunque la opción Grabar macro está disponible en la pestaña Desarrollador, utilizaremos la pestaña Ver para facilitar el proceso.

Captura de pantalla de Excel que muestra la grabación de una macro

  1. Seleccionar Ver .
  2. Seleccionar Macros> Registro Macro .
  3. En Nombre de macro, introduzca un nombre para la macro. Siéntase libre de seguir nuestro ejemplo y llamarlo Enfatizar .
  4. En Guardar macro en, seleccione Este libro de trabajo para mantener la macro adjunta al archivo actual.
  5. Para crear una tecla de acceso directo, introduzca una letra o un número que, al pulsarse en combinación con las otras teclas anotadas, ejecute la macro. Para este ejemplo, usamos la letra E .
  6. Escriba una descripción de la macro. Lo dejaremos en blanco para este ejemplo.La descripción le recuerda lo que hace la macro cuando se ejecuta. Si planea crear varias macros, rellene la descripción para poder seleccionar rápidamente la correcta para la tarea.
  7. Seleccione OK .
  8. La macro comienza a grabar. Cualquier cambio realizado en la hoja de cálculo se registra.
  9. Seleccione una celda. Esta es la celda que se cambiará en la hoja de cálculo y donde se registrará la macro.
  10. En la ficha Inicio, seleccione Negrita para enfatizar el texto de la celda, seleccione Centrar para alinear el contenido de la celda, y seleccione Rellenar Color para cambiar el fondo de la celda a rojo.
  11. Seleccionar Ver y seleccionar Detener Grabación . Su macro se crea y almacena en el libro de trabajo.

Ejecutar una macro creada en Excel

Cuando a una macro se le asigna una combinación de teclas de acceso directo, aplique la macro seleccionando una celda y pulsando la combinación de teclado. Si no eligió una combinación de acceso directo, seleccione Ver y seleccione Ver macros . Cualquier macro puede ejecutarse seleccionándola y seleccionando Ejecutar .

Crear un botón Macro en Excel

Las macros se pueden ejecutar con un atajo de teclado. O puede crear un botón personalizado para su hoja de cálculo que, cuando se pulsa, ejecuta la macro especificada.

Captura de pantalla de Excel mostrando un botón de macro

Siga este ejemplo para crear un botón de macro básica en Excel para la macro previamente creada Enfatizar .

La pestaña Desarrollador debe estar activada. Utilice los pasos mencionados anteriormente para añadir la ficha Desarrollador a Excel.

  1. Seleccionar Desarrollador .
  2. En el grupo Controles, seleccione Insertar> Botón .
  3. Seleccione la celda en su hoja de trabajo donde desea colocar el botón. El botón se puede mover y modificar después de añadirlo a la hoja de trabajo.
  4. Seleccione la macro de la lista que desea ejecutar cuando pulse el botón. Para nuestro ejemplo, seleccione la macro Enfatizar .
  5. Seleccione OK .
  6. Aparece un botón en la hoja de trabajo que puede mover o redimensionar. Para cambiar el texto mostrado en el botón, haga doble clic en él y luego introduzca el texto deseado.
  7. Seleccione una celda y luego seleccione el botón para ejecutar la macro.

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