Apple Mail es una de las aplicaciones de correo electrónico más populares para Mac, pero si acabas de usar Mail en su configuración predeterminada, te has perdido una de las mejores funciones de Apple Mail: Reglas de Apple Mail.

Es fácil crear reglas de Apple Mail que indican a la aplicación cómo procesar los mensajes de correo entrantes. Con las reglas de Apple Mail, puedes automatizar esas tareas repetitivas, como mover el mismo tipo de mensajes a una carpeta en particular, resaltar los mensajes de amigos y familiares o eliminar los correos electrónicos no deseados que todos recibimos. Con un poco de creatividad y un poco de tiempo libre, puedes usar las reglas de Apple Mail para organizar y automatizar tu sistema de correo.

Cómo funcionan las reglas de Mail

Las reglas tienen dos componentes: la condición y la acción. Las condiciones son directrices para seleccionar el tipo de mensaje al que afectará una acción. Podrías tener una regla de correo cuya condición es buscar cualquier correo de tu amigo Sean, y cuya acción es resaltar el mensaje para que puedas verlo más fácilmente en tu bandeja de entrada.

Las reglas de correo pueden hacer mucho más que simplemente encontrar y resaltar mensajes. Pueden organizar su correo; por ejemplo, pueden reconocer los mensajes relacionados con la banca y moverlos a la carpeta de correo electrónico de su banco. Pueden capturar spam de remitentes recurrentes y moverlo automáticamente a una carpeta de correo no deseado o a la Papelera. También pueden tomar un mensaje y reenviarlo a una dirección de correo electrónico diferente. Actualmente hay 12 acciones incorporadas disponibles. Si sabes cómo crear scripts de Apple, Mail también puede ejecutar scripts de Apple para realizar acciones adicionales, como iniciar aplicaciones específicas.

Además de crear reglas simples, puede crear reglas compuestas que buscan múltiples condiciones antes de realizar una o más acciones. El soporte de Mail para reglas compuestas le permite crear reglas muy sofisticadas.

Tipos de condiciones y acciones de correo

La lista de condiciones que el correo electrónico puede comprobar es bastante extensa y no vamos a incluir la lista completa aquí, en su lugar, sólo vamos a destacar algunas de las más comúnmente utilizadas. Mail puede utilizar cualquier posición que se incluya en el encabezado del correo como posición condicional. Algunos ejemplos incluyen De, A, CC, Asunto, Cualquier destinatario, fecha de envío, fecha de recepción, prioridad, cuenta de correo.

Del mismo modo, puede comprobar si el elemento que está comprobando contiene, no contiene, comienza con, termina con, es igual a, cualquier elemento que desee comprobar contra, como texto, nombre de correo electrónico o números.

Cuando se hace una coincidencia con su prueba condicional, puede elegir entre una serie de acciones que se pueden realizar, incluyendo mover el mensaje, copiar el mensaje, establecer el color del mensaje, reproducir el sonido, responder al mensaje, reenviar el mensaje, redirigir el mensaje, eliminar el mensaje, ejecutar un Applescript.

Hay muchas más condiciones y acciones disponibles en las reglas de Mail, pero deberían ser suficientes para despertar tu interés y darte ideas sobre lo que podrías lograr con las reglas de Apple Mail.

Creación de su primera regla de correo

En este Consejo rápido, crearemos una regla compuesta que reconocerá el correo de la compañía de su tarjeta de crédito y le notificará que su estado de cuenta mensual está listo resaltando el mensaje en su bandeja de entrada.

El mensaje que nos interesa se envía desde el servicio de alertas de Example Bank y tiene una dirección «De» que termina en alert.examplebank.com. Debido a que recibimos varios tipos de alertas de Example Bank, necesitaremos crear una regla que filtre los mensajes basados en el campo «De» así como en el campo «Asunto». Utilizando estos dos campos, podemos diferenciar todos los tipos de alertas que recibimos.

Iniciar Apple Mail

1. Inicie Mail haciendo clic en el icono Mail en el Dock, o haciendo doble clic en la aplicación Mail ubicada en: /Solicitudes/Correo electrónico.

2. Si tiene una alerta de estado de cuenta de la compañía de su tarjeta de crédito, selecciónela para que el mensaje esté abierto en Mail. Si se selecciona un mensaje al añadir una nueva regla, Mail asume que los campos’De’,’A’,’A’ y’Asunto’ del mensaje probablemente se utilizarán en la regla y rellena automáticamente la información por usted. Tener el mensaje abierto también le permite ver cualquier texto específico que pueda necesitar para la regla.

Agregar una regla

1. Selecciona’Preferencias’ en el menú Correo.

2. Haga clic en el botón’Reglas’ en la ventana de Preferencias que se abre.

3. Haga clic en el botón’Agregar regla’.

4. Rellene el campo `Descripción’. Para este ejemplo, utilizamos `Ejemplo de estado de cuenta bancaria CC’ como descripción.

Añadir la primera condición

1. Utilice el menú desplegable para establecer la sentencia `Si’ en `Todo». La sentencia’If’ le permite elegir entre dos formas, ‘If any’ y ‘If all’. La declaración’Si’ es útil cuando tiene múltiples condiciones que probar, como en este ejemplo, en el que queremos probar los campos `De’ y `Sujeto’. Si sólo va a probar una condición, como el campo «De», la sentencia «Si» no importa, por lo que puede dejarla en su estado predeterminado.

2. En la sección «Condiciones», justo debajo de la sentencia «Si», seleccione «De» en el menú desplegable de la izquierda.

3. En la sección ‘Condiciones’, justo debajo de la declaración ‘Si’, seleccione ‘Contiene’ en el menú desplegable de la derecha.

4. Si tenía un mensaje de la empresa de la tarjeta de crédito abierto cuando empezó a crear esta regla, el campo «Contiene» se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico «De» correspondiente. De lo contrario, deberá introducir esta información manualmente. Para este ejemplo, introduciremos alert.examplebank.com en el campo’Contiene’.

Agregar la Segunda Condición

1. Haga clic en el botón más (+) a la derecha de la condición existente.

2. Se creará una segunda condición.

3. En la segunda sección de condiciones, seleccione’Asunto’ en el menú desplegable de la izquierda.

4. En la segunda sección de condiciones, seleccione’Contiene’ en el menú desplegable de la derecha.

5. Si tenía un mensaje de la compañía de la tarjeta de crédito abierto cuando empezó a crear esta regla, el campo «Contiene» se rellenará automáticamente con la línea «Asunto» correspondiente. De lo contrario, deberá introducir esta información manualmente. Para este ejemplo, ingresaremos Ejemplo de extracto bancario en el campo «Contiene».

Agregar la acción a realizar

1. En la sección «Acciones», seleccione «Ajustar color» en el menú desplegable de la izquierda.

2. En la sección’Acciones’, seleccione ‘Texto’ del menú desplegable del medio.

3. En la sección «Acciones», seleccione «Rojo» en el menú desplegable de la derecha.

4. Haga clic en el botón’OK’ para guardar la nueva regla.

Su nueva regla se utilizará para todos los mensajes posteriores que reciba. Si desea que la nueva regla procese el contenido actual de su bandeja de entrada, seleccione todos los mensajes de su bandeja de entrada y, a continuación, seleccione «Mensajes, reglas de aplicación» en el menú Correo.

Las reglas de Apple Mail son muy versátiles. Puede crear reglas complejas con múltiples condiciones y acciones. También puede crear varias reglas que trabajen juntas para procesar los mensajes. Una vez que pruebes las reglas de Mail, te preguntarás cómo te las arreglaste sin ellas.