Cómo proteger con contraseña un documento de Word


Existen varias opciones para bloquear un documento de Word, limitar los permisos y proteger su contenido con contraseña. La mayoría de estos procesos funcionarán para las versiones de Microsoft Word 2010 y posteriores tanto para Windows como para Mac; Word Online no admite documentos protegidos por contraseña. Las siguientes capturas de pantalla se aplican a los usuarios de Microsoft Word para Windows, con rutas alternativas detalladas también para los usuarios de Mac.

Proteger su documento

Proteger documento en Microsoft Word Microsoft Word ofrece múltiples maneras de proteger su documento de lectores y editores no deseados.

Al hacer clic en Archivo en su documento Word, pasará a la pantalla Información . Aquí tiene un conjunto de herramientas llamado Proteger documento que proporciona el menú desplegable con tres opciones para agregar una variedad de protecciones de contraseña a su documento.

Opción 1: Marcar como final (sólo para las versiones de Microsoft Office después de 2010 en Windows)

Marcar como final en Microsoft Word Al seleccionar “Marcar como final” se avisa a los lectores y se desactivan todas las funciones de edición.

Seleccionando Mark as Final se informará a cualquiera que abra el documento de que está completo, y también se protegerá para que sea “Sólo lectura” y no permitirá ninguna edición. También ocultará cualquier marca de edición restante, cambios rastreados o comentarios. Aparecerá un banner en la parte superior del documento para informar a los lectores del estado.

Esta es la opción menos segura porque todavía permite a los lectores hacer clic en Editar de todos modos y cambiar el documento. Simplemente proporciona una manera de compartir abiertamente el contenido y al mismo tiempo hacer saber a los demás participantes que el documento está completo.

Opción 2: Cifrar con contraseña

Cifrar documento en Microsoft Word La opción Cifrar documento permite a los autores solicitar una contraseña para abrir un archivo de Microsoft Word.

La segunda opción en la lista Proteger documento es Encriptar con contraseña. Al hacer clic en esta opción se abrirá la ventana Cifrar documento , lo que le permitirá crear una contraseña para el documento.

Nota: Los usuarios de Word para Mac 2011 deberán utilizar la ruta Word> Preferences> Personal Settings> Security> Password to Open. Los usuarios de Word para Mac 2016 y Office 365 para Mac seguirán a Revisar> Proteger documento para acceder al menú Seguridad y establecer una contraseña.

Solicitud de contraseña en Microsoft Word Abrir un documento de Word protegido requiere que los usuarios ingresen una contraseña antes de ver cualquier contenido.

La función de contraseña no incluye una opción de recuperación, por lo que perder la contraseña hará imposible abrir el documento. Tendrá que introducir la contraseña elegida dos veces para confirmarla, y se le pedirá que abra el documento a partir de ese momento. Cuando un usuario abre el documento, se le pedirá que introduzca la contraseña. Introducir la contraseña correcta permitirá la lectura y edición, a menos que el autor haya utilizado protecciones adicionales.

Opción 3: Restringir la edición

Restringir edición en Microsoft Word La barra de herramientas Restringir edición permite a los autores limitar los cambios de formato y texto.

La selección Restringir edición proporciona a los autores opciones para limitar las opciones dentro del documento

.

Nota: También se puede acceder a esta opción a través de la pestaña Revisar en la caja de herramientas Proteger ( Protección para usuarios de Mac).

Nota: Los usuarios de Word para Mac 2011 deberán utilizar la ruta Word> Preferences> Personal Settings> Security> Password to Modify. Los usuarios de Word para Mac 2016 y Office 365 utilizarán la ruta Revisar> Proteger documento para abrir la ventana Protección y luego seleccionar opciones para Proteger documento para.

La opción más útil es la segunda, Editar Restricciones . Marcar la casilla debajo de esa opción proporciona la posibilidad de limitar la edición del usuario a una de las cuatro opciones:

  1. Los cambios rastreados hacen posibles los cambios, pero con seguimiento obligatorio.
  2. Comentarios permite a los usuarios colocar comentarios en el documento, pero no editar texto.
  3. Rellenar formularios ( Formularios para usuarios de Mac) permite a los usuarios rellenar áreas preformateadas únicamente.
  4. Sin cambios ( Sólo lectura para usuarios de Mac) prohíbe toda edición y comentarios.

Para que cualquiera de estos cambios surta efecto, el autor debe elegir Iniciar ejecución haciendo clic en el botón “Sí, iniciar la ejecución de la protección” en la barra de herramientas Restringir edición en el menú de Windows. Los usuarios de Mac seleccionarán OK . Esto le pedirá que cree una contraseña, que puede ser la misma que una contraseña para abrir el documento o diferente.

Seguridad aumentada

Finalmente, estas herramientas pueden ser utilizadas en combinación. Por ejemplo, puede requerir una contraseña para abrir el documento, marcarlo como final y restringir la edición a sólo lectura, en caso de que un lector decida elegir Editar de todos modos incluso cuando el documento se marcó como final.

El uso de estas protecciones le ayudará a mantener su archivo protegido de lectores no aprobados y ediciones no intencionadas.

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