Cómo realizar una fusión de Microsoft Word Mail desde Excel

Cómo realizar una fusión de Microsoft Word Mail desde Excel

Cómo realizar una fusión de Microsoft Word Mail desde Excel

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La función de combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel simplifica el proceso de envío del mismo documento, pero con cambios personalizados, a varios destinatarios. El término fusionar proviene del hecho de que un documento (una carta, por ejemplo) se fusiona con un documento fuente de datos, como una hoja de cálculo.

Nota : La información en este documento se aplica a Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007. La función de combinación de correspondencia es compatible con Word 2019, Word 2016, Word 2013 y Word 2010.

Índice de contenidos

Preparar los datos para la combinación de correspondencia

La función de combinación de correspondencia de Word funciona a la perfección con datos de Excel. Aunque Word también le permite crear una fuente de datos, las opciones para utilizar estos datos son limitadas. Si ya tiene los datos de su lista de correo en una hoja de cálculo, no tiene sentido volver a escribir toda la información en la fuente de datos de Word.

Teóricamente, cualquier hoja de trabajo de Excel puede estar en una función de fusión de correo de Word sin ninguna preparación especial. Sin embargo, debe tomarse un tiempo para preparar su hoja de trabajo para optimizar el proceso de combinación de correspondencia.

Captura de pantalla de Excel que muestra los datos listos para ser fusionados en Word

Organizar los datos de la hoja de cálculo

Los datos de su lista de correo de Excel deben estar organizados ordenadamente en filas y columnas. Piense en cada fila como un único registro y en cada columna como un campo que va a insertar en su documento. Si necesita una actualización, consulte el tutorial de entrada de datos de Excel.

Crear una fila de encabezado

Cree una línea de encabezado para la hoja que desea utilizar para la combinación de correspondencia. Una fila de encabezado es una fila que contiene etiquetas que identifican los datos en las celdas debajo de ella. Excel puede ser quisquilloso a veces al diferenciar entre datos y etiquetas, así que aclárelos usando texto en negrita, bordes de celdas y sombreado de celdas que son únicos en la fila de encabezado. Esto asegura que Excel lo diferencie del resto de sus datos.

Captura de pantalla de Excel mostrando datos de encabezado

Más tarde, cuando se fusionan los datos de la lista de correo con el documento principal, las etiquetas aparecen como los nombres de los campos de fusión. Esto elimina cualquier confusión en cuanto a los datos que se insertan en su documento.

Es una buena práctica etiquetar las columnas en su hoja de trabajo de Excel. Ayuda a prevenir errores en el futuro.

Poner todos los datos en una sola hoja

Los datos de la lista de correo que desea utilizar para la combinación de correspondencia deben estar en una hoja. Si se distribuye en varias hojas, combine las hojas o realice varias combinaciones de correo. Además, asegúrese de que las hojas estén claramente nombradas, ya que tiene que seleccionar la hoja que desea usar sin verla.

Captura de pantalla de Word que muestra cómo insertar una lista existente

Asociar una fuente de datos en una combinación de correspondencia

Para asociar su hoja de trabajo preparada en Excel que contiene su lista de correo con su documento de Word:

  1. En Word, seleccione la ficha Mailings .

  2. Seleccione Iniciar combinación de correspondencia y elija un tipo de documento de la lista desplegable.

    En este tutorial, los datos de la hoja de trabajo se añadirán a una carta. Elija Cartas para seguir.

  3. En la ficha Envíos, seleccione Seleccionar destinatarios y elija un tipo de lista de correo de la lista desplegable.

    En este tutorial, los datos de la lista de correo se encuentran en una hoja de cálculo de Excel guardada. Elija Use una lista existente para seguir.

  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar fuente de datos, busque y seleccione el archivo de Excel que contiene los datos de la lista de correo y seleccione Abrir .

  5. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, seleccione la hoja de trabajo que contiene los datos de la lista de correo.

    Si su Excel tiene cabeceras de columna, asegúrese de que la opción Primera fila de datos contiene cabeceras de columna esté marcada.

  6. Seleccione OK .

Después de asociar la fuente de datos con el documento principal, es el momento de introducir texto o editar el documento de Word. Sin embargo, no se pueden realizar modificaciones en la fuente de datos en Excel. Si necesita hacer cambios en los datos, cierre el documento en Word antes de abrir la fuente de datos en Excel.

Captura de pantalla de Excel que muestra la inserción de Campos de fusión

Insertar campos de fusión en el documento

  1. En Word, seleccione Mailings> Insertar campo de fusión para abrir el cuadro de diálogo Insertar campo de fusión.

  2. Elija el campo que desea añadir a su documento y seleccione Insertar .

Ver documentos de combinación de correspondencia

Al insertar campos de fusión en un documento, Word no transfiere el formato de los datos de la fuente de datos. Si desea aplicar formatos como cursiva, negrita o subrayado, debe hacerlo en Word.

Si está visualizando el documento con campos, seleccione las flechas dobles a ambos lados del campo al que desea aplicar el formato. Si está viendo los datos fusionados en el documento, resalte el texto que desea cambiar.

Cualquier cambio de formato se lleva a cabo en todos los documentos fusionados, no sólo en el documento individual.

Vista previa de los documentos fusionados

Para previsualizar los documentos fusionados, seleccione Previsualizar resultados en la ficha Envíos. Este botón funciona como un conmutador, así que si desea volver a ver sólo los campos y no los datos que contienen, selecciónelos de nuevo.

Navegue por los documentos fusionados utilizando los botones de navegación de la cinta de la ficha Correo. Lo son, de izquierda a derecha: Primer registro , Registro anterior , Ir al registro , , Próximo registro , , y Último registro .

GIF mostrando datos fusionados en Word

Antes de fusionar los documentos, obtenga una vista previa de todos ellos, o de tantos como pueda, para verificar que todo se haya fusionado correctamente. Preste especial atención a la puntuación y el espaciado alrededor de los datos fusionados.

Finalizar el documento de combinación de correspondencia

Cuando esté listo para fusionar los documentos, tiene dos opciones.

  • Imprimir documentos: La primera es fusionarlas con la impresora. Si elige esta opción, los documentos se envían a la impresora sin ninguna modificación. Puede fusionar a la impresora seleccionando Mailings> Finish & Merge> Print Documents .
  • Editar documentos individuales: Si necesita personalizar algunos o todos los documentos (aunque sería aconsejable añadir un campo de nota en la fuente de datos para notas personalizadas) o realizar cualquier otro cambio antes de imprimir, edite cada documento individual. Para ello, seleccione Mailings> Finish & Merge> Edit Individual Documents .

Captura de pantalla de Word que muestra la opción Imprimir para Mail Merge

Cualquiera que sea el método que elija, se le presentará un cuadro de diálogo en el que podrá pedir a Word que fusione todos los registros, el registro actual o un rango de registros. Seleccione los registros que desea imprimir y seleccione OK .

Si desea fusionar un rango, introduzca el número de inicio y el número final de los registros que desea incluir en la fusión y seleccione OK .

Si ha seleccionado imprimir los documentos, después de que aparezca la ventana de diálogo, se le presentará la ventana de diálogo Imprimir. Puede interactuar con él de la misma manera que con cualquier otro documento.

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