Hay un par de formas de convertir un formulario en un informe en Microsoft Access 2013. Si desea un informe que se vea exactamente igual que el formulario, el proceso es extremadamente sencillo. Si desea poder manipular los datos después de la conversión, el esfuerzo es sólo ligeramente mayor.
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Razones para convertir un formulario Access 2013 en un informe
- La razón más común para convertir un formulario en un informe es crear algo que sea fácil de imprimir con todos los datos que un informe puede ofrecer.
- Los formularios muestran todo lo que se introdujo para los registros, lo que le permite ver lo que se introdujo y qué campos (si los hubiera) estaban en gris. Los formularios dan una idea de cómo los usuarios introducen la información. Si se observa un patrón claro de errores, falta de información o datos duplicados, el hecho de poder imprimir un informe que muestre la fuente de la entrada de datos le da una idea más precisa de lo que salió mal y dónde.
- Otras veces puede que le guste la forma en que aparecen las cosas en el informe y desea poder trabajar con los datos de una manera que ya le resulte familiar a usted o a su público. Trabajar en un informe editable hace que los datos se puedan presentar en presentaciones de diapositivas, conferencias y folletos.
Diferentes tipos de conversiones
Hay dos maneras principales de convertir un formulario en un informe:
- Uno en el que los datos son estáticos y aparecen como usted desea que se impriman
- Uno en el que los datos están activos y pueden ser manipulados para organizar el informe como usted desea que se vea antes de imprimirlo
.
Mientras que es obvio por qué querría imprimir datos estáticos desde un formulario, es menos obvio por qué querría ser capaz de manipular los datos. Dado el tiempo que se tarda en crear un formulario en comparación con la creación de un informe, lo más probable es que el formulario sea presentable, pero no se debe cambiar la apariencia de un solo informe. Si sólo desea reorganizar los datos, Microsoft Access 2013 le permite manipular el formulario convertido para que el informe tenga exactamente el aspecto que necesita sin tener que dedicar mucho tiempo a recrear el formulario como un informe.
Convertir un formulario para imprimir
El proceso para convertir un formulario para poder imprimirlo como un informe es relativamente fácil.
- Abra la base de datos que contiene el formulario que desea utilizar.
- Abra el formulario a convertir.
- Ir a Archivo> Guardar como> Guardar objeto como .
- Vaya a la sección llamada Guardar el objeto actual de la base de datos y haga clic en Guardar objeto como .
- Introduzca el nombre del informe en Save ‘Campaign List Subform’ to: en la ventana emergente.
- Cambiar Como de Formulario a Informe .
- Haga clic en Aceptar para guardar el formulario como un informe.
Abra el informe y revíselo para asegurarse de que aparece como usted desea antes de imprimirlo. Cuando esté listo, haga clic en Informar en Objetos en Base de datos y seleccione el informe.
Convertir un formulario en un informe que se puede modificar
Convertir un formulario en un informe que se puede modificar es sólo un poco más complicado porque hay que tener en cuenta la vista en la que se está cuando se graba el informe.
- Abra la base de datos que contiene el formulario que desea utilizar.
- Haga clic con el botón derecho en el formulario que desea convertir y haga clic en Vista de diseño .
- Go Archivo> Guardar como> Guardar objeto como .
- Vaya a la sección llamada Guardar el objeto actual de la base de datos y haga clic en Guardar objeto como .
- Introduzca el nombre del informe en Save ‘Campaign List Subform’ to: en la ventana emergente.
- Cambiar Como de Formulario a Informe .
- Haga clic en OK .
Ahora puede hacer ajustes al informe sin empezar de cero ni guardar una nueva versión del formulario. Si cree que el nuevo aspecto debe convertirse en el aspecto permanente, puede actualizar el formulario para que coincida con los cambios que realizó en el informe.
