Dominar el uso de las macros de Microsoft Word

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Una macro es una serie de comandos que se graban para que se puedan reproducir o ejecutar más tarde. Crear y ejecutar macros no es demasiado difícil, y la eficiencia resultante bien vale la pena el tiempo dedicado a aprender a utilizarlas. Este tutorial cubre las macros de Word 2003. Si tiene una versión posterior, puede grabar macros en Word 2007 y crear macros en Word 2010.

Creación de macros

Hay un par de maneras diferentes de crear macros de Word: La primera y más fácil manera es usar el grabador de macros. La segunda forma es usar VBA, o Visual Basic para Aplicaciones. Además, las macros de Word pueden ser editadas usando VBE, o Visual Basic Editor.

Hay más de 950 comandos en Word, la mayoría de los cuales se encuentran en menús y barras de herramientas y tienen teclas de acceso directo asignadas. Algunos de estos comandos, sin embargo, no están asignados a menús o barras de herramientas por defecto. Antes de crear su propia macro de Word, debe verificar si ya existe y si se puede asignar a una barra de herramientas. Para ver los comandos disponibles en Word, siga estos pasos:

  1. En el menú Herramientas , haga clic en Macro.
  2. Haga clic en Macros en el submenú; también puede utilizar la tecla de acceso directo Alt + F8 para acceder al cuadro de diálogo Macros.
  3. En el menú desplegable junto a la etiqueta Macros en , seleccione Comandos Word .
  4. Aparecerá una lista alfabética de los nombres de los comandos. Si resalta un nombre, aparecerá una descripción del comando en la parte inferior de la caja bajo la etiqueta Description .

Si el comando que desea crear ya existe, no debe duplicarlo con su propia macro de Word. Si no existe, proceda a crear su macro de Word.

Planificación de macros de Word eficaces

El paso más importante para crear macros de Word eficaces es la planificación cuidadosa. Aunque pueda parecer un poco obvio, debe tener una idea clara de lo que quiere que haga la macro de Word, cómo hará más fácil su trabajo en el futuro, y las circunstancias en las que pretende utilizarla. De lo contrario, es posible que termine dedicando tiempo a crear una macro ineficaz que no utilizará.

Una vez que tenga estas cosas en mente, es hora de planificar los pasos reales. Esto es importante porque el grabador recordará todo lo que haga y lo incluirá en la macro. Por ejemplo, si escribe algo y luego lo borra, cada vez que ejecute esa macro, Word hará la misma entrada y luego la borrará, haciendo una macro descuidada e ineficiente.

Cuando esté planificando sus macros, he aquí algunas cosas que debe tener en cuenta:

  • Planifique los comandos y el orden en el que desea que la macroinstrucción los ejecute.
  • Conozca las teclas de acceso directo de los comandos que planea utilizar. Esto es especialmente importante para la navegación; no podrá utilizar el ratón para la navegación dentro del área de documento cuando esté ejecutando el grabador. Además, creará una macro más ligera si utiliza una tecla de acceso directo en lugar de las teclas de flechas.
  • Planifique los mensajes que Word podría mostrar y que detendrán la macro.
  • Utilice el menor número de pasos posible para mantener la macroeficiencia.
  • Realice al menos una ejecución de test antes de iniciar la grabación.

Una vez que haya planificado la macro de Word y realizado una ejecución, estará listo para grabarla. Si ha planificado su macro con suficiente cuidado, la parte más fácil del proceso será grabarla para su uso posterior. Es tan fácil, de hecho, que la única diferencia entre crear una macro y trabajar en el documento es que hay que pulsar unos cuantos botones adicionales y hacer un par de selecciones en los cuadros de diálogo.

Configuración de la grabación de macros

Primero, haga clic en Herramientas en el menú y luego haga clic en Grabar nueva macro…. para abrir el cuadro de diálogo Grabar macro.

En la casilla debajo de “Macro name”, escriba un nombre único. Los nombres pueden contener hasta 80 letras o números (sin símbolos ni espacios) y deben comenzar con una letra. Es aconsejable introducir una descripción de las acciones que realiza la macro en el cuadro Descripción. El nombre que asigne a la macro debería ser lo suficientemente único como para que recuerde lo que hace sin tener que referirse a la descripción.
Una vez que haya nombrado su macro e introducido una descripción, seleccione si desea que la macro esté disponible en todos los documentos o sólo en el documento actual. Por defecto, Word pone la macro a disposición de todos sus documentos, y probablemente encontrará que esto tiene más sentido. Sin embargo, si decide limitar la disponibilidad del comando, simplemente resalte el nombre del documento en el cuadro desplegable Guardar macro en .
Cuando haya introducido la información para la macro, haga clic en OK . La barra de herramientas de la Macro Grabar aparecerá en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Grabar su macro

El puntero del ratón tendrá ahora un pequeño icono que parece una cinta de casete al lado, indicando que Word está grabando sus acciones. Ahora puede seguir los pasos que estableció en la etapa de planificación; una vez que haya terminado, presione el botón Detener (es el cuadrado azul a la izquierda). Una vez que pulse el botón Detener , la macro de Word estará lista para su uso.

Si, por cualquier motivo, necesita pausar la grabación, haga clic en el botón Pausar grabación/recuperar grabación (es el botón de la derecha). Para reanudar la grabación, haga clic de nuevo.

Probar su macro

Para ejecutar su macro, utilice la tecla de acceso directo Alt + F8 para abrir el cuadro de diálogo Macros. Resalte su macro en la lista y luego haga clic en Ejecutar . Si no ve su macro, asegúrese de que la ubicación correcta está en la casilla Macros in .

El propósito de crear macros en Word es acelerar su trabajo poniendo tareas repetitivas y secuencias complejas de comandos al alcance de la mano. Lo que podría tomar literalmente horas para hacer manualmente sólo toma unos segundos con el clic de un botón.

Por supuesto, si ha creado muchas macros, la búsqueda a través del cuadro de diálogo Macros consumirá gran parte del tiempo que ahorre. Sin embargo, si asigna a sus macros una tecla de acceso directo, puede omitir el cuadro de diálogo y acceder a la macro directamente desde el teclado, de la misma manera que puede utilizar teclas de acceso directo para acceder a otros comandos en Word.

Creación de accesos directos de teclado para macros

  1. En el menú Herramientas , seleccione Personalizar.
  2. En el cuadro de diálogo Personalizar, haga clic en Teclado .
  3. Se abrirá el cuadro de diálogo Personalizar teclado.
  4. En el cuadro de desplazamiento Categorías, seleccione Macros.
  5. En el cuadro de desplazamiento Macros, busque el nombre de la macro a la que desea asignar la tecla de acceso directo.
  6. Si la macro tiene asignada una combinación de teclas, ésta aparecerá en la casilla debajo de la etiqueta Teclas actuales .
  7. Si no se ha asignado ninguna tecla de acceso directo a la macro, o si desea crear una segunda tecla de acceso directo para su macro, haga clic en el cuadro situado debajo de la etiqueta Presione la nueva tecla de acceso directo .
  8. Introduzca la combinación de teclas que desea utilizar para acceder a la macro. Si la tecla de acceso directo ya está asignada a un comando, aparecerá un mensaje que dice Asignado actualmente a seguido del nombre del comando. Puede reasignar la pulsación de teclas continuando, o puede seleccionar una nueva pulsación de teclas.
  9. En el cuadro desplegable Guardar cambios en seleccione Normal para aplicar el cambio a todos los documentos creados en Word. Para utilizar la tecla de acceso directo sólo en el documento actual, seleccione el nombre del documento de la lista.
  1. Haga clic en Asignar .
  2. Haga clic en Cerrar .
  3. Haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Personalizar.

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