Poner su firma es probablemente la parte más fácil de redactar sus correos electrónicos, y no es sólo porque no hay reglas claras para esta parte de la etiqueta de correo electrónico.

Colocación de firmas por correo electrónico

Ponga su firma de correo electrónico justo debajo del final de sus respuestas de texto, tanto en las respuestas como en los mensajes nuevos. Hazlo tanto en el correo electrónico que envías profesionalmente como en el que se lo envías a familiares y amigos.

• Considere, sin embargo, no utilizar una firma en absoluto en los mensajes privados, ya que la correspondencia privada puede ser más íntima que los mensajes formalizados que utilizan una firma altamente estructurada.
• En las respuestas, ninguna firma o una resumida son también buenas opciones; después de todo, el destinatario ya te conoce.

En la práctica, la ubicación de la firma de correo electrónico variará en función de las preferencias que establezca en su programa de correo electrónico:

• Si incluye mensajes originales con sangría y cita selectiva, su firma aparecerá normalmente en la parte inferior del mensaje.
• Si usted cita perezosamente poniendo su mensaje encima del mensaje original (no fragmentado), su firma estará generalmente entre su mensaje y el mensaje original que usted cita, justo encima de la línea «–Mensaje Original–«.

La diferencia entre la cotización perezosa y la cotización selectiva es a menudo una función del cliente de correo electrónico que utiliza o de los estándares de su profesión. Los profesionales amantes de Linux, por ejemplo, a menudo confían en las citas selectivas, mientras que Microsoft Outlook las hace de forma predeterminada.

Errores en la colocación de firmas de correo electrónico que debe evitar

Poner su firma donde no pertenece no es una ofensa mayor contra la etiqueta, pero sin embargo debe evitar los errores comunes de colocación para reducir la confusión.

• Firma arriba, respuesta abajo : los lectores están condicionados a no mirar más allá de cualquier firma que encuentren. Si su programa o servicio de correo electrónico está configurado para poner su firma sobre el texto citado en las respuestas y reenvíos, no escriba nada en el texto citado. Lo más probable es que los destinatarios se confundan con su respuesta vacía, pero posiblemente no el tiempo suficiente para encontrar sus respuestas en la parte citada. En su lugar, responda encima de la firma o mueva la firma hasta el final.
• Firma en la parte inferior, responder todo en la parte superior : si responde en la parte superior, pero su firma de correo electrónico está en la parte inferior, los destinatarios nunca verán la firma o, si la ven, la firma puede enviarles a la búsqueda de texto de respuesta en línea que podrían haberse perdido. En su lugar: mueva la firma por encima de la parte citada y por debajo de su respuesta.

Firmas en general

Su firma de correo electrónico no tiene más de cuatro o cinco líneas de texto y contiene el delimitador de firma estándar. Su firma no tiene más de 75 caracteres. Evite, siempre que sea posible, incluir imágenes, ya que algunos programas de correo electrónico tratan las imágenes incrustadas como archivos adjuntos y las sacan del propio mensaje.

Posdata

Naturalmente, si colocas tu firma en los lugares sugeridos, tendrás la opción de incluir postscripts justo debajo de ella. Tenga en cuenta, sin embargo, que algunos programas y servicios de correo electrónico tratan cualquier cosa por debajo del delimitador de firma como parte de la firma misma. Por lo tanto, como alternativa, incluya su postscript debajo de «firmar» el texto principal de su mensaje con su nombre, pero por encima de la firma del correo electrónico.