El uso del WhatsApp en el trabajo puede ser controvertido y puede derivar en muchas situaciones complejas ante las que cabe echar mano de la legislación. Despidos, condiciones salariales o inspecciones pueden tener a la popular app de mensajería como protagonista y todo ello genera dudas a los usuarios, contabilizados en España por más de 35 millones aproximadamente.

En aras de resolver dudas legales, RB Ruiz Beato Abogados trata de arrojar luz para poner en sobre aviso a los interesados: empleados y empleadores. He aquí 4 preguntas y sus respuestas acerca el uso del WhatsApp en el trabajo. Vaya por delante que en los términos y condiciones de uso de la plataforma existe un larga lista de actividades prohibidas que pueden acarrear consecuencias legales y penales por violación de derechos de privacidad, publicidad, propiedad intelectual o industrial, o por la difusión de mensajes ofensivos.

De este modo, la primera regla a la hora usar WhatsApp en el trabajo es NO MENTIR.

4 dudas legales (y sus respuestas) sobre el uso del WhatsApp en el trabajo

1 ¿Puede mi feje examinar mis mensajes de WhatsApp en el trabajo?

La utilización exclusiva de los activos de la compañía es una de las disputas laborales más comunes, puesto que se restringe el derecho a la confidencialidad y resguardo de los empleados. No obstante, cualquier instrumento y aparato proporcionado por la empresa a los trabajadores con el fin de llevar a cabo sus labores puede ser inspeccionado siempre y cuando se haya notificado previamente.

En realidad, según una sentencia reciente del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, al analizar el despido de una empleada después de revisar intercambios de WhatsApp, se resalta que examinar los intercambios no vulnera la privacidad del empleado si el contrato detalla que el teléfono móvil es exclusivamente para uso profesional y, aún más, cuando en este caso solo se examinaron los mensajes del empleado y de los clientes, por lo tanto, la empresa cubre la expectativa razonable de privacidad.

2 ¿Tiene carácter obligatorio un salario acordado por WhatsApp?

La conveniencia y prontitud de los servicios de mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram, Messenger…) y de las plataformas sociales (LinkedIn, Facebook, Instagram…) han provocado que en numerosas ocasiones se lleguen a discutir términos de remuneración o se acepten condiciones de forma personal en relación a cualquier asunto privado. No obstante, es preferible tener en cuenta que es más recomendado no hacer uso de este tipo de servicios electrónicos para tratar, justificar o demostrar cualquier propuesta o acuerdo relativo al ámbito laboral profesional o personal.

A pesar de la existencia de servicios de validación digital o de expertos en tecnología digital, varias sentencias advierten sobre la capacidad de manipular digitalmente cualquier archivo electrónico y el anonimato que permiten dichos sistemas, junto con la posibilidad de crear cuentas con una identidad falsa, hacen completamente factible simular una comunicación en la que un solo usuario interactúa consigo mismo.

3 ¿Es posible incluirme en un grupo de trabajadores de la compañía?

El grupo de amigos, el familiar, el de actividades extracurriculares, el de la clase de los hijos… Nos encontramos acostumbrados a tener una gran cantidad de grupos de chats, pero ¿puede la empresa exigir que participe en un grupo de WhatsApp?

En caso de tratarse de una herramienta de trabajo y un medio de comunicación frecuente de la empresa se pueden incorporar a los empleados, sin embargo se requiere obtener su aprobación previa. Es importante recordar que el Ayuntamiento de Boecillo, un pueblo de 4.000 habitantes en Valladolid, fue condenado por la Agencia Española de Protección de Datos por crear un grupo en el cual se incluyó a 272 residentes que posteriormente denunciaron al ayuntamiento por haberlos añadido a este grupo de WhatsApp sin su consentimiento, violando la legislación de protección de datos.

4 ¿Es posible que me despidan a través de WhatsApp?

Se generó un gran revuelo cuando Elon Musk anunció a finales de 2022, a través de correo electrónico, su intención de despedir a los trabajadores de Twitter. Esta situación no es posible en España, donde la pandemia y el trabajo remoto han resultado en sentencias impactantes relacionadas con la terminación laboral durante la COVID. Aunque el uso de nuevas tecnologías y canales de comunicación es común para conversaciones y la colaboración en tareas de trabajo, para comunicar un despido se deben cumplir ciertos requisitos establecidos por la legislación que, muchas veces, no se pueden cumplir mediante un correo electrónico o un mensaje de WhatsApp.

Por ejemplo, en una sentencia del 20 de mayo de 2021, el Tribunal Superior de Justicia (TSJ) de Galicia ya indicó que no se consideraba válido notificar el despido a un empleado a través de WhatsApp debido a que no cumplía con los requisitos establecidos en la legislación y la jurisprudencia. Estos requisitos incluyen que sea por escrito; que se mencionen los hechos que causan el despido en caso de ser disciplinario, o la causa si es objetivo; y que quede evidencia fehaciente de la entrega de la carta.