La combinación de correspondencia es una herramienta que simplifica la creación de un conjunto de documentos que son similares pero que contienen elementos de datos únicos y variables. Esto se logra vinculando una base de datos que contiene esos elementos de datos a un documento, que contiene campos de fusión en los que se completarán esos datos únicos.

La combinación de correspondencia le ahorra tiempo y esfuerzo al automatizar el proceso de introducir datos estandarizados como nombres y direcciones en un documento. Por ejemplo, puede vincular una carta de formulario a un grupo de contactos en Outlook; esta carta puede tener un campo de fusión para la dirección de cada contacto y otro para el nombre del contacto correspondiente como parte del saludo de la carta.

Usos de Mail Merge

La fusión de correspondencia, para muchas personas, evoca pensamientos de correo basura. Si bien es innegable que los profesionales del marketing utilizan la combinación de correspondencia para generar grandes cantidades de correo de forma rápida y sencilla, muchos otros usos pueden sorprenderle y cambiar la forma de crear algunos de sus documentos.

Puede utilizar la combinación de correspondencia para crear cualquier tipo de documento impreso, así como documentos y faxes distribuidos electrónicamente. Los tipos de documentos que puede crear utilizando una combinación de correspondencia son prácticamente ilimitados. Algunos ejemplos:

• Catálogos
• Inventarios
• Facturas
• Etiquetas
• Sobres
• Y, por supuesto, cartas

Cuando se utiliza de forma inteligente, la fusión de correo puede mejorar enormemente su productividad. También puede aumentar la eficacia de los documentos que se crean. Por ejemplo, al personalizar las cartas con los nombres de los destinatarios u otros elementos que son específicos de cada destinatario, usted presenta una imagen personal y pulida que prepara el escenario para el resultado que desea.

Anatomía de una combinación de correspondencia

Una combinación de correspondencia consta de dos partes principales: el documento y la fuente de datos, también conocida como base de datos, Microsoft Word simplifica su trabajo permitiéndole utilizar otras aplicaciones de Office como Excel y Outlook como fuentes de datos. Si dispone de la suite completa de Office, utilizar una de sus aplicaciones como fuente de datos es fácil, cómodo y muy recomendable. El uso de contactos que ya ha introducido en sus contactos de Outlook, por ejemplo, le evitará tener que volver a introducir esa información en otra fuente de datos. El uso de una hoja de cálculo de Excel existente le proporciona una flexibilidad aún mayor con sus datos que la que creará la fuente de datos Word.

Sin embargo, si sólo tiene el programa Word, todavía puede utilizar la función de combinación de correspondencia. Word tiene la capacidad de crear una fuente de datos totalmente personalizable para que usted la utilice en su combinación de correspondencia.

Configuración de una combinación de correspondencia

Una fusión de correspondencia puede parecer complicada y compleja — los documentos que contienen muchos datos y que dependen de grandes bases de datos ciertamente pueden serlo. Word, sin embargo, simplifica la configuración de una combinación de correspondencia para usos comunes al proporcionar asistentes que le guiarán en el proceso de vincular su documento a una base de datos. Generalmente, usted puede completar el proceso en menos de 10 pasos bastante fáciles, incluyendo la búsqueda y corrección de errores. Esto es menos de lo que le llevaría preparar su documento manualmente, y con mucho menos tiempo y molestias.