Los problemas más habituales de las reuniones virtuales

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Los problemas más habituales de las reuniones virtuales

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Las reuniones virtuales continuan en nuesta vida diaria, pero siguen sin tener todos los probelmas resueltos. Es un hecho que una de las consecuencias más palpables tras la pandemia en entornos laborales ha sido un aumento de las reuniones virtuales por parte de miembros de un equipo de trabajo. Inicialmente para muchos, este paso hacia la pantalla supuso muchos problemas en cuanto a experiencia o la adopción de tecnologías en su propia casa.

Ello ha generado un extra de trabajo en los departamentos informáticos, así como también un esfuerzo inversión por parte de las empresas en equipamiento útil para el teletrabajo y la vida híbrida.

A pesar de haber pasado ya más de dos años largos de la implantación repentina del teletrabajo y las reuniones virtuales a nivel profesional, todavía siguen existiendo problemas de todo tipo para desarrollar con fluidez este tipo de procesos.

La empresa Barco, referente en el mundo en el desarrollo de soluciones de visualización en red para negocios, ha comprobado que en el día a día de las reuniones virtuales e híbridas los trabajadores experimentan la paradoja de los problemas y beneficios del trabajo híbrido.

En algunas ocasiones, esta modalidad puede hacerles sentir muy capacitados debido a que aumentan sus niveles de productividad y consiguen hacer muchas tareas. Sin embargo, otras veces se estrellan contra las fronteras de la colaboración virtual, las frustraciones técnicas, emocionales y funcionales se imponen y sienten una desconexión debido precisamente a estas reuniones virtuales,  tanto de su ambiente laboral como con sus colegas.

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Reuniones virtuales con estrés

¿Cuáles son los principales factores que impulsan el estrés de las reuniones híbridas? La colaboración y la conexión entre los trabajadores son el pegamento de la empresa; no obstante, en un entorno híbrido, éstas pueden estar sometidas a una gran presión. La equidad en las reuniones se ha convertido en algo más que una palabra de moda, ya que añadir participantes remotos a una junta hace que la colaboración sea más compleja y menos intuitiva ya que es probable que se dificulte la tarea de conseguir un asiento tanto en la mesa virtual como en la híbrida.

Las reuniones virtuales seguirán existiendo y por eso es fundamental saber adaptar a esta nueva realidad que ha llegado para quedarse.

En un estudio realizado por Barco, enfocado en los trabajadores, se encontró que:

  • 1 de cada 3 se siente silenciado en las videoconferencias.
  • Al 61% le cuesta hacerse notar.
  • 1 de cada 2 tiene problemas técnicos con el video y/o el audio.

Al respecto, Rodrigo Cornejo, Director General México y Director de Canales para Latinoamérica en Barco, menciona que “reducir los niveles de estrés en la fuerza de trabajo es un propósito que en Barco se ha logrado alcanzar a través de las soluciones tecnológicas que se ofrecen para diferentes sectores. Para el empresarial, ClickShare es la herramienta ideal para que las reuniones híbridas se desarrollen a la perfección sin tener que alterarse por fallas técnicas que no dependen de las personas”.

Reducir los niveles de estrés y mantener bajo control la ansiedad, es una meta que necesariamente se tiene que alcanzar para hacer frente a los desafíos emocionales que se enfrentan actualmente en la era del trabajo híbrido. Aunque la mayoría de los empleados se sienten satisfechos, socialmente relacionados y con energía en las reuniones híbridas, algunos luchan con las siguientes emociones:

  • El 71% encuentra estresantes las reuniones híbridas.
  • 7 de cada 10 se sienten frustrados por problemas técnicos recurrentes.
  • El 60% se encuentra con problemas técnicos al intentar acceder o mantener conversaciones virtuales.

Problemas funcionales en las reuniones virtuales

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Las preocupaciones funcionales de los trabajadores se centran en que, el no estar físicamente presentes en las reuniones, puede impactar en perder pistas y partes críticas de la conversación o tener problemas para unirse a la conversación virtual. Es importante señalar que:

  • El 60% se encuentra con problemas técnicos al intentar acceder o mantener conversaciones virtuales.
  • El 63% de los participantes remotos no puede seguir las conversaciones paralelas.
  • El 31% no puede leer el lenguaje corporal o las señales sociales.
  • 6 de cada 10 tienen problemas para captar la atención en la reunión.
  • El 56% dice que los líderes de las reuniones se centran demasiado en los que están físicamente presentes en la sala de reuniones.
  • El 62% no puede oír bien a la gente.

Problemas técnicos

En relación con las cuestiones técnicas, las reuniones híbridas dependen en gran medida de la tecnología para facilitar una colaboración fluida. La calidad de la conexión, la integración de diferentes soluciones, la complejidad y facilidad de uso de la tecnología son factores que influyen en el aumento de estrés de los empleados. Por ejemplo:

  • El 48% tiene problemas con los cables.
  • El 58% tiene problemas para compartir contenidos.
  • 1 de cada 2 tiene dificultades para conectarse al audio y al video.
  • El 54% se enfrenta a un mal funcionamiento de la tecnología de la sala de reuniones.
  • 1 de cada 2 se siente confundido por las diferentes configuraciones de las distintas salas de reuniones.

Aunado a lo anterior, la equidad de las reuniones es un aspecto importante para resolver. No tener un acceso equitativo a la tecnología, al contenido y a la conversación repercute, en última instancia, en el bienestar, el compromiso y la rotación de los trabajadores. La mayoría de los problemas de las reuniones virtuales se debe a la falta de conocimientos tecnológicos de la fuerza laboral.

“ClickShare de Barco garantiza la fluidez de las reuniones híbridas, sin cables, a través de la conexión en segundos, pues su tecnología es flexible y sencilla para videollamadas inalámbricas, la colaboración por video es fácil entre los trabajadores remotos y presenciales y, de esta forma, las empresas pueden tener sus oficinas preparadas para los días de trabajo híbrido. El resultado será empleados menos estresados, más enfocados en la colaboración y mejores niveles de productividad”, finalizó Rodrigo Cornejo, Director General México y Director de Canales para Latinoamérica en Barco.

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