La voz es sólo una pieza del rompecabezas de la comunicación. Es posible que haya llegado a un acuerdo con un socio o cliente, pero aún necesita recibir o enviar un presupuesto por correo electrónico o fax; o que la comunicación de voz sea demasiado costosa, puede decidir mantener un diálogo más largo en el chat; o aún así, puede ser necesario discutir un prototipo de producto en videoconferencia con varios socios comerciales.

Por otro lado, no se utilizan herramientas de comunicación sólo en la oficina o en casa, sino también en el coche, en el parque, almorzando en un restaurante e incluso en la cama. También está el hecho de que las empresas se están volviendo cada vez más «virtuales», lo que significa que una empresa o sus trabajadores no están necesariamente confinados a una oficina o dirección física; la empresa puede estar funcionando con muchos elementos descentralizados, la mayoría de los cuales sólo existen en línea.

Debido a la falta de integración de todos estos servicios, el uso de estas diferentes tecnologías no está optimizado. Como resultado, aunque la comunicación puede ser efectiva, está lejos de ser eficiente, tanto técnica como económicamente. Compare, por ejemplo, tener servicios y hardware separados para teléfono, videoconferencia, mensajería instantánea, fax, etc., y tener todos ellos integrados en un mismo servicio y hardware mínimo.

Introduzca las comunicaciones unificadas.

¿Qué es Comunicaciones Unificadas?

Las comunicaciones unificadas (UC) son una nueva arquitectura tecnológica en la que las herramientas de comunicación se integran para que tanto las empresas como los particulares puedan gestionar todas sus comunicaciones en una sola entidad en lugar de por separado. En resumen, las comunicaciones unificadas tienden un puente entre la VoIP y otras tecnologías de comunicación relacionadas con la informática.

Las comunicaciones unificadas también ofrecen un mejor control sobre características importantes como la presencia y el alcance de un solo número, como se muestra a continuación.

El concepto de presencia

La presencia representa la disponibilidad y la voluntad de una persona para comunicarse. Un ejemplo sencillo es la lista de amigos que tienes en tu mensajería instantánea. Cuando están en línea (lo que significa que están disponibles y dispuestos a comunicarse), su programa de mensajería instantánea le da una indicación a tal efecto. También se puede mejorar la presencia para mostrar dónde se encuentra y cómo (ya que estamos hablando de integrar muchas herramientas de comunicación) se puede contactar con usted. Por ejemplo, si un amigo no está en su oficina o frente a su computadora, no hay manera de que su mensajero instantáneo pueda hacer que usted se comunique con ella a menos que otras tecnologías de comunicación estén integradas, como las llamadas de PC a teléfono. Con las comunicaciones unificadas, puedes saber dónde está tu amigo y cómo puedes ponerte en contacto con él… pero, por supuesto, si quiere compartir esta información.

Alcance de un solo número

Incluso si su presencia puede ser monitorizada y compartida con comunicaciones unificadas, es posible que sea imposible ponerse en contacto con usted si su punto de acceso (una dirección, un número, etc.) no está disponible o no es conocido. Ahora diga que tiene cinco maneras de ser contactado (teléfono, correo electrónico, buscapersonas… lo que usted diga), ¿le gustaría a la gente mantener o conocer cinco diferentes piezas de información para poder contactarlo en cualquier momento que lo desee? Con las comunicaciones unificadas, usted tendrá (como ahora, idealmente) un punto de acceso (un número) a través del cual la gente puede ponerse en contacto con usted, ya sea que esté usando el mensajero instantáneo de su computadora, su softphone, su teléfono IP, su correo electrónico, etc. Un ejemplo de este tipo de servicio basado en softphones es VoxOx, cuyo objetivo es unificar todas sus necesidades de comunicación. El mejor ejemplo de un servicio de alcance con un solo número es Google Voice.

Qué abarcan las comunicaciones unificadas

Puesto que estamos hablando de integración, todo lo que está al servicio de la comunicación puede ser integrado. Aquí hay una lista de las cosas más comunes:

• Servicios unificados de mensajería y multimedia
  • Esto incluye la comunicación de voz en todas sus formas, correo de voz, correo electrónico, fax y otros tipos de elementos multimedia como imágenes, animaciones, vídeo, etc.
• Comunicaciones en tiempo real
  • Los sistemas en tiempo real implican obtener un procesamiento y una respuesta inmediata después de la entrada. Algunos ejemplos son las conferencias, la detección de llamadas, la mensajería instantánea, la paginación, etc.
• Servicios de datos
  • Esto incluye la entrega de información como datos web, servicios en línea, etc.
• Transacciones
  • Esto cubre las transacciones realizadas en línea, a través de la web o de otro modo, como el comercio electrónico, las aplicaciones empresariales, la banca en línea, etc.

¿Cómo pueden ser útiles las comunicaciones unificadas?

He aquí algunos ejemplos de cómo las comunicaciones unificadas pueden ser útiles:

• Las personas que dependen de la movilidad en conexión pueden permanecer conectadas con sus softphones o teléfonos IP inalámbricos incluso cuando están fuera de la oficina o del hogar.
• Las empresas pueden reducir considerablemente los costes de alojamiento de los trabajadores, con todas las implicaciones, permitiéndoles trabajar desde casa. Además, el recurso humano extranjero puede ser aprovechado sin coste adicional y sin los retrasos normales debidos a la distancia geográfica.
• Las llamadas a través de la web y las videoconferencias permitirán una mayor interactividad y, por consiguiente, una mayor productividad, lo que reducirá el coste de los viajes y las telecomunicaciones.
• Usted como individuo, o como negocio, tendrá registros y menos facturas de las que preocuparse, ya que podría tener todos sus servicios de un solo proveedor, y ser contactado a través de un solo número.

¿Están listas las comunicaciones unificadas?

Las comunicaciones unificadas ya han llegado y, como una alfombra roja, se están desplegando gradualmente. Es sólo cuestión de tiempo antes de que todo lo que hemos escrito anteriormente se convierta en un uso común. Un buen ejemplo de un paso gigantesco hacia las comunicaciones unificadas es la suite de comunicaciones de Office de Microsoft. Por lo tanto, las comunicaciones unificadas están listas, pero aún no han llegado a su máxima capacidad. Tu siguiente pregunta debería ser: «¿Estoy listo?»