Todo autónomo o pequeña empresa que facture menos de seis millones de euros está obligado a buscar desde ya un software Verifactu. Si eres empresario y este nombre no te suena, más vale que te vayas familiarizando con él porque es el nuevo sistema de facturación electrónica que entrará en vigor en España a partir de julio de 2025. A través de la llamada Ley Antifraude, toda empresa española con ese dato de facturación estará obligada a informar a Hacienda de cada operación que se realice en el negocio.

Esto será obligatorio para toda España salvo para el País Vasco, donde se cuenta con un régimen fiscal propio. Allí llevan camino adelantado cuando hace unos años se implantó TiketBai, un sistema muy parecido que se diseñó para combatir el fraude fiscal y para acelerar la digitalización de los negocios de Euskadi. Pero allí hubo grandes problemas en la implantación del modelo y aún hoy sigue habiendo incidencias con la nueva facturación.

Así es de prever que Verifactu también causará muchos quebraderos de cabeza a las empresas del resto del Estado. Sirva como anticipo un dato: solo el 7 % de las pymes están preparadas para este cambio, según el Informe Emprende de Holded y Visma. Conclusión: hay que mirar desde ya un software Verifactu que esté certificado para empezar a enterarse de la película. Esto es una información exclusivamente para empresas, si eres un particular no te afecta aunque nunca está de más ampliar conocimientos, ya que nunca se sabe si puedes acabar trabajando como autónomo / emprendedor.

¿Qué hace un software Verifactu?

Verifactu introduce un nuevo estándar en la facturación electrónica al asignar un código único a cada factura y permitir su envío en tiempo real a la Agencia Tributaria. Esto garantiza la autenticidad e integridad de los documentos y evita manipulaciones posteriores. En otras palabras, Hacienda sabe en todo momento lo que estás vendiendo. Imaginemos que eres creador de contenido y tienes que facturar a una agencia un post en Instagram: Hacienda lo sabrá cuándo y cuánto has ganado.

Para cumplir con esta normativa, las empresas deberán contar con software Verifactu certificado, que impedirá la modificación de datos una vez emitida la factura. Además, cada documento incluirá un código QR que permitirá su verificación por parte de clientes y administraciones públicas.

El sistema, aunque automatizado, no será obligatorio en su fase inicial para todas las empresas. Los contribuyentes podrán optar por:

✅ Envío automático a la Agencia Tributaria: Cada factura se reportará en tiempo real.

✅ Registro sin envío inmediato: La factura se firmará digitalmente y quedará almacenada en el software de facturación, lista para ser enviada cuando Hacienda lo requiera.

¿Quiénes deberán cumplir con Verifactu?

La obligación de utilizar un software Verifactu afectará a empresas y autónomos que emitan facturas a clientes finales o a otras empresas, excepto a aquellas que ya operan bajo sistemas de facturación electrónica específicos como el Suministro Inmediato de Información (SII) o el mencionado TicketBAI.

Sectores con alta incidencia de fraude, como la hostelería, la construcción o el comercio minorista, estarán especialmente vigilados. Además, se espera que para enero de 2026, la normativa también se aplique a empresas con una facturación inferior a seis millones de euros.

El gran reto de la digitalización en las pymes

A pesar de la inminente implementación de Verifactu, España sigue rezagada en digitalización fiscal. Según el informe de Holded y Visma, solo el 22 % de las empresas han adoptado soluciones en la nube y un 19 % sigue utilizando Excel para su contabilidad. Además, un 13 % todavía trabaja con papel y lápiz. Es evidente que estos perfiles tendrán muchos problemas para implantar un software Verifactu, pero tendrán que hacerlo sí o sí porque de lo contrario se enfrentarán a sanciones administrativas significativas:

🚨 Multa de hasta 50.000 € por no usar software certificado.

🚨 Sanciones de hasta 150.000 € para proveedores que ofrezcan software sin los estándares requeridos.

🚨 Hasta 1.000 € por licencia para quienes comercialicen software sin certificación.

Contabilidad colaborativa: el aliado de la transición

Para muchas pymes y autónomos, adaptarse a un software Verifactu significa más que cambiar un programa: implica un nuevo enfoque en la gestión contable. La contabilidad colaborativa, que permite a empresarios y asesores trabajar en tiempo real en una misma plataforma, será clave en esta transición. El uso de soluciones en la nube facilita esta colaboración, optimiza la comunicación con gestorías y reduce errores en la contabilidad. Sin embargo, la falta de formación digital sigue siendo un obstáculo, por lo que es crucial que las empresas comiencen a capacitarse cuanto antes.

De los muchas herramientas que se encuentran en el mercado, una buena referencia sería Holded, software de gestión en la nube y una de las soluciones más completas para pymes y autónomos. Holded facilita la emisión de facturas verificables, garantiza el cumplimiento de Verifactu y reduce la carga administrativa, mejorando la eficiencia operativa. Además, ofrece webinars y guías educativas para que las empresas puedan adaptarse sin contratiempos.

El reloj avanza y la digitalización fiscal ya no es una opción, sino una necesidad. Las empresas que tomen medidas ahora no solo evitarán sanciones, sino que también optimizarán su gestión y mejorarán su competitividad en un entorno cada vez más digitalizado.