Cómo crear una base de datos de genealogía en Microsoft Access

¿Está interesado en rastrear sus raíces familiares pero no tiene un buen lugar para almacenar toda su información genealógica? Mientras que hay varios paquetes completos del software del árbol de familia en el mercado, usted puede también utilizar una plantilla libre de Microsoft Access para crear su propia base de datos de la genealogía en su computadora. Microsoft ya ha hecho la mayor parte del trabajo por usted, por lo que no se necesitan conocimientos de programación para empezar.

Microsoft Access

Si aún no tiene Microsoft Access instalado en su computadora, necesitará obtener una copia. Access forma parte de la suite Microsoft Office, por lo que es posible que ya la tenga instalada en su ordenador y no la conozca. Si no tienes Access, puedes comprarlo en línea o en cualquier tienda de informática. La plantilla de genealogía de Microsoft se ejecutará en cualquier versión de Microsoft Access a partir de Access 2003.El uso de la plantilla de la base de datos de genealogía no requiere ningún conocimiento especial de Access o de las bases de datos. Sin embargo, es posible que le resulte útil realizar nuestra visita guiada por Access para conocer mejor el programa antes de empezar.

Descargar e instalar la plantilla

Su primera tarea es visitar el sitio de la comunidad de Microsoft Office y descargar la plantilla de la base de datos de genealogía gratuita. Guárdelo en cualquier lugar de su ordenador donde lo recuerde.Una vez que tenga el archivo en su computadora, haga doble clic en él. El software le guiará a través de la extracción de los archivos necesarios para ejecutar la base de datos en una carpeta de su elección. Recomendamos crear una carpeta de genealogía en la sección Mis Documentos de su ordenador para facilitar la búsqueda de estos archivos.Después de extraer los archivos, te quedas con un archivo de base de datos con un nombre gracioso, algo así como 01076524.mdb. Siéntase libre de cambiarle el nombre si desea hacer algo más amigable. Haga doble clic en este archivo y se abrirá en la versión de Microsoft Access que se está ejecutando en su ordenador.Al abrir el archivo por primera vez, es posible que aparezca un mensaje de advertencia. Esto dependerá de la versión de Access que esté utilizando y de la configuración de seguridad, pero tendrá un valor parecido a “Advertencia de seguridad”: Algunos contenidos activos han sido desactivados.

Haga clic para más detalles.” No te preocupes por esto. El mensaje sólo le indica que la plantilla que ha descargado contiene programación personalizada. Este archivo viene directamente de Microsoft, por lo que es seguro hacer clic en el botón Enable Content para empezar.

Explorar la base de datos

Ahora tendrá la base de datos de genealogía de Microsoft lista para usar. La base de datos se abrirá con el menú que se muestra en la foto de arriba. Tiene varias opciones:

• Ver instrucciones de la base de datos
• Agregar nuevos individuos
• Ver datos individuales
• Importar datos genealógicos (archivo GED)
• Agregar nuevas familias
• Ver datos de familias
• Ver el informe de las familias

Le animamos a que dedique algún tiempo a familiarizarse con la estructura de la base de datos y a explorar cada uno de estos elementos del menú.

Agregar y ver individuos

Una vez que se haya familiarizado con la base de datos, regrese al elemento del menú Agregar nuevos individuos. Al hacer clic en él se abre un formulario que le ofrecerá la oportunidad de introducir información sobre uno de sus antepasados. El formulario de base de datos incluye las siguientes características:

• Nombre completo
• Nombre dado
• Apellido
• Fecha de nacimiento y lugar
• Fecha y lugar de la muerte
• Comentarios
• Padres
• Cónyuge(s)
• Niños

Puede introducir tanta información como tenga y utilizar el campo de comentarios para hacer un seguimiento de las fuentes, las vías para futuras investigaciones o las preguntas sobre la calidad de los datos que está manteniendo.

Una vez que haya agregado individuos a su base de datos, puede utilizar el elemento del menú Ver individuos para examinar sus registros y realizar actualizaciones y correcciones a los datos que ha ingresado.

Crear familias

Por supuesto, la genealogía no se trata sólo de individuos, ¡se trata de relaciones familiares! La opción de menú Agregar nuevas familias le permite ingresar información sobre las relaciones familiares que le gustaría rastrear en su base de datos genealógicos.

Copia de seguridad de la base de datos

La investigación genealógica es una gran cantidad de diversión e implica una gran cantidad de investigación que a menudo produce grandes cantidades de información. Es importante que tome precauciones para asegurarse de que la información que recopile esté protegida contra pérdidas. Hay dos cosas que usted debe hacer para proteger la información almacenada en su base de datos de historia familiar. En primer lugar, debe realizar copias de seguridad periódicas de su base de datos de Microsoft Access. Esto crea una copia extra de su archivo de base de datos y lo protege en caso de que lo borre accidentalmente o cometa un error en la entrada de datos que desee deshacer. En segundo lugar, debe almacenar una copia de su base de datos en otro lugar. Puede optar por copiarlo en una unidad USB que tenga en la casa de un familiar o en una caja de seguridad. Alternativamente, puede utilizar uno de los servicios automatizados de copia de seguridad en línea para proteger su información fácilmente.