Muchos de los nuevos diseñadores web freelance asumen que si crean un sitio web y ofrecen sus servicios, los clientes empezarán a mostrar un trabajo exigente. Pero el escenario más común es que un cliente se anuncie, buscando un diseñador para trabajar en su sitio, o que envíe una solicitud de propuestas. En ambos casos, debe informar al cliente que está interesado en trabajar para ellos. Y la mejor manera de hacerlo es redactar una propuesta de diseño web.

Las propuestas de diseño web responden a las preguntas más comunes que los clientes potenciales tienen sobre la contratación de alguien para construir su sitio web:

• ¿Cuánto costará esto?
• ¿Qué me comprará ese precio?
• ¿Cuánto tiempo se tarda en construir?

Las propuestas de diseño web más simples sólo responden a esas preguntas. Pero las mejores propuestas son las que proporcionan más información al cliente potencial. De hecho, las mejores propuestas también pueden ser utilizadas como un contrato, indicando que si el cliente está de acuerdo con la propuesta, simplemente tiene que firmarla y devolvérsela a usted y usted comenzará a trabajar.

Cuándo usar una propuesta de diseño

Usted puede utilizar una propuesta de diseño web en cualquier momento que usted está tratando de conseguir un nuevo cliente o si usted tiene un cliente existente que quiere hacer algo nuevo con su sitio. Las propuestas de diseño web son una buena manera de iniciar la conversación con un cliente que todavía está considerando qué hacer con su sitio. Y, por supuesto, siempre debe utilizar una propuesta cuando responda a una solicitud de propuestas.

No debe considerar la propuesta como un contrato a menos que su cliente lo haya firmado y esté de acuerdo. Si usted no tiene su firma, entonces la propuesta no es un acuerdo vinculante y usted puede encontrarse haciendo más de lo que planeó por menos dinero cuando las necesidades del cliente se expanden.

Utilice una propuesta de diseño que le ayude a conseguir más trabajo. No deberías pasar meses elaborando una propuesta de diseño. De hecho, la mayoría de las RFP tienen un plazo de entrega bastante corto. En su lugar, concéntrese en construir la propuesta más clara y concisa que cubra todas las necesidades del cliente. Una buena idea, si no está respondiendo a una solicitud de propuestas, es que el cliente llene un formulario de solicitud de proyecto. Esto asegura que usted sabe lo que están buscando y le ayudará a construir una mejor propuesta.

¿Cuáles son las partes de una propuesta?

Hay varias partes de una buena propuesta que deberías tener siempre. Una de las mejores cosas que puede hacer es crear una plantilla de propuesta que luego puede personalizar para los proyectos que está tratando de aterrizar.

Una propuesta de diseño debe incluir:

• El nombre y el logotipo de su empresa -Este es un documento oficial procedente de su empresa. Debe tratarla como tal incluyendo el logotipo y el nombre de su empresa en la parte superior de la propuesta. Esto hace que sea fácil para el cliente potencial recordar quién es usted. Para propuestas de varias páginas, es una buena idea incluir el nombre de su empresa y posiblemente un logotipo de menor tamaño en el encabezado o pie de página de cada página después de la primera también.
• Su información de contacto -La información de contacto de su empresa también es de vital importancia. Como mínimo, debe incluir una dirección de correo electrónico. Pero tener un número de teléfono y una dirección postal también es una buena idea, ya que hace que su negocio se vea más profesional. Al igual que el nombre y el logotipo de la empresa, debe incluir su dirección de correo electrónico o número de teléfono en el encabezado o pie de página de cada página posterior a la primera para que los clientes puedan ponerse en contacto con usted inmediatamente con cualquier pregunta.
• Nombre del cliente e información de contacto -Cada propuesta debe ser personalizada con el nombre y la información de contacto del cliente potencial. Si usted tiene el nombre completo de una persona en esa compañía, es una buena idea incluirlo aquí, en un formato similar al de una carta comercial. Esto le dice al cliente que usted los toma en serio y que tratará su sitio web con respeto.

• Declaración de confidencialidad -Muchos clientes esperan que usted firme un acuerdo de confidencialidad antes de trabajar en su sitio, indicando que no utilizará el diseño de su sitio en ningún otro trabajo. Pero también debería incluirlo en su propuesta. Debe asegurarse de que el cliente potencial entienda que el contenido de esta propuesta se le proporciona para su evaluación, pero que hasta que se firme el contrato, todo el trabajo descrito o proporcionado en la propuesta es de su propiedad. He aquí un ejemplo de una declaración de confidencialidad:

La presente propuesta y los expedientes que la acompañan son confidenciales y están destinados exclusivamente al uso de la persona o entidad a la que van dirigidos. Esta propuesta contiene información confidencial y está destinada únicamente a la persona o empresa nombrada. Si usted no es el destinatario designado, no debe difundir, distribuir o copiar esta propuesta. Todos los contenidos de esta propuesta son propiedad de[NOMBRE DE LA EMPRESA]. Si usted no es el destinatario previsto, se le notifica que está estrictamente prohibido revelar, copiar, distribuir o tomar cualquier medida que se base en el contenido de esta información.

• Descripción de su compañía -Debería incluir un párrafo corto describiendo su compañía y los tipos de servicios que usted típicamente provee. Piense en esto como una breve declaración de marketing que explica por qué su empresa sería la mejor para este proyecto.
• Objetivos del proyecto -Esta es la esencia de la propuesta. Debe ser lo más explícito y claro posible, detallando exactamente lo que entregará al cliente. Si está respondiendo a una RFP, debe abordar todo lo que se menciona en esa RFP. No debe incluir ejemplos reales de lo que construirá para ellos, pero sí debe incluir qué tecnología propone utilizar, cuántas páginas planea construir y qué tipo de contenido necesitará de ellos para completar los objetivos.
• Fases del proyecto -Todos los proyectos tienen fases específicas por las que pasan para tener éxito. En su propuesta, usted debe indicar qué fases estará manejando y qué se espera de usted y del cliente durante cada fase. Algunas de las fases típicas del proyecto de diseño web incluyen.
  • Recolección de datos
  • Diseño
  • Desarrollo
  • Pruebas
  • Entrega
  • Lanzamiento
  • Mantenimiento

• Timeline -Esto responde a la pregunta «¿cuánto tiempo tomará esto? Usted debe indicar cuánto tiempo tomará cada fase del proyecto y qué entregables habrá tanto para usted como para su cliente. Recuerde que cuando está construyendo un sitio web, necesita contenido como texto e imágenes del cliente antes de poder terminarlo. De hecho, muchos proyectos se paralizan simplemente porque el cliente no devuelve las imágenes o el contenido a tiempo. Otro aspecto del cronograma que usted debe incluir es el tiempo durante el cual esta propuesta es válida. Usted no quiere que aparezcan clientes potenciales, exigiendo que cumpla con una propuesta que escribió hace cinco años cuando su tarifa por hora era mucho más baja. La clave de esta sección es ser lo más claro posible sobre cuánto tiempo tardarán las cosas y cuándo se vencerán. Si usted prevé una negociación larga, puede indicarlo en días en lugar de dar fechas específicas, es decir, «la recogida de datos tardará 5 días en completarse tras la recepción del contrato firmado».

• Tarifas – Aquí es donde usted le proporciona al cliente cuánto costará el trabajo en esta propuesta. Puede cobrar una tarifa fija o una tarifa por hora. Si cobra una tarifa fija, especialmente de más de 1.000 dólares, debería incluir un desglose de lo que cubren las tarifas, es decir, «el 50% cubre la fase de diseño y desarrollo, la recopilación de datos es del 20% y el resto de las tarifas cubren las pruebas, la entrega y el lanzamiento, con el mantenimiento cubierto en un acuerdo separado». Si cobra una tarifa por hora, debe indicar una estimación de cuántas horas tardará cada fase y el potencial de desviación, es decir, «la recogida de datos tardará 10 horas +/- 2». También debe indicar cómo se cubrirán los excedentes – ¿seguirá trabajando y luego discutirá los cargos; dejará de trabajar y solicitará la aprobación para continuar; continuará trabajando a una tarifa reducida por hora? La clave aquí es ser lo más claro posible.
• Firmas -Aunque no vaya a utilizar esta propuesta como un contrato, debe incluir su firma y fecha al final. Esto indica que la propuesta es vinculante.

Aunque se recomienda que utilice todas las partes anteriores en una propuesta, puede elegir las que sean más útiles para su negocio. Y siempre se pueden añadir secciones adicionales. La idea es ser claros para que el cliente quiera que usted haga su trabajo de diseño.

Contrato y precios

Aunque una propuesta no es un contrato, muchas de las mismas cuestiones surgen al redactar una propuesta. Y recuerde que un contrato es una parte muy importante del freelance. De hecho, si tuvieras que elegir entre redactar una propuesta o redactar un contrato, siempre deberías elegir el contrato.