Cómo hacer un diagrama de Gantt con MS Project

diagrama de Gantt

Cómo hacer un diagrama de Gantt con MS Project

VALORACIÓN DEL ARTÍCULO:
5/5

Hoy en día muchas empresas utilizan el diagrama de Gantt para la planificación de tareas con carácter semanal o mensual. Incluso los más techies emplean este modelo en casa para saber cuándo tienen que hacer la compra o cuándo el hijo pequeño tiene que ir a clases de tenis, por ejemplo.

Es una herramienta muy fácil y poderosa a la vez. Así que si todavía no la has probado, puedes leer cómo hacer el diagrama de Gantt aquí.

Cómo hacer un diagrama de Gantt con MS Project

Sin duda, es un instrumento para la productividad y como tal, existen muchos programas informáticos que se han ido mejorando con el paso del tiempo. Hoy en día, por ejemplo, son muy útiles para la organización en el teletrabajo o trabajo híbrido.

Los orígenes del diagrama de Gantt proceden de inicios del siglo XX y su explicación básica es un cronograma con un inicio y un final con el objetivo de asignar tareas y recursos para cada jornada.

Por ello, la forma más habitual de este modelo consiste en dos ejes, uno vertical, para ubicar tareas, y otro horizontal, para referirse a los tiempos.

Índice de contenidos

MS Project

Uno de los programas más utilizados para hacer un diagrama de Gantt es Project de Microsoft, si bien en la red hay alternativas muy buenas para ello.

No obstante, Microsoft ha sabido conectar Project con Teams para la colaboración, lo que le da un valor añadido a la aplicación. La gestión de proyectos ha pasado a un nivel superior dada la experiencia que ofrece hoy este tipo de herramientas conectadas.

MS Project

Entre las posibilidades que ofrece MS Project, se encuentran:

  • La planificación de proyecto y la asignación de recursos para las mismas.
  • Llevar a cabo un control y seguimiento del proyecto.
  • La posibilidad de visualizar la gestión a través de formatos y diagramas apropiados.

Además, MS Project es un aliado más para la comunicación entre los miembros de los equipos, ya que el contenido puede actualizarse en cualquiera de sus ejes si es que se está gestionando todo bajo el diagrama de Gantt.

Pasos para hacer un diagrama de Gantt en MS Project

La mejor forma de iniciarse con el diagrama de Gantt en MS Project es visualizar una plantilla que se puede encontrar en la herramienta de Microsoft. Al igual que en Word podemos encontrar plantillas de todo tipo, como por ejemplo de currículum vitae, en este caso también se puede hacer lo propio con MS Project. Así que el primer consejo es visualizar unas cuantas plantillas para empezar a entender esta solución.

Posteriormente, ya podemos lanzarnos a crear un diagrama de Gantt propio desde un documento en blanco. Abrimos un nuevo archivo y empezamos a rellenar campos. Esta información la podemos introducir desde cero de forma manual o copiarla desde otros programas como Excel.

diagrama de Gantt con GanttPro

Si hay varias tareas relacionadas se pueden agrupar, de forma que éstas pasarán a ser subtareas. Esto facilita la visualización de la lista y es muy útil para proyectos que sean extensos.

Tras ingresar todas las tareas y subtareas, es hora de asignar tiempos. Es decir, hay que poner una fecha de inicio y otra de fin de cada acción para hacer la escala temporal del diagrama de Gantt.

Los tiempos se pueden añadir de forma manual o desplegar un calendario, lo cual es bastante útil. Otra opción respecto a los tiempos es decirle al programa cuánto quieres que dure una tarea, así MS Project calculará automáticamente la fecha de fin de la tarea.

Los hitos

No será completo el diagrama de Gantt en MS Project si no se añaden hitos en el proceso. Un hito marca el avance del proyecto porque es la finalización de una tarea o subtareas. Los hitos permiten conocer si se van cumpliendo los plazos establecidos y facilitan una anticipación en la toma de decisiones. Al mismo tiempo, crean motivación al equipo de trabajo.

Si hemos marcado una duración de 0 días para un tarea, MS Project convierte automáticamente esta tarea en un hito, pero lo lógico es crear un hito manualmente. Desde el botón Hito, se puede añadir esta opción y vincular las tareas que queremos que formen parte de este logro.

Recomendaciones de uso

Vistas las esencias de lo que supone realizar un diagrama de Gantt y contar con una herramienta tecnológica para ello, habría que hacer algunas advertencias para que los proyectos sean altamente eficaces. En primer lugar, ten una buena información previa a mano, es decir, todos los recursos de proyecto que quieras plasmar, tenlos pensados porque de lo contrario un diagrama de Gantt puede llevar mucho tiempo en su elaboración.

programas para hacer diagrama de Gantt

La estrategia, como en todo proyecto basado en tecnología, ahorrará mucho tiempo. Incluso usando una plantilla que ya tenga todos los ajustes que buscamos, es indispensable tener copiada la información clave en otro documento (notas o Word) para que todo vaya con mayor fluidez. Copiar y pegar son los mejores comandos también en MS Project.

La otra recomendación cuando te lances a desarrollar tu propio proyecto es que no lo sobrecargues de información, porque puede confundir las tareas y abrumar a los miembros del equipo implicado. Siempre se ha dicho que la sencillez es una virtud y en este caso encaja a la perfección, ya que, al fin y al cabo, estamos tratando de resumir las fases de un proyecto.

Así pues, añade lo necesario y no satures. Ten en cuenta, además, que un diagrama de Gantt es dinámico y siempre se pueden añadir o eliminar aspectos en función de la evolución de los proyectos.

TAMBIÉN TE INTERESA

Samsung-Galaxy-S24

Nace la era de la IA móvil con los nuevos Galaxy S24 de Samsung

Samsung ha presentado a bombo y platillo su nuevos modelos Galaxy S24, con muchas novedades respecto al anterior Galaxy S23. Las tres referencias que llegan al mercado de esta serie flagship de la firma coreana son: el Galaxy S24 Ultra, Galaxy S24+ y Galaxy S24. En todos ellos, la presencia de la inteligencia artificial es

ROG-Phone-8

Serie ROG Phone 8, mucho gaming y mucho de todo

El ROG Phone 8 marca el inicio de una revolucionaria travesía que redefine la excelencia en juegos para dispositivos móviles. Y es que este móvil pensando para gamers va mucho más allá del placer jugar y todas sus funciones le colocan como un multiusos que llaman la atención. La serie ROG cambia y lo hace

xiaomi-SU7-diseño

El Xiaomi SU7 asoma la patita: que tiemble Tesla

El esperado primer coche desarrollado por Xiaomi ha sido oficialmente presentado recientemente. El mercado ya se prepara para recibir al Xiaomi SU7. A primera vista, su diseño compite directamente con Tesla y recuerda a deportivos como el Porsche Panamera. Vamos a ver los detalles de esta sedán eco-tecnológico de alto rendimiento que llegará al mundo

Rust Lenguaje de programacion

Rust lenguaje de programación que potencia el rendimiento y la seguridad

Rust lenguaje de programación ofrece rendimiento y seguridad para el desarrollo de software. Su enfoque confiable y eficiente lo convierte en una elección destacada en la industria. Con una documentación completa y herramientas avanzadas, Rust facilita el proceso de programación. Además, su comunidad activa y el apoyo de empresas garantizan su continuidad y evolución. Empresas

Obs Studio

OBS Studio: El software perfecto para grabar y transmitir tus videos en vivo

OBS Studio es un software de grabación y transmisión en vivo para Windows, Mac y Linux. Ofrece soporte para plataformas populares como Twitch, YouTube y Facebook Live. Con OBS Studio, puedes capturar y mezclar video y audio en tiempo real, personalizar escenas y fuentes, y configurar opciones fácilmente. También puedes previsualizar tus transmisiones antes de