Cómo usar rápidamente Sort Order para administrar sus hojas de cálculo de Excel

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La clasificación es el proceso de ordenar objetos en una determinada secuencia u orden de acuerdo con reglas específicas. En los programas de hojas de cálculo como Excel y Google Hojas de cálculo, hay varios órdenes de ordenación diferentes disponibles dependiendo del tipo de datos que estés clasificando.

Orden Ascendente vs Orden Descendente de Clasificación

Para los valores de texto o numéricos, las dos opciones de ordenación son ascendente y descendente . Dependiendo del tipo de datos en el rango seleccionado, estas órdenes de ordenación ordenarán los datos de las siguientes maneras:

Para ordenaciones ascendentes:

  • Sort A to Z – para datos de texto
  • Sort Smallest to Largest – para datos numéricos
  • Sort Oldest to Newest – para datos de fecha u hora

Para clasificaciones descendentes:

  • Ordenar de Z a A – para datos de texto
  • Sort Largest to Smallest – para datos numéricos
  • Sort Newest to Oldest – para datos de fecha u hora

Clasificación por color y por orden de clasificación

Además de ordenar por valores, como texto o números, Excel tiene opciones de ordenación personalizadas que permiten ordenar por color para el color del texto/fuente, el color de la celda y los iconos de formato condicional.

Puesto que no existe un orden ascendente o descendente para los colores, el usuario define el orden de clasificación de colores en la ventana de diálogo Clasificar.

Ordenar por defecto

La mayoría de los programas de hojas de cálculo, como Microsoft Excel y Google Sheets, utilizan el siguiente orden de clasificación predeterminado para los diferentes tipos de datos, pero las opciones pueden variar según la versión de la aplicación:

Celdas en blanco : Tanto en orden ascendente como descendente, las celdas en blanco siempre son las últimas.

Números : Los números negativos se consideran los valores más pequeños, por lo que el número negativo más grande siempre es el primero en orden ascendente y el último en orden descendente, como por ejemplo:

  • Orden ascendente : -3,-2,-1,0,1,2,3
  • Orden descendente : 3,2,1,0,-1,-2,-3

Dates : La fecha más antigua se considera de menor valor o menor que la más reciente o más reciente, como por ejemplo:

  • Orden ascendente (de más antiguo a más reciente) : 1/5/2000, 2/5/2000, 1/5/2010, 1/5/2012
  • Orden descendente (de más reciente a más antiguo) : 1/5/2012, 1/5/2010, 2/5/2000, 1/5/2000

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Datos alfanuméricos : Una combinación de letras y números, los datos alfanuméricos se tratan como datos de texto y cada carácter se clasifica de izquierda a derecha carácter por carácter.

Datos lógicos o booleanos : sólo valores TRUE o FALSE, y FALSE se considera de menor valor que TRUE.

Suprimir filas y columnas y clasificar

Las filas y columnas ocultas de datos no se mueven durante la clasificación, por lo que deben estar ocultas antes de que ésta tenga lugar.

Por ejemplo, si la fila 7 está oculta en la hoja de cálculo y forma parte de un rango de datos ordenados, permanecerá tal cual en lugar de ser movida a su ubicación correcta como resultado de la ordenación.

Mantener ocultas las filas y columnas puede dificultar considerablemente la precisión de la clasificación de los datos. Asegúrese de desocultar cualquier fila o columna que deba ser ordenada con sus datos.

La misma idea se aplica a las columnas de datos ocultas. Al ordenar por columnas, si la Columna B está oculta antes del orden, permanecerá como Columna B y no será reordenada con las otras columnas en el rango ordenado.

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