Si eres como la mayoría de los usuarios, probablemente no pierdas mucho tiempo pensando en cómo nombrar tus documentos cuando los guardes. Desafortunadamente, esto puede hacer que sea difícil encontrar el archivo que desea sin tener que hacer una pequeña búsqueda; es posible que incluso tenga que abrir varios archivos diferentes para encontrar el que desea.
Desarrollar un sistema de nomenclatura para sus documentos y acostumbrarse a utilizarlo le ahorrará tiempo y frustración a la hora de localizar el documento que necesita. En lugar de buscar en innumerables documentos con nombres de archivo imprecisos, un sistema de nomenclatura le ayudará a acelerar su búsqueda.
El sistema de nombres correcto
No existe una única forma correcta de asignar un nombre a sus archivos, y los sistemas de asignación de nombres variarán de un usuario a otro. Lo importante es encontrar el método que tenga sentido para usted y luego aplicarlo de manera consistente. Algunos consejos para empezar:
- Incluya la fecha en que se redactó el documento en el nombre del archivo: Este es potencialmente uno de los elementos más útiles para incluir en el nombre de un archivo, especialmente cuando se trata de correspondencia. Incluso si no recuerda exactamente cuándo redactó un documento, es probable que pueda limitar su búsqueda a un período de tiempo específico.
- Incluya el nombre del destinatario en el nombre del archivo: Esta es una práctica particularmente valiosa cuando se trabaja con cartas, pero puede ser un elemento útil para otros tipos de documentos, como contratos, memorandos e incluso notas.
- Indique qué tipo de documento es el archivo: De nuevo, esto parecerá un hecho para algunos usuarios, y eso es porque es una parte muy importante del nombre de un archivo. Si está buscando una carta que ha escrito, puede eliminar un archivo que tenga «contrato» o «notas» en el nombre.
- Preste atención a cómo ordena los elementos del nombre del archivo: Aunque esto puede no ayudarle a diferenciar sus archivos, le ayudará a ordenarlos cuando esté buscando. Mediante los controles de ordenación del cuadro de diálogo Abrir en Word o en el Explorador de Windows, puede ordenar los archivos alfabéticamente (o numéricamente) para que estén ordenados por el primer carácter del nombre del archivo.
Esta no es una lista exhaustiva de consejos para nombrar archivos, pero es un buen punto de partida. Una vez que empiece a nombrar sus archivos de forma coherente, desarrollará un sistema que funcione mejor para usted, y que probablemente se le ocurran algunos trucos propios.
