Una tabla de base de datos es donde se almacena la información real. Reports es lo que Microsoft Access incluye para que podamos ver mejor que los datos, como para presentaciones, formatos imprimibles, informes de gestión, o incluso como un simple resumen de lo que representan las tablas.
Un informe puede tener secciones de encabezado utilizadas para títulos o imágenes que resumen lo que representa una columna, y cada informe requiere una sección de detalle que contiene los datos visibles de la base de datos. Los pies de página son una opción también, que resumen los datos de la sección detallada o que describen los números de página.
Las cabeceras y pies de página de los grupos están permitidas, que son áreas personalizadas separadas donde puede agrupar sus datos.
A continuación encontrará instrucciones para crear automáticamente informes con formato profesional a partir de la información de nuestra base de datos. Está a unos cuantos botones de distancia.
Cómo hacer un informe en MS Access
Los pasos para realizar informes de MS Access son un poco diferentes dependiendo de la versión de Access que esté utilizando:
Microsoft Access 2016
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Con una tabla abierta en Access, navegue hasta el menú Crear y luego elija el botón Informe en la sección Informes
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Tome nota de la sección Herramientas del diseño del informe (Report Layout Tools) ahora visible en la parte superior de Microsoft Access:
- Diseño: Agrupar y ordenar elementos en el informe, añadir texto y enlaces, insertar números de página y modificar las propiedades de la hoja, entre otras cosas.
- Organizar: Ajustar la tabla a apilar, tabular, etc.; mover filas y columnas hacia arriba o hacia la izquierda y la derecha; fusionar y dividir columnas y filas; controlar los márgenes; y traer elementos al «frente» o «atrás» en un formato de capas.
- Formato:
- Configuración de página: Le permite ajustar el tamaño total de la página y alternar entre paisaje y retrato.
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¡Eso es todo!
Microsoft Access 2010
Si utiliza Access 2010, consulte Creación de informes en Microsoft Access 2010 en su lugar.
Microsoft Access 2000
Para este tutorial relevante sólo para MS Access 2000, vamos a utilizar la base de datos de ejemplo de Northwind. Vea Cómo instalar la base de datos de muestras de Northwind antes de comenzar si aún no tiene esta base de datos.
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Una vez que haya abierto Northwind, se le presentará el menú principal de la base de datos. Haga clic en la selección Reports para ver una lista de los distintos informes que Microsoft ha incluido en la base de datos de ejemplo.
- Si lo desea, haga doble clic en algunos de ellos y obtenga una idea de cómo son los informes y los distintos tipos de información que contienen.
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Una vez que haya satisfecho su curiosidad, haga clic en el botón Nuevo y comenzaremos el proceso de crear un informe desde cero.
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La siguiente pantalla que aparece le pedirá que seleccione el método que desea utilizar para crear el informe. Vamos a utilizar el Asistente de informes que nos guiará paso a paso por el proceso de creación.
- Después de dominar el asistente, es posible que desee volver a este paso y explorar la flexibilidad que ofrecen los otros métodos de creación.
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Antes de salir de esta pantalla, queremos elegir la fuente de datos para nuestro informe. Si desea recuperar información de una sola tabla, puede seleccionarla en el cuadro desplegable. Alternativamente, para informes más complejos, podemos optar por basar nuestro informe en el resultado de una consulta que hayamos diseñado previamente.
- Para nuestro ejemplo, todos los datos que necesitamos están contenidos en la tabla Empleados , así que elija esta tabla y haga clic en OK .
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¡Estás acabado!
