La popularidad que han alcanzado las aplicaciones de mensajería instantánea ha sido tal que a día de hoy sirven para todo. WhatsApp es la más popular en España, pero hay otras muy interesantes que ya están empleando en otros ámbitos. A nivel laboral, el caso de Threema Work ha emergido como una solución muy interesante para agilizar la comunicación interna dentro de una organización.

Su uso es parecido al de WhatsApp, si bien tiene matices muy bien definidos para la transmisión de información entre empleados y equipos de trabajo.

Elegir el canal adecuado en una compañía

El contexto en el que se sitúa Threema Work es desafiante en el sentido de que las compañías deben elegir el canal más indicado evaluando factores críticos como la eficiencia y la seguridad. Como es sabido, los ciberataques están a la orden del día y la información para los hackers es oro puro, con lo cual los datos deben estar más protegidos que nunca.

Actualmente, los canales de comunicación de las empresas se dividen en tres tipos:

• Correo electrónico para invitaciones y anuncios grupales.
• Herramientas de colaboración como MS Teams para actualizaciones de proyectos.
• Aplicaciones de mensajería privada para encuestas y mensajes instantáneos.

Si bien estas herramientas son útiles, no siempre son seguras para compartir información confidencial. De hecho, el phishing se ha extendido más allá del correo electrónico, afectando también a aplicaciones de mensajería como WhatsApp. Un ejemplo alarmante es el fraude del CEO, donde atacantes se hacen pasar por ejecutivos para robar información sensible. Además, herramientas como MS Teams, aunque robustas, también están expuestas a ciberamenazas, lo que las hace inadecuadas para datos altamente confidenciales.

Threema Work: una alternativa segura y eficaz

En respuesta a estos riesgos, Threema Work surge como una solución de mensajería instantánea diseñada específicamente para empresas que priorizan la privacidad y la seguridad. Esta plataforma ofrece varias ventajas:

• Cumplimiento del RGPD: Threema aloja sus servidores en Suiza y permite una versión on-premise, garantizando el control total de los datos.
• Privacidad de los empleados: Protege tanto los secretos comerciales como los datos personales, asegurando que la información de RR.HH., contrataciones y bajas se mantenga segura.
• Reducción del Shadow IT: Al proporcionar una herramienta oficial de comunicación, se minimiza el uso de aplicaciones no autorizadas por parte de los empleados.
• Resiliencia frente a ciberataques: Al utilizar cifrado de extremo a extremo y otras medidas de seguridad, Threema Work reduce significativamente el riesgo de filtraciones y ataques.

Según la última encuesta sobre el estado de la comunicación interna de Gallagher 2023/2024, el 97% de los 2.300 encuestados en todo el mundo señalaron que las apps de mensajería instantánea son altamente eficaces como herramientas de comunicación interna. Sin embargo, las empresas de la UE muchas veces olvidan que las apps de mensajería instantánea no cumplen con el RGPD ni son aptas para la nueva normativa NIS2.

Gracias a herramientas como Threema Work no solo protege la información, sino que también:

• Aumenta la confianza entre empleados y empleadores, al saber que sus datos están protegidos.
• Evita sanciones relacionadas con el incumplimiento del RGPD.
• Fomenta la eficiencia en la comunicación, al centralizar y asegurar todos los canales de intercambio de información.

Casos de uso y funciones de Threema

Boletines Internos

La efectividad de los boletines internos es mucho mayor cuando se envían mediante mensajería instantánea. Según datos, mientras solo el 20% de los correos electrónicos son abiertos, la tasa de apertura de mensajes de texto alcanza el 98%. Con esta premisa, Threema ha desarrollado Threema Broadcast, una herramienta que permite enviar:

• Boletines personalizados a departamentos específicos o a toda la empresa.
• Bots interactivos que responden a preguntas frecuentes, facilitando la comunicación y el acceso a información relevante.
• Seguimiento de entregas, garantizando que los mensajes lleguen a los destinatarios adecuados y se mantengan seguros.

Identificación de contactos

Una de las últimas funciones añadidas en la aplicación en su panel de gestión permite a cada usuario final identificar claramente la identidad de la persona que envía un mensaje. Aunque el sistema de verificación de contactos de Threema facilita distinguir entre contactos externos e internos, los administradores de Threema Work tienen ahora una capa adicional de claridad, pudiendo asignar cargo y departamento a cada empleado, lo que facilita la comunicación interna y mejora la identificación de contactos dentro de sus organizaciones. Con esta nueva función, los empleados podrán identificar rápidamente si un contacto es, por ejemplo, «Juan Pérez de Contabilidad» o «Juan Pérez de Operaciones».

Edición masiva en el panel de gestión

La nueva actualización permite ahora que los administradores puedan realizar modificaciones en grupo, como asignar múltiples usuarios a un departamento específico con un solo clic, ahorrando tiempo y minimizando posibles errores.

El impacto de Threema Work en las empresas

El caso de esta app para empresas no es novedoso. La empresa que desarrolla este servicio fue fundada en 2012 y actualmente cuenta con tres millones de usuarios, repartidos entre 8 000 empresas, organismos públicos, instituciones educativas y organizaciones. Empresas de renombre, como Mercedes-Benz Group, SIX Group o TK Elevator, utilizan Threema Work como herramienta de mensajería interna. Además, muchas pequeñas y medianas empresas e instituciones públicas (como el Ejército suizo, la ciudad de Fráncfort del Meno o la Universidad Erasmus de Rotterdam) utilizan Threema Work. En España, entre otras, usan Threema Work el Consorcio de Compensación de Seguros y Coren.